Er werd een ontwerp van selectieleidraad opgemaakt door de projectgroep "horeca Brusk" bestaande uit de Hoofdcoördinator, Musea Brugge, Facilitair Beheer, Eigendommen.
Onderhavige selectieleidraad behelst de procedure met het oog op de kandidaatstelling en het toewijzen aan een concessionaris voor de horecazaak in BRUSK.
De procedure zal 3 fasen kennen:
1. Aanvraag tot deelneming/kandidatuur: hierbij wordt nagegaan of de inschrijver(s) voldoet(n) aan de gestelde selectievoorwaarden.
2. Indienen offerte: De toegelaten kandidaten wordt gevraagd om een voorstel in te dienen.
Stad Brugge heeft de mogelijkheid om alle, één of meerdere inschrijvers uit te nodigen voor één of meerdere onderhandelingsronde(n), teneinde het (de) offerte(s) te optimaliseren zodat het (deze) beter beantwoordt (beantwoorden) aan de vooropgestelde doelstellingen en ambities.
De voorstellen van de kandidaten zullen beoordeeld en vergeleken worden aan de hand van de volgende criteria:
Toewijzingscriterium 1: Kwaliteit van exploitatievoorstel en investeringsvoorstel (60/100 punten)
Bij de beoordeling van dit criterium zal de Stad Brugge rekening houden met de mate waarbij de voorgenomen exploitatie inspeelt op de gewenste belevingswaarde en kwalitatieve uitstraling van de uitbating, en de kwaliteit van de investeringen en de aansluiting bij het geheel van de museumsite BRUSK.
Dit criterium zal kwalitatief beoordeeld worden (zeer goed 60p. – goed 50 p. – matig 40p. – zwak 30p. – onvoldoende 20p. – zeer slecht 10 p.).
Toewijzingscriterium 2: Financieel (40/100 punten)
Bij de beoordeling van dit criterium zal de Stad Brugge rekening houden met de haalbaarheid van de voorgestelde exploitatie; de onderbouw van het businessplan (marktanalyse, exploitatie (beheer management, openingstijden, ….), prognose vaste en variabele kosten en gepland budget, groeipad, prijsstrategie, break-even punt, cash-flow), de risico – factoren waarmee is rekening gehouden in het financieel plan en de waarborgen die kunnen worden geboden, de sterke punten en troeven waarmee de exploitatie zal uitpakken, de vaste en de variabele concessievergoeding.
Dit criterium zal kwalitatief beoordeeld worden (zeer goed 40p. – goed 32 p. – matig 25p. – zwak 20p. – onvoldoende 15p. – zeer slecht 5 p.).
De beoordeling van de offertes zal gebeuren door:
Musea Brugge: directeur Musea Brugge: dhr. Bart Geernaert
Hoofdcoördinator: dhr. Steve Demulder;
Facilitair Beheer: dhr. Rocky Zutterman en Mevr. Ramona Nicolaescu;
Financiële Dienst: dhr. Stijn Zonnekein, financieel expert;
Dienst Eigendommen: dhr. Andy Luypaert
2 Externe leden :
mevr. Anne Gorthmanns - Eigenares van diverse vastgoedportefeuille met horeca ( oa Strandhotel Cadzand NL).
BV Wine Media - Horeca Management Consultancy Brugge met zaakvoerder Fabian Scheys en dhr. Guido Francque.
De externe leden beoordelen de ingediende offertes en wonen de presentaties bij en adviseren normaliter éénmalig. Indien noodzakelijk kan hen gevraagd worden om bepaalde onderhandelingen bij te wonen.
Voor de externe leden dient te worden voorzien in een vergoeding van 150 euro/uur (incl. BTW) + kosten (verplaatsingskosten, eventuele verblijfskosten,...) voor de geleverde prestaties (thuisvoorbereiding niet inbegrepen). De vergoedingen worden uitbetaald aan de hand van een vooraf goed te keuren onkostennota met verantwoording.
Het verslag van de beoordeling (met ondersteuning projectsecretariaat Museum en Kunst site) zal daarna aan het College van Burgemeester en Schepenen worden voorgelegd met een voorstel tot beslissing.
3. Toewijzen van de opdracht: De concessie wordt toegewezen aan de inschrijver die het hoogste aantal punten behaalt.
De onderhandelde overeenkomst(en) op basis van de ingediende en besproken voorstellen zullen ter goedkeuring aan de beslissingsorganen worden voorgelegd en vervolgens worden afgesloten.
Het toekennen van dit concessierecht betreft geen overheidsopdracht, wel een concessie.
Bijgevolg is de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten en uitvoeringsbesluiten van toepassing.
De concessie zal worden toegewezen door de organisatie van een bijzondere plaatsingsprocedure, conform de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten (en uitvoeringsbesluiten), gezien er mee rekening is gehouden dat de waarde van de finale concessie de in deze wet opgenomen drempel kan overschrijden. Deze bijzondere plaatsingsprocedure beantwoordt in het bijzonder aan de voorwaarden opgelegd door artikel 38 van de concessiewet, waarvan de tekst als volgt luidt:
“De aanbesteder mag vrij de procedure die tot de keuze van de concessiehouder leidt, naar eigen goeddunken organiseren, mits de bepalingen van deze wet worden nageleefd.
De plaatsingsprocedure van een concessie moet zodanig worden opgesteld dat de in de artikelen 24, eerste lid en 25, paragraaf 1, genoemde beginselen worden geëerbiedigd. Met name verstrekt de aanbesteder tijdens de plaatsingsprocedure van een concessie geen informatie op een discriminerende wijze die sommige kandidaten of inschrijvers kan bevoordelen boven andere.”
Er wordt gekozen voor een duurtijd van de concessie van 15 jaar met de mogelijkheid tot eenmalige verlenging van 5 jaar, om zo de concessionaris de noodzakelijke kans te geven de investeringen terug te kunnen verdienen. Er zal in de concessieovereenkomst worden voorzien in maximale continuïteit van de uitbating mocht de concessionaris zijn activiteiten (moeten) stopzetten, daarnaast zal er ook voorzien worden in een specifieke regeling voor een eventuele overdracht gedurende de looptijd.
Indicatieve timing:
De bijgevoegde "leidraad voor de concessie van de horecazaak in BRUSK" en plaatsingsprocedure wordt goedgekeurd.
Ondertussen wordt alternatieve piste van eigen uitbating onderzocht.