2023_GR_00518 - Klimaat en milieu - samenwerkingsovereenkomst met SOBO@WERK VZW voor het ter beschikking stellen van de Brugse herbruikbare bekers aan bepaalde externe Brugse gebruikers - goedkeuring.

We stellen volgende zaken voor: 

1. Samenwerkingsovereenkomst afsluiten met SOBO@WERK VZW voor het ter beschikking stellen van de Brugse herbruikbare bekers aan bepaalde externe Brugse gebruikers.

Om tegemoet te komen aan de vraag om de bekers die eigendom zijn van de stad Brugge ter beschikking te stellen aan bepaalde externe Brugse gebruikers wordt een samenwerkingsovereenkomst voorgesteld.

Deze overeenkomst regelt specifiek het gebruik van herbruikbare bekers die eigendom zijn van de stad (inclusief opbergboxen), voor bepaalde externe Brugse doelgroepen, namelijk gebruikerscategorieën B, C en D uit het ‘Reglement voor het gebruik van materiaal van de uitleendienst van Stad Brugge’:

• B: Stedelijke adviesraden, organisatoren voor hun ondersteunend evenement en organisatoren van benefieten
• C: Erkende Brugse verenigingen, Brugse scholen en kinderdagverblijven, organisatoren van erkende buurt- en wijkfeesten
• D: Vzw’s, stichtingen en feitelijke verenigingen zonder winstoogmerk, overheidsinstanties en intercommunales

Voor doelgroep categorie A (Groep Brugge en stedelijke VZW’s) worden de Brugse bekers, voor de evenementen waarvan de groep Brugge organisator is, gereserveerd via een apart raamcontract en dit valt dus buiten deze overeenkomst (en dus geldt bijvoorbeeld ook de waarborgregeling niet). 

Er wordt voorzien in artikel §2.3 dat het College van Burgemeester en Schepenen uitzonderingen kunnen toestaan aan gebruikers van categorie E (organisatoren van privé- en commerciële evenementen of organisatoren die niet in andere categorieën ondergebracht kunnen worden).

• Reservaties verlopen via een digitaal platform dat ter beschikking gesteld wordt via SOBO. SOBO liet weten dat via haar deelname aan het samenwerkingsverband “Younit-it / Wash-It (coöperatieve vennootschap)” het platform ‘AFITA’ gratis ter beschikking gesteld kan worden voor de reservatie en facturatie van de eigen herbruikbare bekers: https://portal.wash-it.be. Dit platform komt volgens de uitleendienst tegemoet aan de vereisten voor een digitaal platform en beperkt de administratieve last voor de uitleendienst. De uitleendienst heeft de mogelijkheid binnen het digitaal platform om alle bestellingen en transacties te kunnen opvolgen. SOBO staat in voor het actueel houden van het aantal beschikbare bekers en het tellen en ingeven van het aantal beschadigde en niet teruggekeerde bekers in het digitaal platform. 
• De financiële transacties (voor het wassen, drogen – en eventuele andere kosten) verlopen rechtstreeks tussen de ontlener en SOBO volgens de commerciële tarieven van SOBO. 
• Er wordt door SOBO geen huurprijs aangerekend voor de gebruikers van doelgroepen B, C en D voor de bekers die ter beschikking gesteld worden en eigendom zijn van de stad. 
• Het is SOBO toegestaan om een waarborg te vragen voor het gebruik van de gratis geleende bekers. 
• De bekers die verloren gaan of beschadigd worden door gebruik door gebruikerscategorieën B, C en D, dienen gecompenseerd te worden door de gebruikers. Dit budget maakt SOBO over aan de stad, zodat de uitleendienst nadien terug identieke bekers (logo stad Brugge, opschriften, zelfde materiaal en formaat, …) kan aankopen om hiermee het verlies aan bekers te compenseren. 
• Reservaties vanuit de groep Brugge hebben altijd voorrang op reservaties van gebruikers van doelgroepen B, C en D, op voorwaarde dat ze minstens 6 maand voorafgaand aan de start van het evenement aangevraagd zijn. 
• Limiet aantal te ontlenen bekers via een digitaal ontleningsplatform zonder goedkeuringsstap door de uitleendienst: wordt ingesteld op 2.400 bekers per partner per week. Grotere bestellingen dienen door de uitleendienst goedgekeurd te worden. 
• SOBO communiceert steeds naar de gebruikers uit de doelgroepen B, C en D dat het gebruik van de Brugse herbruikbare bekers (inclusief opbergboxen) enkel toegelaten is op Brugs grondgebied en dat onderverhuur niet toegestaan is.

De gebruikers van doelgroepen B, C en D dienen zich er van bewust te zijn dat andere gebruikers, zoals bijvoorbeeld de stad ook evenementen organiseert met deze bekers waarbij geen waarborg gevraagd wordt voor de bekers.

Voor alle verdere afspraken wordt verwezen naar de overeenkomst in bijlage. 

2. Opzetten van een systeem dat minstens 90% retour van de bekers oplevert (eigen stadsdiensten) 

Alle stadsdiensten die evenementen organiseren zullen ook zelf een systeem moeten uitwerken om de retour van minstens 90% van de herbruikbare bekers te garanderen. De manier waarop staat hen vrij. Dit kan enerzijds met een waarborg zelf, maar er zijn ook andere manieren zoals werken met een ecocoin (waarbij de deelnemer zelf geen geldwaarde moet inbrengen) of een beloningssysteem (meer info op: https://ovam.vlaanderen.be/aan-de-slag-met-de-wetgeving-cateringmateriaal).

Het aantal bekers zal jaar na jaar blijven dalen door verlies bij evenementen georganiseerd door stadsdiensten, dus vroeg of laat moet er weer nieuwe bekers gekocht worden om het verlies veroorzaakt door de eigen stadsdiensten ook te compenseren. We stellen daarom het volgende voor:

Jaarlijks vraagt de uitleendienst een extra budget aan bij aanpassing meerjarenplan ter waarde van alle door de groep Brugge verloren bekers die terug aangevuld moeten worden, waarmee men dan terug nieuwe bekers kan aankopen.