De raamovereenkomst zal gesloten worden met één deelnemer per perceel.
1. Percelen
Deze opdracht wordt opgesplitst in 3 percelen:
Er mogen offertes ingediend worden voor één, meer of alle percelen waarvoor de inschrijver geselecteerd werd.
2. Overzicht verloop van de procedure
2.1 Selectiefase
In de eerste fase moesten geïnteresseerde partijen op basis van de eerder goedgekeurde selectieleidraad zich kandidaat stellen voor één of meerdere percelen. Limietdatum van deze aanvragen tot deelneming was 19 juli 2022. De ingediende kandidaatstellingen worden eerst beoordeeld op de vormvereisten (volledigheid en vormelijke regelmatigheid) en de uitsluitingsgronden. Vervolgens worden deze beoordeeld aan de hand van de kwalitatieve selectiecriteria. Enkel de kandidaten die, aan de hand van deze criteria, hun financieel-economische draagkracht en technische bekwaamheid aantonen, werden geselecteerd.
Deze selectie heeft tot doel te bepalen welke kandidaten het best geplaatst zijn om de opdracht uit te voeren.
2.2 Uitnodiging voor een offerte
De na de selectiefase geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om op basis van het bestek (zie bijlage) een offerte in te dienen.
De geselecteerde kandidaten die een offerte indienen, worden vanaf dan de inschrijvers genoemd.
2.3 Onderhandelingsfase en gunningsfase
Gedurende de onderhandelingsprocedure kan aan de inschrijvers steeds gevraagd worden om hun offerte bijkomend toe te lichten, te verantwoorden, te preciseren of nauwkeuriger te omschrijven.
Vervolgens zal de opdracht worden toegewezen en gegund.
3. Beoordeling offertes
3.1 Inhoud offerte
In het bestek wordt gevraagd om bij de offerte, naast een ingevulde meetstaat, een ingevulde projectmap en onderhoudsmap te voegen.
De projectmap moet de aanpak van de integrator in kader van dit project reflecteren alsook een beschrijving leveren van de systemen, diensten en technieken die aangeboden worden. Deze projectmap moeten minstens volgende onderdelen bevatten:
De onderhoudsmap moet de aanpak van de integrator in kader van het onderhoud reflecteren alsook een beschrijving bevatten van de te leveren diensten in kader van het correctief en preventief onderhoud. Deze onderhoudsmap moet minstens volgende onderdelen bevatten:
3.2 Gunningscriteria
De offertes worden beoordeeld aan de hand van de volgende gunningscriteria, waarbij de punten worden toegekend op een schaal van 100 of 50 punten. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de regelmatigste en economisch meest voordelige offerte, zijnde de offerte met de hoogste punten op het totaal van de gunningscriteria, onverminderd hetgeen in voorliggend bestek is opgenomen over de rangschikking en het verloop van de onderhandelingsprocedure.
Elke inschrijving zal volgens een gewicht systeem worden beoordeeld. Afhankelijk van de percelen waar de inschrijver zich voor kandidaat gesteld heeft, zal de gewichtsverdeling anders zijn. Met uitzondering van de scores in verband met de prijszetting, zal er steeds gekeken worden of de inschrijver beter, even goed of minder goed aan het betrokken aspect voldoet ten opzichte van andere deelnemers.
De gunningscriteria zijn de volgende:
3.2.1 Gunningscriteria perceel 1: het vernieuwen van het overkoepelende management systeem (SMS)
Gunningscriterium 1: Project Prijs Globale prijs voor het uitvoeren van het project incl. werkuren De project prijs wordt volgens de meetstaat bepaald. Alle bedragen moeten exclusief BTW vermeld worden, en de totale BTW op het bedrag moet ingevuld worden in het daarvoor voorziene vak. De inschrijving met de laagste prijs ontvangt 40 punten, tenzij als onrealistisch laag of onrealistisch hoog bevonden door de beoordelingscommissie. In dat geval zal de inschrijving als niet geldig verklaard worden. Alle andere inschrijvingen zullen als volgt berekend worden: (40 – ((B/A)-1) * 40) = totaal score Project Prijs A: Laagste prijs | .../40 |
Gunningscriterium 2: Beoordeling PoC & Functionaliteit Score op PoC & Functionaliteiten van het systeem Deze post zal beoordeeld worden aan de hand van de kwaliteit van uitvoering van de PoC in vergelijking met andere aanbieders, alsook de aangeboden functionaliteit zoals beschreven in dit bestek van de systemen. Het voldoen aan de gevraagde functionaliteit, eventuele bijkomende handige functionaliteiten alsook gebruikersvriendelijkheid en overzichtelijkheid van het systeem zullen een rol spelen in de beoordeling van deze post. | .../25 |
