2023_RMW_00068 - Personeel & Organisatie - invoering fietslease: aansluiting aankoopcentrale, wijziging rechtspositieregeling en bepalen reglement fietslease - goedkeuring.

A. principiepsbeslissing theoretisch budget

art. 32 van het BVR dd 20.01.2023 stelt:

"De raad kan in de rechtspositieregeling bepalen dat het personeelslid volledig of gedeeltelijk afstand kan doen van de volgende looncomponenten ten voordele van een theoretisch budget waarbinnen het andere voordelen kan kiezen:
1° de eindejaarstoelage, vermeld in artikel 36;
2° de fietsvergoeding, vermeld in artikel 40, § 1, 2° ;
3° de vakantiedagen die per kalenderjaar boven het minimum van vierentwintig dagen jaarlijkse vakantie toegekend worden.
De toewijzing van het theoretische budget wordt opgenomen in een individueel akkoord tussen het hoofd van het personeel en het personeelslid.
Als er geen individueel akkoord is, behoudt het personeelslid het recht op voormelde looncomponenten.
  De voordelen die het personeelslid kan kiezen en die gefinancierd worden met het theoretische budget, zijn maatschappelijk verantwoord en hebben geen betrekking op de aanvulling van het wettelijk pensioen. De raad bepaalt daarvoor in de rechtspositieregeling de nadere regels."

Bij het mogelijk maken om een theoretisch budget aan te wenden, dienen dus 2 belangrijke keuzes gemaakt te worden, namelijk welke looncomponenten mogen worden ingezet en voor welke maatschappelijk verantwoorde voordelen mag dit budget worden aangewend. 

1. welke looncomponenten mogen worden ingezet:

- eindejaarstoelage: dit component is interessant omdat er fiscale voordelen worden bekomen omdat het brutobedrag kan gespendeerd worden, terwijl men bij uitbetaling van de eindejaarstoelage enkel netto ontvangt. Er worden op de ingezette bedragen geen sociale zekerheid of belastingen meer geheven. 

- fietsvergoeding: de mogelijkheid om dit component in te zetten is niet opportuun omdat er geen fiscaal voordeel is. Daarenboven zet men een bedrag in dat gemakkelijk kan overschat worden. 

- vakantiedagen: het inzetten van de waarde van een aantal vakantiedagen zorgt praktisch voor veel problemen bij de berekening. Daarenboven kan een contractwijziging grote verschillen uitmaken. De voornaamste reden waarom beter niet op deze optie wordt ingegaan is omdat vakantie een belangrijk aspect is voor het welzijn van een medewerker, het zou getuigen van een slecht HR-beleid om dit mogelijk te maken.  

2. Waarvoor mag het theoretisch budget worden aangewend?

Er is reeds geruime tijd een grote vraag naar de mogelijkheid om aan te sluiten bij een fietslease. Dit zou dan ook als (voorlopig) enige optie worden voorgesteld. 

B. raamovereenkomst: aansluiting aankoopcentrale

De provincieraad besliste op 24 maart 2022 om een systeem van fietslease op te zetten voor hun personeelsleden. Op 5 mei 2022 besliste de deputatie om het bestek van de openbare procedure als plaatsingsprocedure met Europese bekendmaking voor de opdracht, levering van fietsen (leasing), via een raamovereenkomst goed te keuren. In zitting van 1 september 2022 werd op basis van het gunningsverslag HRM, de gunning aan Cyclis Bike Lease uit Hasselt, tegen de eenheidsprijzen zoals vermeld in de offerte, goedgekeurd door de Provincie-West Vlaanderen.

Het provinciebestuur West-Vlaanderen treedt hierbij op als aankoopcentrale voor de fietslease, en biedt onder andere aan lokale overheden die gesitueerd zijn in West-Vlaanderen de mogelijkheid om tegen dezelfde voorwaarden deel te kunnen nemen aan het raamcontract fietslease (titel I.2 van het bestek voor de aanbesteding van dit raamcontract). 

Het dossier met betrekking tot de fietslease werd grondig onderzocht door provincie West-Vlaanderen en op correcte wijze uitgevoerd. De grote administratieve last en de ruime tijd die een aanbesteding in beslag nemen kunnen door een aansluiting bij de aankoopcentrale uitgespaard worden. Het is dan ook opportuun de raamovereenkomst in bijlage mee te onderschrijven. 

C. wijziging rechtspositieregeling

De mogelijkheid om de eindejaarstoelage aan te wenden voor een theoretisch budget, en dit in te zetten voor fietslease, dient opgenomen te worden in de rechtspositieregeling. 

Er dient hiervoor een nieuw artikel te worden ingevoerd onder titel VII, Hoofdstuk II, Afdeling III De eindejaarstoelage:

artikel 152bis 

§1. De eindejaarstoelage kan op vraag van het personeelslid geheel of gedeeltelijk worden omgezet in een theoretisch budget waarmee het personeelslid voordelen ter bevordering van fietsmobiliteit kan kiezen, die gelijkwaardig zijn aan die van de eindejaarstoelage. In voorkomend geval is er geen of gedeeltelijk geen recht meer op de eindejaarstoelage. 

 Het theoretisch budget waarvan sprake in voorgaande lid is niet opeisbaar. De voordelen die het personeelslid vrij kiest binnen de grenzen van dit theoretisch budget, worden wel opeisbaar van zodra ze opgenomen worden in een individueel akkoord tussen het personeelslid en zijn bestuur. Bij gebrek aan een individueel akkoord, blijft het recht op de eindejaarstoelage onverkort van toepassing. 

Het personeelslid moet zijn/haar keuze om de eindejaarstoelage geheel of gedeeltelijk om te zetten maken op een moment dat er nog geen verworven rechten op die eindejaarstoelage bestaan. 

Wanneer het personeelslid kiest voor een gedeeltelijke omzetting van de eindejaarstoelage, vermindert hiermee het bruto bedrag van de eindejaarstoelage.

Indien het theoretisch budget hoger is dan het bedrag dat jaarlijks dient afgehouden te worden voor de fietslease, dan wordt het resterende bedrag aan het personeelslid overgemaakt na afhouding van de noodzakelijke bijdragen, uiterlijk op 31 december van het betrokken jaar. 

 §2. De concrete modaliteiten over fietsmobiliteit worden uitgewerkt in het reglement fietslease, een bijlage aan de rechtspositieregeling.

D. Reglement fietslease

dit reglement omvat alle juridische en praktische modaliteiten om aan de slag te gaan met de fietslease. Het document is voor grote delen onderhevig aan de overeenkomst met het fietsleasebedrijf. De zaken waarin vrij kon worden gekozen werden overgenomen van het gelijkaardige document dat de provincie heeft opgesteld, met volgende voornaamste verschillen:

• Fietsleasing kan enkel in loonruil op basis van een eindejaarspremie en niet op basis van vakantiedagen en een fietsvergoeding.
• Fietslease kan indien een medewerker een contract heeft van onbepaalde duur of voor een bepaald werk dat niet minder dan drie jaar duurt. 
• De instap voor de werknemer is een gunst en geen recht, de werkgever heeft steeds het recht om een aanvraag tot fietslease te weigeren, ter bescherming van de werknemer. 
• Bij onvoldoende beschikbaar budget uit de inzet van de eindejaarstoelage voor betaling van de leasing, om ongeacht welke reden, zal het ontbrekende bedrag nodig voor het leasen van de fiets, via facturatie, teruggevorderd worden van het personeelslid door de werkgever.
• Het onderhoudsbudget en een verzekering voor fietsbijstand wordt als optioneel beschouwd.