2025_RMW_00022 - Algemeen directeur - organisatiestructuur Groep Brugge - goedkeuring.

Het college van burgemeester en schepenen nam op 6 november 2023 akte van de KASS-EI-nota. Bijkomend werd de opmaak van een nieuwe organisatiestructuur met 7 kapstokken goedgekeurd. Het clusteroverleg van de Stad en het directieteam van de OCMW-groep gingen hiermee onder leiding van de algemeen directeur en de adjunct-algemeendirecteur aan de slag en werkten een eerste voorstel uit. Op 21 maart 2024 werd dat eerste voorstel aan de diensthoofden van de Stad en de OCMW-groep voorgelegd. Het was trouwens voor het eerst dat de diensthoofden van deze 2 organisaties werden samen gebracht. Na de bespreking van dat eerste voorstel volgden er individuele gesprekken met een aantal diensthoofden, en werkten het clusteroverleg en het directieteam een bijgewerkt voorstel uit. Dat werd op 29 april 2024 gefinaliseerd en op 30 mei 2024 aan de diensthoofden van de Stad en de OCMW-groep gepresenteerd. 

Parallel daaraan werd onder leiding van de personeelsdirecteurs van de Stad en de OCMW-groep nagedacht over een goed werkbare en financieel solide piste voor de integratie van de shared services.

Beide oefeningen samen werden afgerond ruim na de zomervakantie en dan werd ervoor geopteerd de gemeenteraadsverkiezingen van 13 oktober 2024 af te wachten in de hoop dat er snel zicht zou komen op de bevoegdheidsverdeling. Dat is er ook gekomen. De nieuwe bestuursploeg werd immers op 18 oktober voorgesteld. Dit bood de opportuniteit om het voorstel van de nieuwe organisatiestructuur hier zoveel mogelijk op af te stemmen.

Bijkomend werd vanuit de nieuwe meerderheid het volgende meegegeven waarmee in deze oefening rekening moest worden gehouden:

• Inkanteling van het OCMW in de Stad binnen de 3 jaar.
• Communicatie wordt gecentraliseerd binnen de dienst Communicatie en Citymarketing.

Het voorstel voor een nieuwe organisatiestructuur

Bij de opmaak van dit voorstel werden volgende uitgangspunten gehanteerd:

• Een sterke KLANTGERICHTE benadering van de organisatie, zodat elke klant, de burger, de bezoeker, de ondernemer én de interne klant duidelijk zijn of haar weg vindt;
• BEHOUDEN wat goed loopt;
• Streefdoel is de maximale SAMENWERKING tussen en met diensten, clusters, organisaties, … te bevorderen. Waar nodig worden diensten samengevoegd en geïntegreerd;
• Alle diensten, groot en klein, kennen een DUIDELIJKE plaats in de organisatiestructuur. Alle producten, diensten en services die logischerwijze samen horen, worden samengebracht;
• Elke cluster wordt AANGESTUURD door 1 clusterhoofd die de diverse diensten in het clusteroverleg vertegenwoordigt;
• De organisatiestructuur is FUTUREPROOF en wendbaar. Ze is er altijd op gericht te komen tot een zo performant en efficiënt mogelijke organisatie. 

De clusters

Het college keurde op 6 november 2023 volgende benamingen van de 7 clusters goed: omgeving, publieke ruimte, zorg en welzijn, veiligheid, ontspannen, klant en shared services.

Op basis van de verschillende besprekingen die er ondertussen gebeurden, en de bevoegdheidsverdeling, zouden daar enkele wijzigingen op worden aangebracht. Het aantal clusters blijft gelijk.

• Omgeving wordt Ruimte en Economie.
• Publieke ruimte wordt Openbaar domein.
• Zorg en Welzijn blijft Zorg en Welzijn.
• Veiligheid gaat deel uitmaken van Organisatie en Coördinatie.
• Ontspannen wordt Cultuur, Vrijetijd en Onderwijs.
• Klant blijft Klant.
• Shared services wordt Intern Organisatiebeleid.

