In zitting van 18 mei en 7 september 2020 werd aan het College een nota voorgelegd met de grote lijnen van het nieuwe organogram van de oude dienst Patrimoniumbeheer, die voortaan Facilitair beheer zou worden. Daarnaast werden ook een aantal prioritair in te vullen functies goedgekeurd. In zitting van 28 september 2020 keurde de Gemeenteraad de grote lijnen van het nieuw organogram goed.
De uitgangspunten en motivatie voor de wijziging waren en blijven de volgende:
De prioritair in te vullen functies werden in de loop van 2021 ingevuld : een financieel deskundige, een coördinator Veiligheid, een coördinator Services en het diensthoofd, de directeur Facilitair beheer.
Met bijgevoegde nota stelt het nieuwe diensthoofd de concrete tekening voor.
HET ORGANOGRAM
Bij de organisatiestructuur wordt de dienstverlening bekeken vanuit het oog van de klant (stadsbestuur, diverse stadsdiensten, burgers/verenigingen). Ten opzichte van het voorstel van september 2020 worden een aantal kleine wijzigingen voorgesteld.
Het nieuwe organogram is in bijgevoegde nota van het diensthoofd opgenomen.
PER AFDELING/ONDERDEEL
1. Facilitair Beleid
Facilitair Beleid draagt de visie van het facilitair beheer van de stad uit en ontwikkelt een gedegen strategie. Facilitair Beleid werkt ondersteunend en richtinggevend voor de diverse teams.
Het team beschikt hierbij over:
1 Directeur Facilitair Beheer (A5a-A5b).
1 Adviseur Vastgoed (A5a-A5b) – deze functie is uitdovend op deze weddenschaal en wordt na pensionering van de titularis aangepast.
1 Adjunct procesbeheer en beleid (A4a-A4b).
1 Data- en Digitaliseringsexpert (B1) NIEUWE FUNCTIE.
1 Financieel expert (B1).
1,5 Administratief medewerkers (C1).
Er wordt binnen Facilitair Beleid een kernteam opgericht om de structurele en projectgebonden samenwerking tussen diverse teams te bevorderen en de keuzes te maken tussen interne (zelf uitvoerend) dan wel externe regie (werkopvolging, uitbesteding) van de werken.
Dit kernteam bestaat uit : de directeur facilitair beheer, die de overkoepelende leiding heeft, de directeur bouwprojecten, adjunct procesbeheer, de coördinatoren van services, veiligheid & beveiliging, vastgoed, operationeel team & klantbeheer, en tot slot de teamverantwoordelijke klantbeheer. Deze centrale aansturing zorgt voor de noodzakelijke inhoudelijke synergieën binnen de eigen dienst, binnen de Cluster Shared Services alsook met de andere stadsdiensten en externe actoren. Men bouwt aan één organisatiecultuur en responsabiliseert de volledige dienst.
Er wordt vorm gegeven aan een efficiëntere samenwerking met andere verwante diensten, zoals Eigendommen, Openbaar Domein, Mobiliteit, Vergunningen IDPBW, … Er is ook een samenwerkingscel vastgoed opgestart.
Door met een klein centraal administratief team te werken, kan de administratie in de andere afdelingen worden versterkt.
2. Gebouw en Installaties
Deze afdeling bestaat uit een Operationeel Team en een Team Bouwprojecten en wordt aangestuurd door de directeur Facilitair Beheer.
Operationeel team & Klantbeheer
Dit operationeel team concretiseert de visie op een klantgerichte werking : een redelijk antwoord binnen een redelijk termijn geven bij vragen en meldingen, een vlotte realisatie van de noodzakelijke en wenselijke herstel- en aanpassingswerken, afstemming in planning van de facilitaire projecten, technische ondersteuning van de klant op vlak van beheer van de gebouwen.
Het team werkt nauw samen met Team Bouwprojecten en biedt ondersteuning aan de experten bij het in kaart brengen van de conditiestaat van de gebouwen, gaat na welke investeringen nodig zijn met het oog op de instandhouding en/of aanpassing van de gebouwen of de renovaties ervan. Meerjaren-onderhoudplanning, welk type raamcontracten zijn wenselijk of zinvol. Er is een shift naar een meer proactieve manier van werken.
