2022_GR_00404 - Informatica - Microsoft licenties - afname binnen bestaand raamcontract - goedkeuring.

Situering onderhandelingen met Microsoft:

Sinds februari 2022 werden de producten van Microsoft gemiddeld 20% duurder. Recentelijk werd ons meegedeeld dat deze prijsstijging ook van toepassing zou zijn op het raamcontract van Brugge (Perceel 2) omdat de vervaldatum valt na de prijsverhoging. Na diverse onderhandelingen met Microsoft, in de periode maart 2022 tot en met augustus 2022, bleef de conclusie dat het via ons bestaande contract niet mogelijk was om onder die prijsstijging uit te komen. Daarnaast is er een differentiatie in prijszetting tussen steden/gemeenten/ocmw’s en de andere afnemers (die niet van de specifieke beter prijzen kunnen genieten).

Om dit op te lossen werden  eerste stappen gezet om in te tekenen op het raamcontract van Aalter. Aalter heeft namelijk net voor de prijsstijging een nieuw Enterprise Agreement contract met Microsoft kunnen afsluiten via een Europese marktbevraging, waardoor via dat contract de oude prijszetting kon behouden worden (met een minimale prijsverhoging van ongeveer 2 à 3%) tot 2024. Vanaf 2024 zou de prijs per jaar licht verhogen (minder dan 20% volgens ons huidige contract).  

Oplossing met Microsoft:

Begin september 2022 deelde Microsoft echter mee dat de huidige prijszetting binnen het raamcontract van Stad Brugge dan toch behouden kon worden, specifiek voor de EA agreement tot en met 31/01/2025.

Na verdere onderhandelingen werd bovendien bekomen dat een aangepaste facturatietermijn kan opgestart worden: 3 maanden + 1 jaar + 1 jaar (vanaf november 2022). Concreet wil dit zeggen dat voor Stad Brugge dit jaar nog een bestelling wordt geplaatst van 3 maand en vanaf volgend jaar februari een voor een volledig jaar.

Kostprijs:

Enterprise Agreement (EA) waarin alle abonnementen vervat zitten van Office 365 met vervaldag 31/10/2022:

Belangrijk:

• De softwarepakketten worden op case per case basis vastgelegd via inkooporder.
• De Intune licenties zijn vastgelegd via een jaarinkooporder, goedgekeurd in  Collegenota 2021_CBS_04925 op 22/11/2021.
• De Azure licenties/onderhoud zijn vastgelegd via een jaarinkooporder.

MPSA contract waarin alle aankopen en onderhoudscontracten zitten (voornamelijk server licenties) met jaarlijkse verjaardatum op 31/05:

Belangrijk:

• Voor de SQL server licenties moet nog een regularisatie gebeuren. De huidige kost bedraagt 11.679,89 euro per jaar. Deze kost zal echter zeer aanzienlijk toenemen vanaf 2023 wanneer deze geregulariseerd worden. Hiervoor zal een aparte collegenota voorgelegd worden. We ramen deze kost op € 75.000 tot € 90.000/jaar,  terwijl het voorziene budget slechts € 30.000/jaar bedraagt. Dit wordt ook gekoppeld aan de mogelijkheden wat betreft rapportering.
• Vanaf 2023 zal Informatica acties SANP00066 en SANP00067 bundelen, gelet op de samenlopende kosten hiervoor en de moeilijke aard om deze correct op te splitsen.

CSP contract voor de (goedkopere) Academic abonnementen die we inzetten voor Musea, Bib en Onderwijs met jaarlijkse op 31/05:

Budget <> Kostprijs:

Het aantal licenties bij stad Brugge is significant verhoogd, waardoor  de uitgaven voor licenties evenredig toenemen. Reden hiervoor:

• Hoger aantal gebruikers (o.a. arbeiders ifv iedereen@brugge.be project, nieuwe functies, groei administratief personeel,..);
• Hoger aantal deeltijdse werknemers (licenties worden individueel per persoon toegekend, niet per VTE);
• Hogere prijszetting (2 à 3%)  van de abonnementen;
• Verhoging kostprijs server- en databanklicenties;
• Nieuwe wensen in functie van dashboards en rapportering (vb. Power BI Pro licenties, die ook per persoon toegekend moeten worden).

We proberen dit intern te compenseren, maar dat is op lange termijn niet haalbaar. Informatica heeft immers geen impact op het aantal deeltijds medewerkers, noch de prijszetting van licenties. Besparingen zijn enkel mogelijk in de dienstverlening/projecten (lees: consultancy-ICT), wat een rem zet op de projectwerking i.f.v. digitalisering.

De kostprijs die hierboven opgelijst wordt, kan bijgevolg variëren gedurende de looptijd van dit contract.