De clusters en de diensten

Zoals eerder aangegeven werd op insteek van het clusteroverleg Stad en het directieteam OCMW-groep met de diensthoofden van beide organisaties afgestemd om de diensten onder de 7 clusters te verdelen. De recente bevoegdheidsverdeling deed ons het oorspronkelijke voorstel nog wat bijspijkeren. Uiteindelijk kwamen we tot onderstaand voorstel:

1.    Organisatie en coördinatie

De algemeen directeur zorgt in samenwerking met zijn team (team AlDi) voor een goede ORGANISATIE EN COÖRDINATIE. Dit gebeurt door de strategische voorbereiding, data en meerjarenplanning en diverse programma’s goed op te volgen, waaronder ook het Europees beleid (o.a. via subsidies en Europese aangelegenheden). Ook interne organisatiebrede projecten en organisatieontwikkeling worden in goede banen geleid (Strategie & Organisatie). Noodplanning en crisisbeheer i.s.m. onder meer Politie en Hulpverleningszone, krijgt hier ook zijn plaats. Alles wat Regiowerking betreft wordt ook vanuit de cluster geleid. De grootschalige stadsbrede projecten worden gecoördineerd door Projectcoördinatie waaronder overigens ook de opvolging van de haven en gebiedswerking Zeebrugge worden ondergebracht. De voorbereiding en het verloop van de besluitvorming door de politieke organen verloopt op een juridisch correcte manier via de Secretarie. 

Ook Mobiliteit staat o.a. samen met Politie en Projectcoördinatie in voor een sterk mobiliteitsverhaal met veilig verkeer, parkeren, openbaar vervoer, …

Preventie en samenleven vindt hier ook haar plaats: het luik ‘Preventie’ met o.a. de werking van de gemeenschapswachten en alles wat met criminaliteitsbestrijding en (preventief) omgaan met overlastfenomenen te maken heeft, goed gebruik openbaar domein (tegengaan van zwerfvuil, overhangend groen) en de Gemeentelijke Administratieve Sancties (GAS) en het luik ‘Samenleven’ met het buurt- en vrijwilligerswerk, diversiteit en lokaal mondiaal. 

Betrokken partners: 

• GIDPBW staat in voor preventie en bescherming op het werk via gezondheidstoezicht, risicobeheersing en psychosociale aspecten.
• Politie en de Hulpverleningszone   worden evident niet aangestuurd door de algemeen directeur, maar hangen sterk samen met deze cluster en staan meerbepaald in voor veiligheid op het openbaar domein en in de buurten, handhaving verkeer(s)veiligheid en wegvergunningen, bestrijding criminaliteit, brandpreventie en brandbestrijding, … 

2.    Klant

CLUSTER KLANT staat in voor een kwalitatieve klantgerichte en deskundige dienstverlening voor elke klant (burger, ondernemer, bezoeker, …). 

Enerzijds biedt de cluster Klant dienstverlening aan rond geboorte, overlijden, nationaliteit, … (materie Burgerzaken) en anderzijds ook stadsbrede publieksinformatie en dienstverlening rond rijbewijzen, identiteitskaart, vuilniszakken, … (Bevolking). Cluster Klant bewaakt ook de kwaliteitszorg van de Groep Brugge door een standaard uit te zetten op vlak van klantgerichte dienstverlening binnen de organisatie en diensten te ondersteunen bij het behalen van die standaard. Ook werkt ze aan administratieve vereenvoudiging (team organisatiebeheer wordt hierbij voor dat specifieke luik deels toegevoegd) (Klantgerichte Dienstverlening en Administratieve vereenvoudiging). Daarbij beheert de cluster het meldpunt waar alle meldingen verzameld en beheerd worden.  

Betrokken partner: 

Ombuds behandelt klachten over de Brugse stadsdiensten, het OCMW, de lokale politie en de intercommunales op het Brugs grondgebied.

3.    Ruimte en Economie

CLUSTER RUIMTE EN ECONOMIE behelst stadsontwikkeling en monumentenzorg met o.a.  omgevingsvergunningen, ruimtelijke planning (ruimtelijke ordening), handhaving ruimte en het beleid rond monumentenzorg en erfgoed. 

