Algemeen:
De Groep Brugge heeft nu een overeenkomst met B-Post voor de postbedeling via de raamovereenkomst van de VVSG waar de Groep Brugge sinds begin februari 2023 bij is aangesloten. De postbedeling is hiermee gegarandeerd voor vier jaar, tot januari 2026.
Door hiervoor te kiezen, werd de huidige werking verder gezet. De eigen raamovereenkomst van de stad Brugge was namelijk ook bij B-Post zodat de voorwaarden en tarieven gelijkaardig zijn gebleven. Tot op heden zijn zowel de stad als de politie ook zeer tevreden over de dienstverlening door B-Post.
Het OCMW heeft eveneens beslist om mee over te stappen naar de VVSG maar heeft tot het einde van hun overeenkomst (eind 2023) voorlopig nog beroep gedaan op de dienstverlening van Easypost om dan vanaf januari 2024 af te nemen van de raamovereenkomst van de VVSG. Ondertussen heeft er reeds een opstartvergadering plaatsgehad tussen het OCMW en B-Post om de overstap naar de raamovereenkomst van de VVSG praktisch te regelen.
Doordat CREAT ondertussen in de loop van 2023 eveneens een raamovereenkomst heeft uitgeschreven voor de postbedeling, gegund aan Easypost, biedt er zich een nieuwe mogelijkheid van dienstverlening in de postbedeling aan. Ook AZO heeft een raamovereenkomst uitgeschreven, enerzijds voor de gewone postbedeling (perceel 1); anderzijds voor de digitale post (perceel 2). Beide zijn gegund aan Easypost.
Modaliteiten van de dienstverlening:
We moeten rekening houden met drie soorten dienstverlening:
1. Clean mail: dit is de gewone post die in zakken wordt aangeboden op de afgesproken afhaalpunten en door de dienstverlener wordt opgehaald en verwerkt voor bedeling door B-Post
2. Direct mail (mass post): dit zijn grote volumes van gestandaardiseerde post zoals flyers, brochures en dergelijke. Deze worden door de bodes zelf tot bij een verwerkingspunt van B-Post gebracht zodat deze aan een goedkoper tarief zijn onderworpen.
3. Digipost: via dit systeem wordt een brief met adressen opgeladen waarna het door de dienstverlener wordt geprint, geplooid, in enveloppe gedaan, geadresseerd en gefrankeerd. In sommige gevallen wordt dit ook digitaal bezorgd aan de burger. Ook hier kan dit aan voordelige tarieven en houdt tevens een besparing in van printkosten en arbeidsuren.
Momenteel is in de raamovereenkomst van de VVSG enkel de Clean Mail voorzien (via B-Post). Ook de raamovereenkomst van CREAT voorziet enkel de Clean Mail (via Easypost). De raamovereenkomst van AZO bevat twee percelen, enerzijds clean mail, anderzijds digipost (beide via Easypost).
Het is interessant om de mogelijkheid van digipost verder te onderzoeken. Dit gebeurt door de medewerkers van organisatiebeheer in samenwerking met de communicatiedienst.
Indien zou worden overgestapt naar een andere raamovereenkomst afgesloten met Easypost, moet nog rekening worden gehouden met de volgende elementen bij de keuze tussen de raamovereenkomst van CREAT of de raamovereenkomst van AZO:
Op basis van deze elementen, lijkt het aanwezen om eerder af te nemen van de raamovereenkomst van CREAT indien wordt beslist om over te stappen naar een andere raamovereenkomst voor de postbedeling.
Financieel:
De frankeertarieven zijn wettelijk vastgelegd (zie website B-Post - tarieven voor 2024: zie bijlage).
De behandelingskosten en afhalingskosten kunnen wel verschillen.
Momenteel is er voor de portkosten van de stad op het budget van de secretarie jaarlijks 450.000 euro voorzien in het meerjarenplan. Er wordt echter vastgesteld dat dit niet altijd voldoende is:
2020: 450.000 euro voorzien - 346.162 euro geboekt;
2021: 450.000 euro voorzien - 470.379 euro geboekt;
2022: 450.000 euro voorzien - via BW opgetrokken naar 586.500 euro -576.869,46 geboekt
2023: 450.000 euro voorzien - tot op heden 515.726,85 euro geboekt (tekort opgevangen via interne verschuivingen)
Daarnaast zijn er nog diensten die een eigen budget hebben voor portkosten, zoals fiscale en financiële diensten, toerisme, mobiliteit (nav het terug in eigen beheer nemen van de parkeerwinkel).
