2024_GR_00088 - Bibliotheek - landelijke erkenning als erfgoedorganisatie - beheersovereenkomst - goedkeuring.

 1. Landelijke indeling

 Samen met de Universiteitsbibliotheek Gent kregen we een landelijke indeling. De impact van deze waardering kan niet onderschat worden. De Brugse bibliotheek maakt nu deel uit van een selecte groep van drie landelijk erkende erfgoedbibliotheken (inclusief Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience Antwerpen). De erkenning is gebaseerd op de evaluatie van de huidige werking die gunstig beoordeeld werd door de experten van de beoordelingscommissie, o.m. omwille van de landelijke en internationale uitstraling van de collecties, de innovatieve digitale projecten en het evenwichtige en degelijke organisatiebeheer.

 2. Aanvullende werkingssubsidie

 De cultureel-erfgoedwerking van OBB wordt beschouwd als een onderdeel van een omvangrijkere kerntaak als openbare bibliotheek. Daarom is er sprake van een "aanvullende subsidie". De werkingssubsidie voor de komende vijf jaar werd beoordeeld aan de hand van een beleidsplan 2024-2028 en bijhorende begroting. Deze werden door de beoordelingscommissie als "zeer goed" beoordeeld (het best gewaardeerde dossier van alle erfgoedbibliotheken): 

"De organisatie maakt duidelijke en goed gemotiveerde keuzes met betrekking tot welke aspecten van de werking het wil versterken met de op het Cultureelerfgoeddecreet gevraagde aanvullende werkingssubsidie. OBB voerde een weloverwogen beleidsplanningsproces, wat resulteerde in een gedragen en zeer sterke aanvraag. OBB zet kwalitatief en geïntegreerd in op de vijf functies en zal dit in de komende periode blijven doen. Daarbij maakt de organisatie duidelijke en goed gemotiveerde keuzes met betrekking tot de aspecten van de werking die het wil versterken. De aandacht voor complementariteit en samenwerking op alle niveaus blijft een van de sterktes van de organisatie, net als de inzet op de digitale transformatie. De organisatie heeft op een goede manier aandacht voor duurzaamheid. OBB bereikt onderzoekers en het brede publiek met een breed en divers aanbod, ook op digitaal gebied. De aandacht voor diversiteit blijft nog meer impliciet. Met dit goed doordachte en uitgebalanceerde plan beantwoordt OBB zeer goed aan de aandachtspunten in de strategische visienota. De zakelijke werking van de organisatie blijft kwalitatief en de begroting geeft een zeer goed beeld van de financiën en motiveert waarvoor de gevraagde middelen ingezet zullen worden."

De Vlaamse Regering volgde het positieve advies van de beoordelingscommissie en besliste om een jaarlijkse werkingssubsidie toe te kennen van € 250.000 (aanvullende startsubsidie voor een landelijke werking: € 200.000 + bonus € 50.000 voor score 'zeer goed'). In totaal gaat het om € 1.250.000 over vijf jaar (nog te indexeren). Een nieuw element uit het gesprek met het departement was dat 20% van dat bedrag variabel ingezet kan worden over de jaren heen via reserveopbouw. Dit biedt tot op zekere hoogte de mogelijkheid om de nieuwe aanvullende werking gradueel op te bouwen.

 3. Doelstellingen

Op basis van een traject met externe en interne stakeholders werden de uitdagingen en keuzes vertaald in zeven strategische doelstellingen voor de periode 2024-2028. Het ingediende beleidsplan ging uit van een vraag om een aanvullende subsidiëring van € 300.000. De toekenning van € 250.000 betekende dat er een lichte bijstelling nodig was van de doelstellingen die in het beleidsplan geformuleerd zijn. Enkele acties, die mogelijk voor projectsubsidie in aanmerking komen, werden geschrapt. Het uiteindelijke beleidsplan geeft richting aan onze ambities en maakt duidelijk hoe we verder willen groeien via 7 strategische doelstellingen (SD’s):.

 SD1. De Openbare Bibliotheek Brugge vormt een sterke collectie die een afspiegeling is van wat in of over Brugge geschreven of gedrukt werd. 

SD2. De Openbare Bibliotheek Brugge realiseert een gedifferentieerde publiekswerking met landelijke relevantie. 

SD3. De Openbare Bibliotheek Brugge verdiept de kennis over de collectie. 

SD4. De Openbare Bibliotheek Brugge zet structureel in op digitale transformatie in afstemming met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering. 

SD5. De Openbare Bibliotheek Brugge realiseert de erfgoedstudio als een ontmoetingsplek en dynamisch venster voor de erfgoedwerking. 