Daarnaast is er het woonbeleid, het beleid op vlak van klimaat(mitigatie), energie en leefmilieu (met stadslabo, geluidsvergunningen en handhaving milieu).

Dierenwelzijn behoort ook tot deze cluster.

Tot slot vallen het beleid rond economie (tewerkstelling, KMO, winkelstad, ambulante handel en kermissen, sociale economie), landbouw en visserij en toerisme onder deze cluster. 

Betrokken partner: 

BMCC is het beurs-, meeting- en congrescentrum voor bijzondere events, congressen en beurzen.

4.    Intern Organisatiebeleid

CLUSTER INTERN ORGANISATIEBELEID staat in voor de ondersteuning van alle diensten in het voorzien van middelen zijnde medewerkers, budget, bricks, bytes, communicatie, informatie en juridisch advies (bv. burgemeestersbesluiten, adviezen op reglementen,… ). 

Deze cluster behelst Personeel en Organisatie, Facilitair Beheer (schoonmaak & catering, economaat, magazijn, wagen-en fietspark, technieken, veiligheid & beveiliging, bouwprojecten), Patrimonium (team vastgoed/eigendommen), ICT (met inbegrip van smart city), Overheidsopdrachten, Communicatie en Citymarketing (met inbegrip van protocol en events), Financiën, Algemeen bestuur (verzekeringen, juridische cel en kerkfabrieken).  

Alle diensten binnen Intern Organisatiebeleid worden cf. advies van de beide personeelsverantwoordelijken samengevoegd en ingekanteld binnen het OCMW (in functie van behoud middelen sociale maribel). ICT en Financiën worden eerst samengevoegd, net zoals communicatie en citymarketing. De overige volgen binnen een termijn van 3 jaar. Zie verder onder het luik ‘Shared services’. 

5.    Zorg en Welzijn

CLUSTER ZORG EN WELZIJN betreft zorg gerelateerde materie en sociale zaken /maatschappelijke dienstverlening/OCMW (welzijn).

Onder ‘Welzijn’ valt het Lokaal Sociaal Beleid (flankerend onderwijsbeleid, senioren, personen met een beperking, gezondheid), maar ook inkomensgerelateerde domeinen zoals het lokaal opvanginitiatief (LOI), schuldhulpverlening, trajectbegeleiding leefloon en enkele projectwerkingen.

Tenslotte zijn er een aantal welzijnsverenigingen die verbonden zijn aan het OCMW (vereniging SPOOR, WOK en ‘t SAS).

Welzijn zien we als het OCMW dat binnen 3 jaar wordt ingekanteld bij de Stad.

Onder ‘Zorg’ valt Mintus (en verenigingen). Ook de dienstencentra/buurtcentra maken hier deel van uit.

Tussen de Stad en Mintus (en de verenigingen en de dienstencentra/buurtcentra) wordt voor de totaliteit van taken een beheersovereenkomst opgemaakt. 

6.    Cultuur, Vrijetijd en Onderwijs

De CLUSTER CULTUUR, VRIJETIJD EN ONDERWIJS staat in voor een bruisend cultureel, vrijetijds-, onderwijs- en kunstenaanbod door werk te maken van een evenementenbeleid en – vergunningen (met inbegrip van evenementenbeleid, vergunningen op de openbare weg, de uitleendienst, ambulante handel en kermissen en zaalverhuur), een cultuurbeleid, een sterk jeugd- en sportbeleid, stedelijk onderwijs, archief, kunst en tentoonstellingen (Musea met inbegrip van Erfgoedcel en kostuumatelier), culturele voorstellingen (Cultuurcentrum) en een bibliotheekwerking.

Betrokken partners: 

• Brugge Plus brengt leven in de stad en de wijken, met kwalitatieve evenementen en projecten.
• Entrepot is een creatieve vrijhaven voor jongerencultuur.
• Raakvlak is een Intergemeentelijke dienst Archeologie Brugge en Ommeland.
• Stedelijk basis-, secundair-, volwassen- en deeltijds kunstonderwijs.