Het beschikt hierbij over:
1 Coördinator Operationeel Team & Klantbeheer (A1a-A2a).
1 Teamverantwoordelijke Klantbeheer (B4-B5) NIEUWE FUNCTIE.
2 Dienstleiders Operationeel Team (C4-C5).
6 Technisch medewerker Klantbeheer (C1-C3) (bouwkunde – elektriciteit – HVAC) NIEUW.
3 Administratief Medewerkers (C1-C3) voor helpdesk, raamcontracten, facturatie, …
29 Vakspecialisten Bouwkundig en Technisch (C1-C3) OPWAARDEREN MEDEWERKERS OP D-NIVEAU.
(schilder-, metsel-, timmer-, las-, elektriciteit-, sanitair,- loodgietwerken)
Team Bouwprojecten
Dit team staat in voor de strategie en beleidsopvolging voor alle bouwprojecten binnen facilitair beheer, verschaft beleidsadvies, werkt bestekken uit voor kleinere werken, zorgt voor technisch advies rond onderhoud en ontwerp, ...
De opsplitsing gebouwendienst – elektromechanica bestaat niet meer: het samenvoegen van deze teams moet de interne samenwerking versterken. Een aantal zaken, waar de verantwoordelijkheid voor onduidelijk was, worden nu toegewezen aan het team Bouwprojecten. Het betreft o.m. bestekken en raamcontracten die nu door klantenbeheerders worden uitgewerkt.
Het team beschikt hierbij over:
1 Directeur Bouwprojecten (A5a-A5b) OPWAARDEREN.
3 Projectleiders Technische Installaties (A1a-A2a) 1 BIJKOMEND.
5 Projectleiders Bouwkunde (A1a-A2a).
4 Projectexperten Technische Installaties (B1-B3) (2 ELEK – 2 HVAC) 2 NIEUWE FUNCTIES EN 1 OPWAARDERING.
5 Projectexperten Bouwkunde (B1-B3) 3 BIJKOMEND.
1 Projectexpert Bouwkunde en Publiek Sanitair (B1-B3) + 1 NIEUW BELEID.
Deze functie wordt halftijds tijdelijk ingeschreven in de formatie, en aanvullend halftijds als definitief profiel. De loonkost hiervoor moet nog worden gefinancierd. Doel is o.m. een behoefte-analyse sanitair te maken voor nieuwbouwprojecten-stadsontwikkelingsprojecten, de toegankelijkheid van bestaand sanitair in stadsgebouwen in kaart te brengen en te verbeteren, aanspreekpunt te zijn intern en extern voor publiek sanitair, het onderhoud en de uitbating te voorzien, oplossingen voorstellen voor tijdelijke behoeften bij evenementen, shoppingdagen, …
3,5 Administratief medewerker (C1-C3) voor opmaak/opvolging collegedossiers facilitair beheer, overheidsopdrachten, vorderingsstaten, …
3. Services
Services krijgt meer taken en verantwoordelijkheden. Het bestaat enerzijds uit een afdeling Schoonmaak en Catering waar wordt ingezet op centraal en decentraal georganiseerde schoonmaak en ook de catering binnen de stadsgebouwen wordt verzorgd. Er wordt geïnvesteerd in het coachen van het schoonmaakpersoneel.
Anderzijds is er de afdeling vlootbeheer waar zowel de gemotoriseerde vloot als straks ook de dienstfietsen worden beheerd, aangekocht, …
Alles rond meubilair, kantoormateriaal en drukwerk kreeg een plaats in de verdere uitwerking van het magazijn in overleg met IDPBW, Openbaar Domein, Uitleendienst.
Het team beschikt hierbij over:
1 Coördinator Services (A1a-A2a).
1 Expert Transportbeheer (B1-B3).
3 Experten schoonmaak & catering (C1-C3) die moeten instaan voor de decentraliseringsoefening, stockbeheer, werkplanning in samenspraak met gebouwverantwoordelijke, …
3 Technisch Medewerker Vlootbeheer (C1-C3) 1 NIEUW + 2 OPWAARDERING.
3 Administratief medewerkers (C1-C3).
1 Magazijnier (C1-C3) die ook de webwinkel werkkledij op zich neemt.
1 Technisch medewerker magazijn/operationeel team (C1-C3) voor de ondersteuning van de ploegen.
2 Magazijnmedewerkers (D1-D3) voor de leveringen uit magazijn, uitleen, werkkledij, schoonmaakproducten
Schoonmaakmedewerkers (E1-E3) NIEUWE FUNCTIETITEL (voorheen hulparbeider schoonmaak).
