Samen met de dienst overheidsopdrachten werd het verdere administratieve verloop besproken, wat resulteerde in volgend voorstel voor wat betreft de verdere stappen in dit dossier, aansluitend op en op voorwaarde van goedkeuring door de gemeenteraad van huidig dossier:
Ten opzichte van de selectieleidraad zijn twee accentwijzigingen te melden wat betreft het bestek.
Enerzijds gaat het om het aansluiten van andere stadsdiensten op het raamcontract. Wat betreft Openbare Bibliotheek Brugge zijn de vragen concreet en is budget reeds beschikbaar, deze wensen werden volledig meegenomen in het bestek. Wat Stadsarchief Brugge betreft, zijn de wensen, context en budget nog niet vastgelegd, maar deze mogelijke deelnemer werd wel al vermeld in het bestek, om de uitbreidbaarheid van de opdracht al van in het begin duidelijk aan de kandidaat mee te geven. Ten slotte werd, in onderling overleg met de dienst facilitair beheer, beslist om het luik voor de inrichting van het kostuumatelier niet op te nemen in het bestek, omdat daar meerdere, ook externe spelers, een rol vervullen. Vanuit facilitair beheer zal daartoe apart een onderhandelingsprocedure worden opgestart (de beschikbare middelen op de begroting van Musea Brugge worden hiertoe beschikbaar gesteld aan FaB).
Anderzijds gaat het om een kleine inhoudelijke wijziging. Na analyse blijkt heel wat van het klein materiaal (werktafels, werkkarren, ladders, trappen,....) herbruikbaar. Het is moeilijk in te schatten welke types hiervan effectief zullen kunnen worden ingezet en welke types aangekocht moeten worden op de nieuwe locaties zolang de inrichting niet gedetailleerd is ingetekend. Gezien deze intekening bij de opdracht van de kandidaat hoort, wordt dit kleine onderdeel uit de selectieleidraad niet in het bestek mee opgenomen. Dit zal onderwerp worden van een latere aankoop, uiteraard binnen de grenzen van de reeds vastgelegde budgetten.
De accentwijzigingen in het bestek zijn van belang om te melden, maar hebben geenszins invloed op de uitkomst van de kandidaatstellingen, eerder goedgekeurd in het college. Er werd in de selectieleidraad duidelijk aangegeven dat uitbreiding van de opdracht steeds tot de mogelijkheden behoort, maar ook dat er geen verbintenis mogelijk is vanwege de opdrachtgever tot afname van bepaalde types of hoeveelheden meubilair gekoppeld aan de in te richten ruimtes.
De kandidaatstelling van Bruynzeel Storage Systems wordt goedgekeurd.
Het bestek en de gewijzigde administratieve timing worden goedgekeurd.