7.    Openbaar domein

CLUSTER OPENBAAR DOMEIN staat in voor beheer en onderhoud van het openbaar domein.

Ontwerp Openbaar Domein, goed en duurzaam Beheer Openbaar Domein (met klimaatadaptatie) en natuur-en milieueducatie vallen hier onder (Beisbroek en Zeven torentjes), net als begraafplaatsen en Uitvaart. 

Om te verwijzen naar de termen die vroeger werden gebruikt, gaat het hier over openbare werken, wegen, groen en stadsreiniging.

Betrokken partner: 

Crematorium

Een schematische voorstelling is terug te vinden in bijlage 1. 

De (ambtelijke) aansturing

Rond de aansturing besliste het college van burgemeester en schepenen op 6 november 2023 het volgende:

“Voor deze nieuwe clusters worden clusterhoofden voorzien op niveau A9. Deze operatie moet budgetneutraal zijn (lees: dit moet passen binnen de middelen die er volgende legislatuur voor personeel worden voorzien). Het betreft mandaatfuncties (mandaat van 7 jaar, mits gunstige evaluatie verlengbaar) die bij bevordering zullen worden opengesteld.

Dit met uitzondering van de clusters veiligheid, shared services en publieke ruimte. Binnen de cluster veiligheid worden Politie en Brandweer evident aangestuurd door respectievelijk de korpschef en de commandant. Bij de cluster shared services zal er geen overkoepelend clusterhoofd zijn. Als er shared services worden samengevoegd dan komt aan het hoofd van zo’n eengemaakte dienst wel een leidinggevende op A9-niveau (met uitzondering van financiën gelet op de aansturing van de financieel directeur). De aansturing van de cluster publieke ruimte zal gebeuren door het huidig clusterhoofd openbaar domein (dat reeds op A9-niveau is aangesteld). Clusterhoofd zorg en welzijn wordt pas open gesteld bij pensionering adjunct-algemeendirecteur.”

Rekening houdende met de eerder vermeldde naamwijzigingen zou voor volgende clusters een bevorderingsprocedure worden georganiseerd om tot een clusterhoofd te komen: Ruimte en Economie; Cultuur, Vrijetijd en Onderwijs.
We voegen daar graag ook Zorg en Welzijn aan toe. Er was voorzien dat deze functie pas zou worden open gesteld bij pensionering van de adjunct-algemeendirecteur, maar rekening houdende met de wens van de meerderheid om het OCMW in te kantelen in de Stad, wordt dat best versneld. Een dichte begeleiding, opvolging en rechtstreekse aansturing van dat luik, en vooral de medewerkers daarbinnen, bij de inkanteling en daarna is een must. Dat biedt de mogelijkheid aan de huidige adjunct-algemeendirecteur om zich als algemeen directeur Mintus en verenigingen ook 100% op het luik Zorg te richten. Idealiter wordt dan ook die functie van adjunct-algemeendirecteur geschrapt.
 Niet alleen omdat het clusterhoofd die taken dan volledig zou overnemen, maar ook omdat de situatie met 2 adjunct-algemeendirecteurs binnen ons bestuur dan wordt opgelost. Het clusterhoofd zal dan (in plaats van de huidige adjunct-algemeendirecteur) zetelen in het clusteroverleg en via het directieteam Zorg en Welzijn de brug slaan tussen beide beleidsdomeinen.

De functie van clusterhoofd cluster Klant blijft op niveau A5 ingeschaald. 

Wat het clusteroverleg betreft zou de samenstelling er, gelet op bovenstaande, als volgt uitzien: Burgemeester (decretaal voorzien), algemeen directeur, financieel directeur, hoofdcoördinator, hoofd strategie en organisatie, clusterhoofden clusters ‘ruimte en economie’, ‘openbaar domein’, ‘klant’, ‘zorg en welzijn’ en ‘cultuur, vrijetijd en onderwijs’, hoofden van de shared services ‘facilitair beheer’, ‘communicatie en citymarketing’, ‘personeel en organisatie’ en ‘IT’.