4. Veiligheid & Beveiliging
Deze afdeling staat in voor de veiligheid van het patrimonium: evacuatie- en interne noodplannen, sleutelplanbeheer, veiligheid van het gebouw, organisatorische veiligheid, beveiliging en toegangsveiligheid, opvolging van asbest/legionella/ waterkwaliteit, keuringen en keuringsverslagen van de technische installaties, … dit in nauwe samenwerking met de (G)IDPBW. Er is gekozen om de veiligheidscentrale van de musea te laten inkantelen bij facilitair beheer.
Het beschikt hierbij over:
1 Coördinator Veiligheid & Beveiliging (A1a-A2a).
1 Expert elektronische veiligheid (B1-B3) (voorheen technisch gegradueerde veiligheidstechniek).
1 Expert organisatorische veiligheid (B1-B3) (voorheen technisch gegradueerde organisatorische veiligheid).
1 Expert bouwkundige veiligheid (B1-B3) voor o.m. bouwkundige adviezen in infrastructuurdossiers, rond veiligheid (asbest, waterkwaliteit, …), opvolging keuringen, vergunningen, ondersteuning gebouwverantwoordelijken op vlak van veiligheid en beveiliging, … NIEUW.
1 Adjunct-technische veiligheid (D4-D5) voor o.m. het onderhoud van de beveiligingsapparatuur, toegangsbeveiliging en sleutelplan, …
12 Centralisten veiligheidscentrale (D4).
0,5 Administratief medewerker (C1-C3).
MOTIVATIE EN BUDGETNEUTRALITEIT
Door gericht pensioneringen niet te vervangen of te vervangen door andere noodzakelijke profielen, heeft het diensthoofd de oefening budgetneutraal gehouden. De ruimte die hierdoor vrij kwam werd gebruikt om een aantal belangrijke wijzigingen in het personeelskader door te voeren.
De overweging werd gemaakt om eigen technische ploegen blijvend in te zetten, complementair aan de gerichte inzet van dienstverleners. Werken met eigen technische ploegen biedt immers de mogelijkheid om snel in te spelen op de noden, en om een hoog kwaliteitsniveau te realiseren vanuit de betrokkenheid van de medewerkers.
Alle vakspecialisten (smid /schilder/schijnwerker/metser/sanichauf/elektricien) worden ingeschaald op C1-C3 i.p.v. D1-D3 om kwalitatieve krachten te kunnen aantrekken. Dit betekent ook dat er voor een deel van de bestaande equipe een opwaardering mogelijk is; de groep medewerkers van Electromechanica zijn al ingeschaald op C-niveau. We plannen na bekrachtiging formatie de vervolgstappen hiervoor in.
Technisch medewerker vlootbeheer (D1-D3 en E1-E3 naar C1-C3)De vroegere uitvoerende job wordt naar een hoger taakniveau getild.
De technisch medewerkers vlootbeheer (utilitaire voertuigen, personenwagens, busjes, maar ook (elektrische) fietsen…) staan in voor het coördineren, prioriteren en controleren van herstellingen en onderhoud van het vlootbeheer van de Stad Brugge.
Ze moeten zelfstandig een diagnose en analyse kunnen stellen bij defecten om herstellingen en depannages te regelen, en mee waken over een efficiënte uitvoering van de herstellingen bij de externe partners.
De technisch medewerker is het rechtstreekse aanspreekpunt voor diverse interne klanten en externe partners (garages, keuringsstations…), ondersteunt en adviseert de interne klant, springt vlot om met verschillende vragen, opmerkingen, suggesties, evoluties, inzichten …
Technisch medewerker transportbeheer (C1) betreft 1 nieuwe functie - (fietsen, leasing, … ), maar ook vervanging pensionering (nu D-niveau) en mogelijkheid voor huidige medewerker op E1-niveau om op te waarderen.
Directeur Bouwprojecten (A4a-A4b naar A5a-A5b)Binnen Team Bouwprojecten neemt de directeur Bouwprojecten de leiding op zich. Het team bouwprojecten omvat drie teams uit de oude structuur : de vroegere teams ontwerp en uitvoering elektromechanica en het ontwerpbureau dossiers oude cel ontwerp.
Naar aantal medewerkers en naar aanpak vergt dit bijkomende aansturing, coaching, visie en vaardigheden. Aan het Bouwprojectenteam wordt via de formatie bovendien in een aantal bijkomende projectexperten en projectleiders geïnvesteerd.
Centraal staat het komen tot een geïntegreerde en klantgerichte werking van het team bouwprojecten en zorgen voor een professionele meerwaarde voor de dienst, het stadsbestuur, de stadsdiensten, private partners en de burger.
