2022_GR_00323 - Informatica - Gemeente zonder gemeentehuis - samenwerking project “Subsidieprocessen voor verenigingen en organisaties stroomlijnen, vereenvoudigen en digitaliseren” - goedkeuring.

Inhoud en doelstellingen van het project

Heel wat verenigingen en organisaties rekenen op een zeer gevarieerd aanbod aan lokale subsidies om hun werking te ondersteunen: Werkingssubsidies, projectsubsidies, specifieke nominatieve toelagen, investeringssubsidies,… Deze subsidieprocessen hebben momenteel enkele duidelijke pijnpunten: 

• De reglementen en processen voor de aanvraag, staving en beoordeling verschillen sterk afhankelijk van domein en type subsidie.
• Er heerst onzekerheid en een gebrek aan transparantie over het proces en de verwachte stappen.
• De aanvraag en vooral de afhandeling van de subsidies gebeurt vaak nog grotendeels analoog.
• Er is weinig hergebruik van data en documenten: Een vereniging moet bij elke aanvraag vaak opnieuw dezelfde informatie en bewijsstukken doorgeven.
• Er is nood aan meer overzicht: Een lokaal bestuur heeft vaak onvoldoende globaal overzicht over welke subsidies naar welke verenigingen gaan. En ook een vereniging moet de status van zijn aanvraag eenvoudiger kunnen opvolgen.

Dit project beoogt onder andere de volgende doelstellingen te realiseren:

• Overzicht over de verschillende subsidies per bestuur en typologie van de verschillende subsidies in categorieën op basis van de basistypes uit het project ‘Slimme Subsidies’. 
• Een eenvormig, efficiënt, maar correct subsidieproces voor de verschillende types subsidies voor verenigingen en organisaties binnen de stad.
• Een oplossingsarchitectuur waarbij de integratie met generieke (V-Loket, MAGDA, …) en bestuurspecifieke (CRM, financieel systeem, …) bouwstenen en de digitale aanvraag- en beheersomgeving uitgetekend wordt. 
• Data architectuur: bewijsstukken en mogelijke bronnen in kaart brengen + mogelijke business rules voor automatisering.
• Uitbouw van een digitale aanvraag- en beheersomgeving voor de verschillende subsidiestromen van de stad, gebruikmakend van het verenigingsloket voor communicatie en statusopvolging van het dossier. Dit in meerdere oplossingen, zodat elk bestuur dit kan inpassen in zijn systeem.
• Implementatie, integratie en uitrol van de uitgetekende architectuur.

Het stroomlijnen, vereenvoudigen en digitaliseren van deze subsidieprocessen zal zorgen voor meer snelheid, efficiëntie en duidelijkheid, zowel voor de verenigingen als voor de stadsmedewerkers.  

Samenwerking

Er wordt hiervoor door 4 partnersteden, namelijk Brugge, Dendermonde, Kortrijk en Leuven samengewerkt, waarbij Leuven als penhouder is aangeduid. Daarnaast zijn er minstens 6 gemeentes die als klankbord zullen optreden en wordt er samengewerkt met CJM Vlaanderen (Verenigingsloket) en Digitaal Vlaanderen (generieke digitale bouwstenen). Stad Leuven is penhouder van het project en dient in. 

De samenwerkingsovereenkomst tussen de 4 partnersteden start op 01 januari 2023 en loopt tot en met 31 december 2025.

Cofinanciering

Voor dit project is een budget geraamd van in totaal 1.696.154,19 euro. Daarvan zal 80% (1.356.923,35 euro) bij goedkeuring door de Vlaamse overheid gesubsidieerd worden en 20% (339.230,84 euro) als eigen inbreng gelden. De eigen inbreng per partnerstad komt dus neer op 84.807,71 euro. Deze eigen inbreng zal volledig gedekt kunnen worden met personeelskosten.