Rekening houdend met de intenties van de initiatiefnemers is het noodzakelijk om een samenwerkingsovereenkomst (op lange termijn) af te sluiten met de initiatiefnemers zodat voldoende eigenaarschap voor het project kan worden opgenomen. Het stadsbestuur vindt het noodzakelijk om de vereniging, die autonoom werkt, te ondersteunen omdat zij een bijzondere dynamiek kan teweegbrengen in Zeebrugge en een absolute meerwaarde kan betekenen voor de buurt. Daarnaast kan en zal zij in het bijzonder instaan voor een educatieve- en publiekswerking omtrent het houden en verzorgen van neerhofdieren.
Op 03/07/2023 werd door het College van Burgemeester en Schepenen een toelage ter uitvoering van het impulssubisidiereglement Zeebrugge Leeft uitgereikt aan de vereniging voor de opstart van het initiatief. (Rein en net maken, schilderwerken, .....)
Er werd een ontwerp van (samenwerkings)overeenkomst voor onbepaalde duur opgemaakt, ingaande op 01/01/2023. De bepalingen van de overeenkomst hebben als doel de samenwerking tussen de stad Brugge en de vereniging vast te leggen.
Deze overeenkomst heeft als doel om afspraken te maken betreffende de praktische organisatie en gebruik van de grond en de erop geplaatste infrastructuur, communicatie en evaluatie. De overeenkomst houdt ook het einde in van de bruikleenovereenkomsten met dhr. Marc Vlietinck.
De vereniging zal daarbij instaan voor de exploitatie van het dierenpark conform alle geldende regelgeving met bijzondere aandacht voor dierenwelzijn. De vereniging is ofwel de eigenaar van de dieren ofwel de bewaarder (houder van het meesterschap) van de dieren. Zij zal dan ook aansprakelijk zijn voor de schade, door de dieren veroorzaakt, hetzij onder zijn bewaring dan wel verdwaald en of ontsnapt.
De werkingstoelage
Er zou door de Stad Brugge voorzien moeten worden in een jaarlijkse werkingstoelage (kosten voor voeding en verzorging van de neerhofdieren op de site), met een maximum van € 3.500 per jaar /en of de beschikbare kredieten. De uitgaven dienen te worden gestaafd aan de hand van relevante en werkelijke bewijsstukken.
Er werd voorzien in een terugvordering mocht blijken dat de overeenkomst niet worden nageleefd. Aangezien de toelage gelijk zal zijn en pas betaald zal worden na het voorleggen van de bewijsstukken van de werkelijke uitgaven voor de voeding en verzorging is de kans klein dat tot dergelijke terugvordering zal moeten worden overgegaan.
Zoals bepaald in art 41 DLB engageert de gesubsidieerde zich in de overeenkomst om het belang van het gebruik van het Nederlands te erkennen bij het uitvoeren van de gesubsidieerde activiteiten. (het voederen van dieren)
Evaluatie
De vereniging zal jaarlijks de stad Brugge op de hoogte brengen van haar werking door middel van het overhandigen van het jaarverslag. Deze overeenkomst zal permanent gemonitord en geëvalueerd worden op het vlak van dierenwelzijn, gezondheid en uitstraling.
De gemeenteraad hecht zijn goedkeuring aan het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst met de vereniging "Vrienden van het Zeebrugs Dierenpark De Landdijk".