De directeur bouwprojecten coördineert en leidt de diverse bouwprojecten binnen de dienst om bij te dragen tot de organisatiedoelstellingen van Stad Brugge: instaan voor een verantwoord en duurzaam beheer van het stadspatrimonium en de efficiënte bouwkundige en de installatietechnische logistieke ondersteuning voor het bestuur en de stadsdiensten.
Dit impliceert een volle verantwoordelijkheid (ook financieel) bij de projecten, een netwerk uitbouwen en de nood aan een mandaat om organisatiestandpunten uit te dragen.
De directeur Bouwprojecten is het gezicht van deze afdeling, zowel intern als extern. Dit vertaalt zich op het niveau van vb. college, persmomenten, schepenoverleg … Deze directeur moet o.b.v. deskundigheid en ervaring het stadsbestuur, de directie, de diverse stadsdiensten en de diverse teams binnen facilitair beheer, technisch en strategisch advies verstrekken inzake gebouwenbeheer.
Via een teamgerichte ingesteldheid en bereidheid bij te dragen aan een vlotte en kwalitatieve realisatie van de doelstellingen van de dienst Facilitair Beheer, werken de Directeur Facilitair Beheer en de Directeur Bouwprojecten nauw samen.
Zodra visie/beslissingen/… naar voor komen die een impact hebben op het facilitair beleid zullen die in samenspraak genomen worden met de directeur Facilitair Beheer, of op het niveau van het kernteam binnen Facilitair Beleid. Daarbovenop komt het operationeel team & klantbeheer periodiek samen met Bouwprojecten ifv afstemming (wat doen we zelf, wat besteden we uit aan aannemers, wat zijn grotere projecten,..). Dit afstemmingsoverleg wordt geleid door de Directeur Facilitair Beheer.
Door in te zetten op projectwerking, wordt de samenwerking versterkt, verantwoordelijkheid en betrokkenheid opgetrokken. Door de introductie van projectleiders wordt de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie gelegd om projecten en werken tot een goed einde te brengen. Dit brengt ook meer duidelijkheid bij de klant (single point of contact). Volgende functies brengen de projectwerking in concrete uitvoering:
Opmerking: de functie projectexpert publiek sanitair&bouwkunde kon nog niet budgetneutraal worden ingecalculeerd. De behoefte aan deze functie en het profiel werd pas recent duidelijk.
Deze functie vertaalt de visie rond het klantgericht werken. De teamverantwoordelijke klantenbeheer (B4-B5) moet een team vorm geven, dat de liaison is tussen de klant en facilitair beheer als geheel. De klant staat daarbij centraal en mag rekenen op een gegarandeerd kwaliteitsniveau. De helpdesk en de uitvoering van de taken helpdesk, komt onder de verantwoordelijkheid van de teamverantwoordelijke Klantenbeheer. De helpdesk wordt versterkt zodat er bij klantenbeheer meer tijd kan gaan naar de interne klant, aangevuld met een kwalitatief sterkere service als het bouwkundige veiligheid betreft en projecten (renovaties, werken, …) die een bestek vereisen. De werking wordt meer proactief, naast ‘pechverhelping’.
Advies P&O
Deze formatiewijziging en de budgettering werd in nauw overleg met P&O opgemaakt.
Conform de afspraken omtrent de personeelsenveloppe is de nieuwe formatie budgetneutraal, gespreid over de ganse looptijd van MJP 2020-2025.
Daar er heel wat medewerkers uit dienst zijn gegaan en niet onmiddellijk vervangen werden in 2020 en 2021 is er in die jaren heel wat budget onbesteed geweest.
Het verschil tussen budget en rekening 2021 (en eventueel 2022) van de personeelsenveloppe zal dus aangewend worden voor de financiering van deze nieuwe formatie (zo’n 800 000 euro).
Het verschil tussen budget en rekening 2020 werd reeds voor andere zaken aangewend (indexaanpassingen, stijging patronale bijdragen RSZ statutaire medewerkers, telewerkvergoeding, digitaliseringsvergoeding uitvoerend personeel).
De extra functie voor het publiek sanitair en de loonkost moet nog verder worden bekeken op het vlak van budgettaire impact.
De formatiewijziging kreeg gunstig advies van de vakbondsorganisaties in het baoc van 7 december 2021. De formatiewijziging wordt ter bevestiging voorgelegd aan de gemeenteraad.
De formatiewijziging Facilitair Beheer, die gunstig advies kreeg van de vakbondsorganisaties in het baoc van 7 december 2021, wordt goedgekeurd.