Wat het clusteroverleg/managementteam betreft is het belangrijk nog even mee te geven dat dit een decretaal verplicht orgaan is. In het decreet over het lokaal bestuur is hierover het volgende inzake de opdracht van het managementteam opgenomen:

“Artikel 181. (01/01/2019- ...)

Het managementteam ondersteunt de coördinatie van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Het managementteam bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, alsook de interne communicatie, overeenkomstig het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 217 tot en met 220.”

De ambitie met deze nieuwe organisatiestructuur en het nieuwe clusteroverleg is de volgende: we komen van een organisatiestructuur met meer dan 40 diensten vóór eind 2014, tot de huidige structuur van 10 clusters. Met dit voorstel zetten we een volgende stap in de richting van een slankere structuur. 7 clusters in plaats van 10, 5 clusterhoofden in plaats van 6, … Een slankere structuur is geen doel op zich, dan wel wat de resultante daarvan moet en zal zijn: namelijk een efficiënte, performante organisatie die er dag in dag uit, daar waar het toe doet, namelijk dicht bij onze klanten, in slaagt om te doen wat moet en daar ook in excelleert. 

We gaan in het luik ‘Shared services’ nog wat verder in op de aansturing van iedere samengevoegde shared service. 

De shared services

Zoals eerder aangegeven besliste het college van burgemeester en schepenen op 6 november 2023 dat de shared services van de Stad en de OCMW-groep binnen de Stad worden geïntegreerd en door de algemeen directeur en adjunct-algemeendirecteur (en financieel directeur voor wat betreft financiën) zouden worden aangestuurd. Aan de personeelsdirecteurs van de Stad en de OCMW-groep werd, onder aansturing van de algemeen directeur, adjunct-algemeendirecteur en financieel directeur, gevraagd na te denken over een goed werkbare en financieel solide piste voor de integratie van de shared services.

Hieronder volgt een overzicht van de werkzaamheden tot op heden, en daaraan gekoppeld het gewijzigd voorstel tot integratie van de shared services:

• Kick-off met betrokken diensthoofden en benchmark met Stad Gent (12 maart 2024).
• Projectstructuur opgezet:
  • Werkgroepen per shared service; 
  • stuurgroep met decretale graden  (5 bijeenkomsten).
• Stappenplan en organisatiecanvas om spiegeldiensten te ondersteunen in hun analyse i.f.v. de implementatie.
• Inhoudelijke begeleiding van IT, Financiën en Personeel & Organisatie - FAB en COMM zouden volgen in najaar 2024: verschillende overlegmomenten (gestructureerd en op afroep) met zowel diensthoofden als delegatie van team.
• Juridisch advies GD&A met mogelijke scenario’s. 
• Overleg met Cédric Velghe (the VIGOR-Unit) rond wetenschappelijke inzichten omtrent fusies en overnames.
• Samenwerkingsovereenkomst IT i.f.v. fysieke samenwerking van IT Stad en IT Mintus. 
• Verhaal centraal – decentraal: vooral uitgevoerd binnen de Stad, summiere scan binnen OCMW-groep. 

Uit bovenstaande kan worden afgeleid dat de 2 IT-diensten reeds werden samengevoegd. Na een grondig inlooptraject werden beide diensten op 30 september 2024 fysiek geïntegreerd binnen Ruddershove. Hun eerste ervaringen werden in bijlage 2 gevoegd. De IT-diensten worden in deze oefening kort op de voet gevolgd door beide diensten financiën en de diensten communicatie. Uit die eerste ervaringen wordt geloof geput voor de verdere integratie van alle shared services. Elk met een eigen traject, en met de vaste overtuiging dat het samenvoegen van de diensten efficiëntiewinsten oplevert en minstens dezelfde kwaliteit biedt aan de respectievelijke klanten.

Scenario en kostenplaatje (advies van GD&A): 

Na het onderzoeken van verschillende mogelijke scenario’s schuift GD&A volgend voorkeursscenario naar voor: de shared services-medewerkers van MINTUS overdragen aan het OCMW en er gebeurt een gelijkschakeling van de arbeidsvoorwaarden tussen die medewerkers en de (shared services-)medewerkers van de Stad.
 Alle voorwaarden voor een goede samenwerking en afstemming tussen diensten van Stad en OCMW zijn hiermee juridisch vervuld: 

• het werkgeversgezag van zowel Stads- als OCMW-personeel, ligt bij de algemeen directeur;
• er is geen verlies subsidies sociale maribel (ongeveer 2 miljoen euro/jaar);
• het decreet voorziet in een gemeenschappelijk organogram en gemeenschappelijke RPR;
• het uitwisselen van personeelsgegevens tussen Stad en OCMW kan GDPR-proof worden gerealiseerd.

Bij facturatie van dienstverlening vanuit Stad/OCMW naar de welzijnsverenigingen is er geen BTW-plicht (cf. advies FOD – financiën).

In dit scenario worden we geconfronteerd met de gelijkschakeling van de arbeidsvoorwaarden voor alle OCMW-medewerkers met deze van de Stad. Dit heeft consequenties op het vlak van verlof en feestdagen omdat deze gunstiger zijn bij de medewerkers van de Stad.
 

Voor de medewerkers van de ondersteunende diensten is dit het aantal verlof- en feestdagen, met de overeenstemmende dagen en besparing op het vlak van maaltijdcheques:

Voor de OCMW-medewerkers is dit het aantal verlof- en feestdagen, met de overeenstemmende dagen en besparing op het vlak van maaltijdcheques:

De 2^e pensioenpijler blijft doorlopen voor de personeelsleden gezien er een MIPS (Multi Inrichters Pensioenstelsel) is tussen OCMW en Mintus.

De financiële impact op de inschaling van de spiegelfuncties (dat zijn functies die in beide organisaties voorkomen) zal in een 2^e fase gebeuren. Sommige spiegelfuncties worden in verschillende schalen verloond. Onderzoek zal moeten uitmaken of dat verschil dan moet blijven bestaan (na weging van de functie), of er een aanpassing dient te gebeuren.    

Het is aangewezen bovenstaande nu eens verhelderend op een rij te zetten:

• er wordt voorgesteld om de shared services-medewerkers van MINTUS over te dragen aan het OCMW en een gelijkschakeling van de arbeidsvoorwaarden te realiseren tussen deze medewerkers en de (shared services-)medewerkers van de Stad. 
• de inkanteling van het OCMW binnen de Stad, cf. de wens van de nieuwe meerderheid, houdt omwille van dezelfde redenering als bij de shared services, in dat dit binnen het OCMW blijft.

Het OCMW, met inbegrip van de GIDPBW, komt onder aansturing van de algemeen directeur Stad/OCMW. Voor het luik Welzijn (zie bij Cluster Zorg en Welzijn) kan hij terugvallen op het clusterhoofd dat daarvoor zal worden aangesteld. De reeds eengemaakte dienst IT wordt aangestuurd door de beide IT-managers (i.e. IT-manager Stad en IT-manager OCMW-groep). De dienst Communicatie en Citymarketing zal worden aangestuurd door het hoofd Communicatie en Citymarketing van de Stad. De dienst Financiën zal worden aangestuurd door de financieel directeur. Voor de diensten Facilitair Beheer en Personeel en Organisatie zullen de respectievelijke trajecten worden afgewacht om daarin qua aansturing te trancheren. Er wordt voor iedere samengebrachte dienst geen aansturing op niveau A9 voorzien.

Er wordt voor de inkanteling van het OCMW binnen de Stad gesproken over een termijn van 3 jaar, maar het moet duidelijk zijn dat dit een ultieme deadline is.
Hoe sneller dit alles kan worden gerealiseerd, hoe beter. Dat is ook de uitdrukkelijke wens van het clusteroverleg Stad en het directieteam OCMW-groep. 

Het is duidelijk dat met de aansturing van het OCMW vanuit de Stad en het integreren van de shared services van de Stad en de OCMW-groep onder aansturing van de Stad, de Stad én het OCMW meer dan ooit 1 geheel worden.
Beiden zullen in 1 adem worden uitgesproken.