2024_GR_00169 - Informatica - raamovereenkomsten 2024-2030 - wijze van gunnen - selectieleidraden 01 Desktopapparatuur en 02 Licenties - goedkeuring.

Het huidige contract blijk opnieuw een succesvol verhaal te zijn: het raamcontract van Stad Brugge is alom gekend bij steden, gemeenten, ocmw’s, politiezones alsook verschillende Vlaamse entiteiten en ziekenhuizen. De nieuwe marktbevraging willen we wijzigen op vier vlakken:

• Er zal niet één contract met heel wat percelen in de markt gezet worden, maar meerdere aparte contracten. Hierdoor kan de workload in de tijd wat gespreid worden.
• De scope en doelgroep van afnemers zal beter omschreven worden, deze bleek bij het vorige contract iets te breed.
• Voor één contract (desktopapparatuur) gaan we samenwerken met het Facilitair Bedrijf van Vlaanderen via een occasionele samenwerking; dit werkt versterkend omdat zij heel wat expertise hebben (ook wat betreft onderhandelingen), juridische ondersteuning bieden, de workload meer verdeeld wordt en we van een groter schaalvoordeel kunnen genieten (lees: lagere prijzen). Voor een tweede contract (licenties) krijgen we administratieve ondersteuning en wordt er achterliggend onderhandeld met Microsoft zodat ook daar een optimale prijszetting gerealiseerd kan worden.
• We zullen als initiatiefnemer van het contract een billijke vergoeding vragen van 1%; Behalve voor het perceel licenties waar dit minder zal zijn omdat de marges daar al heel laag liggen en zo het risico dat men elders zal afnemen verhoogt. Dit percentage werd op voorhand breed afgetoetst en er werd ook een juridisch advies gevraagd bij Publius Advocaten cvba. De vergoeding moet in verhouding zijn tot de gemaakte kosten. Het voorgestelde percentage blijkt billijk te zijn en vermijdt ook extra complexiteit met betrekking tot BTW wetgeving. De mogelijke afnemers werden ook al over dit percentage op de hoogte gebracht op het moment dat gevraagd werd of ze opnieuw wensen deel te nemen en hun indicatieve raming van afname bezorgden.

Werkwijze en procedure:

Er werd een enquête uitgestuurd naar de huidige afnemers met de vraag wie opnieuw interesse heeft om af te nemen. Hierbij werden zij op de hoogte gesteld van de nieuwe werkwijze en de gevraagde vergoeding. 371 Entiteiten hebben hierop geantwoord (lijst toegevoegd in bijlage). De potentiële afnemers, naast de Groep Brugge, werden als volgt gedefinieerd:

1. De 300 huidige steden, gemeenten en OCMW’s in Vlaanderen of een nieuwe gefusioneerde entiteit of samenwerkingsverband bestaande uit minstens twee van de eerder bestaande steden, gemeenten of OCMW’s (vb. nieuwe gefusioneerde gemeenten of een referentieregio zoals goedgekeurd door de Vlaamse regering);
2. Gemeentelijke/OCMW welzijnsvereniging of autonome zorginstelling op Vlaams grondgebied;
3. Lokale Politiezones in Vlaanderen;
4. Verzelfstandigde gemeentelijke of stedelijke entiteiten zoals autonome gemeentebedrijven (AGB), stedelijke vzw’s of door de stad of gemeente georganiseerd onderwijs verbonden aan deze uit punt 1;
5. Deelnemers aan het vorige contract (2019-2024) die niet onder bovenstaande categorieën vallen en die hun interesse tot afname hernieuwen.

Voor het contract 1 ICT Desktopapparatuur is het aantal potentiële afnemers ruimer, gezien de samenwerking met het Facilitair Bedrijf.

Volgende contracten werken we uit:

1. ICT Desktopapparatuur (via occasionele samenwerking Facilitair Bedrijf Vlaanderen);
2. Licenties (administratieve ondersteuning Facilitair Bedrijf Vlaanderen);
3. Glasvezel (onder voorbehoud);
4. Consultancy;
5. ICT Infrastructuur;
6. Multimedia uitrusting.

Voor elk contract kiezen we voor een mededingingsprocedure met onderhandeling die nationaal en Europees wordt gepubliceerd.

Dit dossier betreft de goedkeuring van de selectieleidraad voor contract(en) 01 ICT Desktopapparatuur en 02 Licenties 

Het technisch bestek wordt op een later tijdstip voorgelegd aan het college en gemeenteraad. 

Het betreft telkens een raamovereenkomst voor drie jaar, driemaal met één jaar (stilzwijgend) verlengbaar. De motivatie voor de termijn wordt toegelicht in de selectieleidraad.

De opgenomen ramingen zijn louter indicatief in functie van het Visum voor de procedure. Het betreft een maximale waarde van het contract voor de volledige duurtijd (conform nieuwe wetgeving), waarbij ook een marge voor groei voorzien is. Het dossier betreft een principe tot wijze van aankoop. Voor elke toekomstige gunning zal een collegenota voorgelegd worden of een bestelbon opgemaakt; dit binnen de budgetten die op dat moment beschikbaar en goedgekeurd zijn.