Gunningscriterium 3: Project – Uitvoering & Planning Plan van aanpak & planning Deze post zal beoordeeld worden aan de hand van de kwaliteit van het voorgesteld plan van aanpak voor het uitvoeren van dit project. De inschrijver maakt een projectaanpak document op en presenteert deze tijdens een van de meetings met Stad Brugge. De inschrijver voegt ook een voorgestelde realistische planning bij. | .../35 |
| Totaal | .../100 |
3.2.2 Gunningscriteria perceel 2: Raamcontract voor de aankoop van beveiligingstechnieken
Gunningscriterium 1: Prijslijst Raamcontract Prijslijst volgens meetstaat voor de gevraagde technieken. De project prijs wordt volgens de meetstaat bepaald. Alle bedragen moeten exclusief BTW vermeld worden, en de totale BTW op het bedrag moet ingevuld worden in het daarvoor voorziene vak. De inschrijving met de laagste prijs ontvangt 20 punten, tenzij als onrealistisch laag bevonden door de beoordelingscommissie. In dat geval zal de inschrijving als niet geldig verklaard worden. Alle andere inschrijvingen zullen als volgt berekend worden: (20 – ((B/A)-1) * 20) = totaal score Prijs Raamcontract A: Laagste prijs | .../20 |
Gunningscriterium 2: Technische beschrijving Technische beschrijving van de aangeboden technieken. De inschrijver maakt een technische beschrijving op van de technieken die hij aanbiedt in zijn meetstaat. Alle technieken moeten voldoen aan de minimumeisen beschreven in dit bestek. De inschrijver licht toe in welke mate de aangeboden materialen voldoen aan deze criteria of deze overschrijden. | .../15 |
Gunningscriterium 3: Raamcontract – Uitvoering & Planning Plan van aanpak. Deze post zal beoordeeld worden aan de hand van de kwaliteit van het voorgestelde plan van aanpak voor het uitvoeren van projecten in kader van het raamcontract. De inschrijver maakt een projectaanpak document op en kan tijdens de onderhandelingen gevraagd worden om dit nader toe te lichten. Het project aanpak document in kader van het raamcontract mag generiek zijn en een idee geven over de aanpak van nieuwe project binnen dit contract. De inschrijver voegt ook een generieke planning voor projecten in kader van het raamcontract. | .../15 |
Totaal | .../50 |
3.2.3 Gunningscriteria perceel 3: Onderhoudscontract technieken
Gunningscriterium 1: Onderhoudscontract prijs Globale prijs voor het onderhoudscontract /jaar voor technieken. De project prijs wordt volgens de meetstaat bepaald. Alle bedragen moeten exclusief BTW vermeld worden, en de totale BTW op het bedrag moet ingevuld worden in het daarvoor voorziene vak. De inschrijving met de laagste prijs ontvangt 20 punten, tenzij als onrealistisch laag bevonden door de beoordelingscommissie. In dat geval zal de inschrijving als niet geldig verklaard worden. Alle andere inschrijvingen zullen als volgt berekend worden: (20 – ((B/A)-1) * 20) = totaal score Onderhoudscontract Prijs A: Laagste prijs | …/20 |
Gunningscriterium 2: Onderhoud – Uitvoering & Planning Plan van aanpak & planning. Aan de hand van informatie uit de aan te leveren onderhoudsmap zal deze post zal beoordeeld worden naar de kwaliteit van het voorgesteld plan van aanpak voor het uitvoeren van het onderhoud, alsook de algemene kwaliteit en voorstelling van het servicedesk. De inschrijver maakt een plan aan aanpak document op in verband met het preventief alsook correctief onderhoud. De inschrijver voegt eveneens een logboek template bij alsook een template van een interventie en onderhoudsrapport bij. | …/30 |
Totaal | …/50 |
Het ontwerp, wijze van gunnen, zijnde de mededingingsprocedure met onderhandeling, en de lastvoorwaarden voor het vernieuwen van het overkoepelende management systeem (SMS), de opmaak van een contract voor de aankoop van beveiligingstechnieken en de opmaak van een onderhoudscontract" wordt goedgekeurd.
De uitgave voor "perceel 1: het vernieuwen van het overkoepelende managementsysteem" t.b.v. 505.000,00 euro incl. btw wordt als volgt benomen: dienstjaar 2023-2024, rekening 23000001, BI011907, SANP00703.
De uitgave voor "perceel 2: raamcontract voor de aankoop van beveiligingstechnieken" wordt geraamd op een totaal van 4.000.000,00 euro incl. btw voor de 8 jaar en wordt als volgt benomen:
De uitgave voor "perceel 3: onderhoudscontract" wordt geraamd op een totaal van 3.600.000,00 euro incl. btw voor de 8 jaar en wordt als volgt benomen: