Gepubliceerd op 28/02/2023

Besluit

2023_GR_00104 - Personeel & organisatie - cluster Klant - aanpassen uurroosters in functie van nieuwe openingsuren - goedkeuring.

Gemeenteraad

ma 27/02/2023 - 18:30 Stadhuis

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Annick Lambrecht; Dirk De fauw; Mercedes Van Volcem; Franky Demon; Nico Blontrock; Pieter Marechal; Pablo Annys; Hilde Decleer; Yves Buysse; Dolores David; Jos Demarest; Sandrine De Crom; Pol Van Den Driessche; Martine Bruggeman; Geert Van Tieghem; An Braem; Alexander De Vos; Karin Robert; Carlos Knockaert; Raf Reuse; Doenja Van Belleghem; Olivier Strubbe; Benedikte Bruggeman; Florian De Leersnyder; Andries Neirynck; Chris Marain; Barbara Roose; Katrien Cattoor; Ilse Coopman; Colin Beheydt

Afwezig

Mathijs Goderis; Philip Pierins; Jasper Pillen; Minou Esquenet; Martine Matthys; Paul Jonckheere; Jean-Marie De Plancke; Wouter Bossuyt; Pascal Ennaert; Mieke Hoste; Sandra Wintein; Stefaan Sintobin; Nele Caus; Karel Scherpereel; Brigitte Balfoort; Joannes Logghe; Janos Braem; Arnold Bruynooghe

Secretaris

Colin Beheydt

Voorzitter

Annick Lambrecht

Motivering

Motivatie

A. Uurroosters

1. Aanpak opmaak uurroosters

Voor de opmaak van de werkroosters op basis van de nieuwe openingsuren werd met een aantal zaken rekening gehouden. In de eerste plaats met de noodzakelijke bezetting en permanentie die steeds moet worden gegarandeerd aan alle balies tijdens de openingsuren voor de burger. Daarnaast werd ook geluisterd naar voorkeuren van medewerkers inzake voorkeursregio en type werkrooster. Tenslotte werd nagegaan op welke manier de huidige werking van de dienst kon worden verbeterd, bijvoorbeeld door het verminderen van overwerk.

2. Principes nieuwe uurroosters

Principe 1: inzet personeel per regio

Voor de opmaak van de nieuwe werkroosters worden per regio steeds enkele vaste medewerkers ingezet, die aangevuld worden met allrounders. Deze allrounders vullen tekorten in de regio in maar worden ook ingezet aan de onthaalbalie van het Huis van de Bruggeling.

Principe 2: terugkerende werkroosters volgens 38u-week

De nieuwe roosters zijn opgemaakt in een vast, zichzelf herhalend systeem waardoor medewerkers steeds ruim op voorhand hun werkschema kennen. Doordat het systeem zichzelf blijft herhalen is het werkrooster in wezen al voor een jaar op voorhand gekend. Doordat een werkrooster steeds een 38-urenweek maximaal benadert, zorgen we ervoor dat de overuren worden verminderd wat zowel voor de dienst als de medewerker voordelen biedt (continuïteit dienstverlening versus work-life balance).

Verlofaanvragen worden steeds ruim vooraf in de roosters opgenomen en opgevangen. In het nieuwe roostersysteem wordt elke werkplek ingevuld en worden enkele medewerkers op ‘reserve’ geplaatst (allrounders). Deze medewerkers vangen zieken en verloven op. Hierdoor verminderen we de overuren en de plotse en dringende overnames van diensten door collega’s in rust. Overuren worden zo snel mogelijk gecompenseerd en kunnen in principe niet opgespaard worden. De middagpauze is steeds 30 minuten, dit geldt voor alle medewerkers. Dit is ook in het rooster opgenomen.

Principe 3: Werkroosters volgen piek- en dal momenten

Het nieuwe werkrooster is opgebouwd per type werkplek en het is ingedeeld in verschillende types shiften. Hierbij wordt rekening gehouden met piek- en dalmomenten. Medewerkers worden ingeroosterd wanneer de balies geopend zijn. Is de balie gesloten dan betekent dit dat men een andere taak opneemt of dat de dagtaak eindigt. Het rooster bepaalt de werkplaats en taak.

Principe 4: keuzemogelijkheid in zaterdagprestaties

Een werkschema binnen de cluster Klant volgens het nieuwe systeem verloopt van maandag tot vrijdag met mogelijkheid tot zaterdagprestaties. Dit is noodzakelijk gelet op de openingsuren van de cluster Klant en de voorkeuren van bezoekers om op zaterdag langs te komen. De cijfers tonen ook aan dat zaterdag een van de drukste momenten is. Het is daarom noodzakelijk dat een medewerker bij de cluster Klant bereid is om standaard twee zaterdagen in de maand te werken. Medewerkers kunnen echter zelf aangeven meer zaterdagen te willen werken, in ruil voor recuperatie op een andere dag in de volgende werkweek.

3. Nieuwe uurroosters

Het rooster is steeds gekoppeld aan de openingsuren van de balie waarbij we de medewerker een kwartier voor de opening van de balie en een kwartier na het afsluiten inroosteren. Op die manier voorzien we voldoende tijd voor voorbereidende taken en afsluitende taken. Wanneer de balie gesloten is, voorzien we geen aanwezigheid op de locatie met uitzondering van de vrijdagmiddag wanneer ruimte voorzien is voor kluisopmaak en kassastortingen (rooster: afsluiting en administratie). Wie na sluitingstijd van de balie een taak in het contactcenter opneemt, kan dit ook vanop de locatie doen (om onnodige verplaatsingen te vermijden). We voorzien steeds een middagpauze van 30 minuten (kwam uit de bevraging naar voren als voorkeur bij de meeste medewerkers). Voor medewerkers die meer zaterdagen werken per maand geldt een aangepast rooster.

a) Beperkt geopende balie

Dit rooster is van toepassing op de balies in de deelgemeentehuizen met beperkte bezoekersstromen. Meer bepaald: Sint-Pieters, Sint-Kruis, Koolkerke/ Sint-Jozef, Sint-Michiels.

Week 1	Week 2
Maandag en dinsdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 -17u Woensdag: 8u15 – 12u45 en van 13u45 - 18u15 Donderdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 -17u Vrijdag 8u15 – 12u45 en van 13u15 - 15u45 Zaterdag: 8u15 – 12u45	Dinsdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 -16u30 Woensdag: 8u15 – 12u45 en van 13u45 - 18u15 Donderdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 -15u45 Vrijdag 8u15 – 12u45 en van 13u15 -15u45

Wanneer de balie gesloten is, wordt standaard een balietaak aan een ruim geopende balie voorzien, een taak in het contactcenter of backoffice.

b) Combinatie van ruim en beperkt geopende balie

Dit rooster is van toepassing op de balies in de deelgemeentehuizen met het meest aantal bezoekers. Meer bepaald: Sint-Andries - Sint-Michiels en Assebroek - Sint-Kruis.

De late shiften aan de ruim geopende balie zijn:

Week 1	Week 2
Maandag en dinsdag: 9u30 – 13u15 en van 13u45 -18u15 Woensdag: 8u15 – 12u45 en van 13u45 – 18u15 Donderdag: 9u30 – 13u15 en van 13u45 – 18u15 Vrijdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 15u 45 Zaterdag: 8u15 – 12u45	Dinsdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 -16u30 Woensdag: 8u15 – 12u45 en van 13u45 - 18u15 Donderdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 -15u45 Vrijdag 8u15 – 12u45 en van 13u15 -15u45

Wanneer de balie gesloten is, wordt standaard een balietaak aan een ruim geopende balie voorzien, een taak in het contactcenter of backoffice.

c. Combinatie Bus van de Bruggeling en beperkt geopende balie (Zeebrugge)

In dit werkrooster werkt een medewerker in de bus, aan de balie van Zeebrugge, aan de onthaalbalie van het Huis van de Bruggeling, in het contactcenter of backoffice.

Week 1	Maandag: 7u30 – 13u Dinsdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Woensdag: 11u30 – 17u en 17u30 – 20u15 Donderdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Vrijdag: 7u30 – 13u en 13u30 – 15u45
Week 2	Maandag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Dinsdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 16u15 Woensdag: 13u – 19u Donderdag: 10 – 19u (betaalde pauze) Vrijdag: 8u15 - 12u45 en van 13u15 – 17u Zaterdag: 7u30 – 13u
Week 3	Dinsdag: 10u – 12u30 en 13u – 19u Woensdag: 7u30 – 13u en 13u30 – 15u45 Donderdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Vrijdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 15u45

d) Onthaalbalies Huis van de Bruggeling

Gelet op de ruime openingsuren kunnen medewerkers hier kiezen voor vroege of late shiften of een combinatie van beide.

Week 1	Week 2
Vroege shift
Maandag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 16u30 Dinsdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 16u30 Woensdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 16u30 Donderdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Vrijdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Zaterdag: 8u 15 – 12u45	Dinsdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Woensdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Donderdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Vrijdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 15u45
Late shift
Maandag: 9u30 – 13u15 en van 13u45 – 18u15 Dinsdag: 10u – 13u15 en van 13u45 – 18u15 Woensdag: 11u45 – 17u en van 17u30 – 20u15 Donderdag: 10u – 13u15 en van 13u45 – 18u15 Vrijdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Zaterdag: 8u 15 – 12u45	Dinsdag: 9u30– 13u15 en van 13u45 – 18u15 Woensdag: 11u45 – 17u en van 17u30 – 20u15 Donderdag: 9u30– 13u15 en van 13u45 – 18u15 Vrijdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 15u45
Combinatie vroege/late shift
Maandag: 10u - 13u15 en van 13u45 – 18u15 Dinsdag: 8u 15 – 12u45 en van 13u15 – 17 u Woensdag: 8u 15 – 12u45 en van 13u15 – 17 u Donderdag: 10u - 13u15 en van 13u45 – 18u15 Vrijdag: 8u 15 – 12u45 en van 13u15 – 17 u Zaterdag: 8u 15 – 12u45	Dinsdag: 10u– 13u15 en van 13u45 – 18u15 Woensdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Donderdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 17u Vrijdag: 8u15 – 12u45 en van 13u15 – 15u45

Wanneer de balie gesloten is op vrijdagmiddag, wordt in de ene week een taak in het contactcenter voorzien. In beperkte mate kan hier ondersteuning geboden worden in de backoffice. In de andere week voorzien we een werkoverleg met de andere medewerkers van de onthaalbalies. Een allrounder kan (onverwachte) afwezigheden opvangen.

e) Themabalies

Gelet op de ruime openingsuren worden de medewerkers als volgt worden ingezet:

Week 1	Maandag: 8u 15 -12u45 en van 13u15 -17u Dinsdag: 9u – 12u en van 12u30 – 17u Woensdag: 9u – 12u en van 12u30 – 17u Donderdag: 9u45 – 11u45 en van 12u15 – 18u15 Vrijdag: 8u15 -12u45 en van 13u15 -17u
Week 2	Maandag: 9u – 12u en van 12u30 – 17u Dinsdag: 8u15 -12u45 en van 13u15 -17u Woensdag, donderdag en vrijdag: 9u – 12u en van 12u30 – 17u Zaterdag: 8u 15 – 12u 45
Week 3	Dinsdag: 8u30 – 12u en van 12u30 – 17u Woensdag: 11u30 – 17u en van 17u30 – 20u15 Donderdag: 8u30 – 12u en van 12u30 – 17u Vrijdag: 8u 15 -12u45 en van 13u15 -17u

De themabalies zijn geopend volgens de noden van de burger, dit kan verschillen per thema.
Wanneer de balie gesloten is, verricht de medewerker zijn backofficetaken gelinkt aan zijn themabalie. Het werkoverleg vindt dan plaats 1 keer per maand op een moment dat de themabalie gesloten is.

De aangepaste uurroosters kregen gunstig advies van de vakbondsorganisaties in het boc van 7 februari 2023. Er wordt afgesproken in september 2023 de uurroosters te evalueren mits tijdige levering van de dienstverlening bus.

B. Tijdelijke uitbreiding openingsuren deelgemeente Sint-Michiels

1) Motivering

Gedurende de periode van renovatie van de balie in Sint-Andries wenst de cluster Klant de openingsuren van de onthaalbalie in Sint-Michiels tijdelijk aan te passen. Om bezoekers uit regio West de mogelijkheid te bieden om in hun dichte omgeving terecht te kunnen voor de dienstverlening wensen we de openingsuren in Sint-Michiels tijdelijk uit te breiden. Deze wijziging van de openingsuren is van kracht vanaf 1 april 2023 en tot oplevering van het administratief centrum Sint-Andries (richtdatum oktober 2024).

De aangepaste uurroosters, zoals hierboven vermeld, met ingang van 1 april 2023 blijven van kracht.

2) Voorgestelde openingsuren.

Vroegere openingsuren (bemerking: inmiddels zijn de renovatiewerken al gestart in deelgemeentehuis Sint-Andries en is deze locatie niet meer geopend voor het publiek):

Voorgestelde nieuwe openingsuren vanaf 1 april (gedurende de renovatiewerken van het deelgemeentehuis Sint-Andries) tot eind 2024 (einde werken):

Nieuwe openingsuren in Regio West (onthaalbalie Sint-Michiels en Sint-Andries) na beëindigen renovatie:

Sint-Michiels:

Sint-Andries:

C. Arbeidsreglement

De goedkeuring voor aangepaste openingsuren en uurroosters betekent ook een aanpassing van het arbeidsreglement, hoofdstuk 4.

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

Er wordt goedkeuring verleend aan bovenstaande uurroosters (principe van de uurroosters in een twee en drie weken cyclus) met ingang van 1 april 2023 voor de:

Beperkt geopende balie: van toepassing op de balies in de deelgemeentehuizen (Sint-Pieters, Sint-Kruis, Koolkerke/ Sint-Jozef, Sint-Michiels) met beperkte bezoekersstromen.
Ruim geopende balies (steeds in combinatie met een beperkt geopende balie): van toepassing op de balies in de deelgemeentehuizen (Sint-Andries - Sint-Michiels en Assebroek - Sint-Kruis) met de grootste bezoekersstromen.
Bus van de Bruggeling/ noord: van toepassing op de Bus van de Bruggeling, steeds in combinatie met de balie in deelgemeentehuis Zeebrugge.
Onthaalbalies Huis van de Bruggeling: van toepassing op de onthaalbalies in het Huis van de Bruggeling.
Themabalies: van toepassing op de themabalies in het Huis van de Bruggeling.

Artikel 2

Er wordt akkoord gegaan om gedurende de renovatiewerken in het administratief centrum van Sint-Andries, de openingsuren van het administratief centrum te Sint-Michiels tijdelijk aan te passen. De wijziging van de openingsuren zijn van kracht vanaf 1 april 2023 tot en met de oplevering van het administratief centrum te Sint-Andries (richtdatum oktober 2024).

Artikel 3

De aangepaste uurroosters kregen gunstig advies van de vakbondsorganisaties in het boc van 7 februari 2023.

Artikel 4

Hoofdstuk 4 uurroosters (cluster klant) van het arbeidsreglement voor de personeelsleden van stad Brugge wordt aangepast zoals vermeld in bovenstaande nota.