SD6. De Openbare Bibliotheek Brugge breidt haar netwerken en duurzame samenwerkingen verder uit. 

SD7. De Openbare Bibliotheek Brugge bouwt de organisatie verder uit, duurzaam en slagkrachtig. 

 De drie eerste strategische doelstellingen willen de basisfuncties (collectiezorg, onderzoek, publiekswerking) versterken en op een hoger niveau brengen. Aandachtspunten zijn de landelijke uitstraling van het Brugse boekenerfgoed, de samenwerking met de Brugse tot landelijke erfgoedinstellingen en de maatschappelijke verankering van de erfgoedfuncties. SD 4 en 5 geven de strategische beweging aan die de bibliotheek wil maken met deze structurele Vlaamse erkenning. Als Erfgoedbibliotheek willen we in eerste instantie volop inzetten op de verdere digitale transformatie, zowel om de processen en systemen duurzaam te maken als om de digitale beleving te innoveren. Daarnaast willen we de boekenerfgoedcollectie permanent zichtbaar maken in de hoofdbibliotheek. Onder de werktitel ‘Erfgoedstudio’ willen we een plek creëren waar het brede publiek uitgebreider kennis kan maken met de boekenerfgoedcollectie, maar er evenzeer terecht kan met vragen over de zorg voor boekenerfgoed en waar er ook kennis gedeeld kan worden. SD6 en SD7 richt zich op de werking als organisatie die we verder willen uitbouwen in een lokale en (inter)nationale samenwerking.

3. Aandachtspunten / voorwaarden

In haar besluit bevestigde de Vlaamse Regering de specifieke aandachtspunten die geformuleerd werden door de beoordelingscommissie.

- Zoek nadrukkelijker naar opportuniteiten om sociocultureel moeilijker bereikbare doelgroepen aan te spreken, ook buiten de scholenwerking.

Aanvullend formuleerde de Vlaamse Regering de volgende generieke aandachtspunten die gelden voor alle aanvragen:

- Blijf bij de uitvoering van de werking aandacht hebben voor de beleidsprioriteiten en aandachtspunten van de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed.

- Hou de financiering van de organisatie op peil. De extra ondersteuning door Vlaanderen mag niet tot gevolg hebben dat de inrichtende macht haar inbreng vermindert.

- Stem het digitale beleid van de organisatie af met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering. 

Deze aandachtspunten werden voor zover nodig geïntegreerd in het uiteindelijke beleidsplan en doelstellingen en maken ook deel uit van de verdere evaluatie van de werking door het departement.

4. Beheersovereenkomst 2024-2028

Op basis hiervan werd een beheersovereenkomst opgemaakt tussen de Vlaamse Regering en de Stad Brugge met betrekking tot de besteding van de verworven subsidie (zie bijlage). Die bevat het financieel engagement, de afgesproken doelstellingen, de aandachtspunten en enkele flankerende bepalingen, onder meer op het vlak van communicatie en topstukken.

5. Concrete zakelijke uitwerking noodzakelijk om de beheersovereenkomst te kunnen uitvoeren 

De bibliotheek bouwt de aanvullende werking in de loop van de periode 2024-2028 geleidelijk aan uit. In 2024 worden de programmator erfgoedstudio en de systeembeheerder aangeworven (cf. beslissingen KIWI). In dit eerste projectjaar is bijgevolg nog niet het volledige subsidiebedrag nodig voor personeels- en werkingskosten. Vanaf 2026 wordt een derde medewerker ter uitvoering van het beleidsplan aangesteld, nl. de wetenschappelijk medewerker digitale projectwerking en digitale branding. 

In jaar 1 en 2 van de subsidieperiode worden de uitgaven hierdoor lager geraamd dan de inkomsten. De drie volgende jaren zijn de uitgaven hoger dan de inkomsten. Op het einde van de periode 2024-2028 is de balans op deze manier in evenwicht. De Vlaamse Overheid voorziet de mogelijkheid om de middelen op deze wijze in te zetten (zie art. 10 van de subsidieovereenkomst).  

Onder voorbehoud van specifieke indexeringen en effectieve loonkosten, levert dit de volgende indicatieve raming op: 

Dankzij dit plan van aanpak kan de bibliotheek de doelstellingen van het beleidsplan realiseren en wordt de basis gelegd voor het duurzaam verder zetten ervan in de volgende beleidsperiode. 

Bij de raming van inkomsten en uitgaven werd rekening gehouden met de indexering die de Vlaamse Overheid voorziet: het deel lonen (70%) wordt geïndexeerd vanaf 2025 volgens de gezondheidsindex. Het deel werkingsmiddelen (30%) wordt geïndexeerd aan 75% gezondheidsindex.