B-Post bezorgt elk jaar een schrijven met verwijzing van de nieuwe tarieven. Deze worden elk jaar verhoogd.
Ondertussen werd bij Mintus vastgesteld dat door de overstap van Easypost naar B-Post via de raamovereenkomst van de VVSG dit zou leiden tot een meerkost van 0.25 euro per omslag.
Door aan te sluiten bij de raamovereenkomst van Creat of AZO, gegund aan Easypost, zou volgens hen een besparing kunnen worden gerealiseerd van ca. 132.000 euro/jaar voor stad Brugge en Mintus samen (zie bijlage simulatie).
Ook op basis van een factuur van de stad Brugge van januari 2024 blijkt dat er een besparing is indien postbedeling via Easypost verloopt (zie ook bijlage).
De besparing heeft te maken met de handling (voorbereiding) van de uitgaande post. Easypost doet de voorbereiding zoals adrescontrole, toewijzen aan juiste zone voor bedeling, frankering,...Op elke brief wordt een barcode geplakt met alle nodige gegevens voor een vlotte bedeling door B-Post. Door de grote volumes die Easypost aanbiedt met deze voorbereiding, biedt B-Post een korting aan aan Easypost. Een deel van die korting gaat uiteraard naar Easypost zelf maar een deel wordt ook toegekend aan hun klanten. Op die manier kan Easypost een goedkopere dienst verlenen aan hun klanten dan B-Post.
Er dient daarnaast nog rekening te worden gehouden met de volgende elementen:
1. Er is mogelijks een meerkost voor een foutief aangeleverde aangetekende zending of voor een zending zonder retouradres. Dergelijke meerkost kan uiteraard vermeden worden door de nodige zorgvuldigheid aan de dag te leggen bij het klaarmaken van de briefwisseling voor verzending.
2. Wat betreft de verzending van pakjes, is Easypost ook goedkoper dan B-Post voor pakjes tot 5 kg. Voor pakjes in de categorie 5-10 kg is Easypost duurder dan B-Post.
Juridisch:
Momenteel is de groep Brugge aangesloten bij de raamovereenkomst van de VVSG. Wat betreft de mogelijke opzeg van deze raamovereenkomst, moet worden vastgesteld dat er geen uitdrukkelijke opzegmogelijkheden zijn.
Daarbij geldt de volgende bepaling inzake de uitvoeringstermijn:
"Zowel het raamcontract als de individuele contracten voor universele postdiensten hebben een duurtijd van 48 maanden en dit vanaf de sluiting van het raamcontract, respectievelijk de sluiting van het individueel contract voor universele postdiensten."
Anderzijds bevat het bestek ook een bepaling inzake de non-exclusiviteit van de dienstverlener van het raamcontract:
"De sluiting van het raamcontract alsook de sluiting van een individueel contract voor universele postdiensten geeft de dienstverlener geen exclusiviteitsrecht. De opdrachtgever heeft het recht gedurende de looptijd van het raamcontract prestaties identiek en/of analoog aan deze beschreven in het bestek te laten uitvoeren door (een) andere dienstverlener(s). De dienstverlener aangesteld in het kader van dit bestek kan op grond van deze omstandigheid geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding"
Volgens de VVSG impliceert dit dat de overeenkomst dus van rechtswege afloopt en dat er niet is voorzien in een echte opzegtermijn maar dat het in elk geval geen probleem zou mogen geven als de groep in 2024 (of later) een andere dienstverlener zou hebben omdat de raamovereenkomst niet voorzag in een exclusiviteitsrecht.
In onderling overleg wordt voorgesteld om de raamovereenkomst van de VVSG niet op te zeggen (wat overigens juridisch niet kan), maar gewoon te laten weten dat we voorlopig niet meer afnemen via deze raamovereenkomst. Dit biedt het voordeel dat we steeds kunnen terugkeren naar de raamovereenkomst van de VVSG mocht de evaluatie van de postbedeling via CREAT ongunstig uitvallen. Ook de contactpersoon van CREAT heeft namelijk laten weten dat de contracten van CREAT niet-exclusief zijn. Dit betekent dat we ook zonder problemen zouden kunnen stoppen met afnemen van CREAT en terugkeren naar de VVSG.
Met Groep Brugge overstappen naar de raamovereenkomst van CREAT voor de fysieke postverdeling. Met jaarlijkse evaluatie door de 3 partners van Groep Brugge.
Ondertussen voor de stad Brugge verder de mogelijkheden van digitale postbedeling laten onderzoeken door de collega's van organisatiebeheer.