2024_GR_00201 - Informatica - mobiele telefonie 2024-2030 - goedkeuring.

Huidige situatie:

Stad Brugge biedt aan het personeel die dit nodig heeft een abonnement aan - het standaardpakket heeft een kostprijs van 4,99 euro per maand exclusief btw. Dit is een bundel en bestaat uit 200 belminuten en 2GB data. Een hoger/duurder abonnement kan afgenomen worden mits eigen inbreng van de medewerker bovenop het standaardpakket, dit via split billing. Meerverbruik buiten de bundels is echter vrij duur. Deze abonnementen worden beheerd door Dienst Informatica.

Het meerverbruik van deze abonnementen bovenop de standaard bundel is door het personeelslid zelf op te volgen. Daarnaast is er maandelijks ook een opvolging van deze door Dienst Informatica waarbij indien nodig er ingrepen uitgevoerd worden ten behoeve van het personeel. Dit kunnen zaken zijn zoals tijdelijk het abonnementstype aanpassen, extra bundels toevoegen om een te hoog verbruik te compenseren aangezien dit zo goedkoper uitvalt.

Er zijn op heden ongeveer 600 personeelsleden met een abonnement. Er is jaar na jaar meer vraag naar abonnementen voor de personeelsleden vanuit de diverse diensten.

Er zijn op heden ongeveer 280  abonnementen voor toestellen (bijvoorbeeld tablets bij diensten, iPads gemeenteraadsleden, liften, 4G routers, voertuigen,...) die via een simkaart van Telenet verlopen. Daarnaast hebben andere diensten, ook een assortiment simkaarten (enkel data) die zij in eigen beheer hebben, bijvoorbeeld Facilitair Beheer voor de werking van de beveiliging. 

Ook voor de data only abonnementen is er jaar na jaar een stijging in aantallen en verbruik.

De huidige gemiddelde kostprijs voor het Stadsbestuur bedraagt tussen 6500 en 7500 euro per maand (enkel de abonnementen in beheer door Dienst Informatica).

Einddatum huidige contract:

In het College van Burgemeester en Schepenen van 18 juni 2018 werd de mobiele telefonie gegund aan Nextel NV, nadien opgegaan in Telenet BV. De sluiting van de opdracht gebeurde via aangetekende brief dd. 18 juli 2018. Dit contract was voor 6 jaar en loopt dus in juli van dit jaar ten einde.

Keuze voor het Telecomcontract Vlaamse Overheid:

De prijzen binnen het perceel van het telecomcontract zijn lager dan deze uit ons huidige contract. Het is onwaarschijnlijk dat wij via een eigen marktbevraging nog interessantere prijzen zouden bekomen. Door via een bestaand raamcontract te werken, hoeven wij er bijkomend ook zelf geen extra te organiseren.

De dekking zou volgens gegevens van het BIPT beter zijn dan de dekking van Telenet. Orange werkt immers samen met Proximus voor het beheer van de antennes en zij hebben de beste dekking in België.

Looptijd:

Dit perceel is gegund aan Orange Belgium NV en is gestart op 22 augustus 2023 met een looptijd van 5 jaar die 2 maal stilzwijgend verlengd kan worden met 1 jaar. De uiterlijke looptijd is bijgevolg tot 22/08/2030.

OCMW Brugge:

Het OCMW Brugge zal ook intekenen op dit contract.

Family and Friends:

In tegenstelling tot het huidige, aflopende, contract met Telenet is er bij het Telecomcontract Vlaamse Overheid geen optie voorzien voor Family and Friends abonnementen.

Er zijn op heden ongeveer een 100-tal van deze contracten lopende, via 70 unieke personeelsleden (een personeelslid kan voor verschillende gezinsleden een contract afsluiten).

Van deze 70 personeelsleden, krijgt ongeveer de helft het abonnement vanuit het stadsbestuur, de andere helft is een privé abonnement.

De collega's die hiervan gebruik maken zullen geïnformeerd worden. Dit zal in samenspraak met P&O gebeuren.

Timing en impact overschakeling:

We plannen de omschakeling te laten gebeuren voor de aanvang van de zomerperiode (eind juni). Dit zal in samenspraak met Orange gebeuren.

Kostprijs:

Het nieuwe contract verschilt op een aantal aspecten met het vorige:

• Lagere kostprijs
• Geen standaard vaste bundelprijs maar facturatie per verbruik (voor data)
• Onbeperkt bellen is standaard
• Geen Family & Friends

De opzet van het contract is dus iets anders, waardoor het aanbod zal wijzigen:

• We voorzien een tussenkomst van de stad van 3GB naast het onbeperkt bellen. Dit voor een bedrag van 2,73 euro exclusief btw (3,30 euro inclusief btw)
• In het nieuwe abonnement wordt gefactureerd op het effectief verbruik (pay per use): facturen kunnen hierdoor variëren. Indien een personeelslid minder dan de voorziene 3GB data verbruikt zal de kost dus lager zijn, want niet de volledige vergoeding zal gefactureerd worden. 
• Indien een personeelslid meer verbruikt dan 3GB, zal dit via split bill persoonlijk aangerekend worden. Door de vaste prijs per GB (0,4096 euro exclusief btw) zullen de kosten niet zo hoog oplopen zoals mogelijk was via het huidige contract. Het personeelslid kan het verbruik eenvoudig opvolgen via een App van Orange. 
• Er zijn extra opties beschikbaar via het contract zoals onbeperkt data en maandelijkse of tijdelijke bundels buiten de EU.

We schatten in dat de totale kostprijs iets lager zal liggen dan het vorige contract waardoor het huidig voorziene budget volstaat. 

Binnen het contract zijn er voldoende formules beschikbaar om aan de vereiste noden van het stadsbestuur te voldoen. 

Er zijn gesprekken lopende tussen ICT en P&O om na te gaan of een stuk van het vrijgekomen budget gebruikt kan worden om personeelsleden die niet in aanmerking komen voor BYOD een basis abonnement onbeperkt bellen aan te bieden (0,50 euro inbreng door stadsbestuur) te geven. Zij zouden dan de mogelijkheid hebben om mits eigen inbreng van 1 euro ook data te verkrijgen tegen dezelfde lage kostprijs (0,4096 euro exclusief btw). 

Daarnaast gaan we na of in de toekomst collega’s die buiten BYOD vallen, tegen een goedkoper tarief toestellen kunnen aankopen; Dit via een nog te voeren marktbevraging, in samenwerking met de regio. Er wordt nog een pakket van voordelen uitgewerkt naar het personeel die niet in aanmerking komt voor een BYOD regeling.