2025_GR_00144 - Facilitair beheer - werkkledij medewerkers Stad Brugge - instappen en afnemen raamovereenkomst Creat/Farys - goedkeuring.

In samenwerking met IDPBW heeft FAB een grondige analyse uitgevoerd ter voorbereiding van een nieuwe raamovereenkomst werkkledij. Deze analyse richt zich zowel op de organisatorische aspecten als op de mogelijkheden binnen het marktaanbod.

Binnen het huidig dossier werden volgende budgetten voorzien en aangewend:

Bij de financiële inschatting voor de periode 2026 tem 2029 wordt met verschillende factoren rekening gehouden:

•  Behoeften bepaling: Er werd een behoeften bepaling uitgevoerd om in kaart te brengen welke functies binnen Stad Brugge werkkledij vereisen. Hierbij zijn alle functies doorlopen en de bijbehorende risico's worden door de leidinggevende (met ondersteuning IDPBW) geanalyseerd. Door de specifieke functies en risico's per dienst te inventariseren, kunnen we met de passende kledinggroepen selecteren. Uit analyse bleek dat 97 functies, goed voor ongeveer 850 medewerkers, nood hebben aan werkkledij. Daarnaast werden 39 bijkomende functieprofielen geïdentificeerd (106 medewerkers) die op vandaag nog niet voorzien zijn van werkkledij. De bijkomende functieprofielen worden toegevoegd aan het overzicht, zodat de vereiste werkkledij te voorzien.

• Draagcomfort kledij: De tevredenheid van de medewerkers over de pasvormen en de look-and-feel is hoog en Stad Brugge wil verder inzetten op een goed draagcomfort voor de werkkledij. We stellen voor om de huidige kledinglijn aan te houden met uitzondering van de T-shirts en polo’s. De stof van deze kledingstukken is vervaardigd uit 100% polyester.
   Binnen de nieuwe raamovereenkomst worden de T-shirts en polo's vervangen door een andere type, waarbij een combinatie van katoen en polyester wordt voorgesteld.

• Verlies & Slijtage Gedurende de looptijd van het contract dient er rekening gehouden te worden met verlies en

  slijtage van de werkkledij. We berekenden een verlies- en slijtpercentage. Gedurende het eerste jaar van het contract wordt er financieel rekening gehouden met een percentage van 2,5%, het tweede jaar 5%, het derde jaar 7,5%  om het laatste jaar af te sluiten met 10%.

• Restwaarde formule Leasing All-in
  Het leasen van werkkledij is telkens voor een periode van 48 maanden. Bij bestellingen later dan de opstartdatum van het dossier, dient er rekening gehouden te worden met een restwaarde bij einde contract. Gezien er voorgesteld wordt om opnieuw in te stappen via de raamovereenkomst via Creat voor een periode van 48 maanden en dit dossier verder gegund wordt aan dezelfde leverancier, Radius Leasewear, zal er op het einde van de huidige overeenkomst geen restwaarde gegenereerd worden. De leasing van kledij die in omloop is, zal namelijk verder lopen. We becijferden dit op een € 150.000.
  Op het einde van het contract dat aanvangt 1 januari 2026 (eind 2029) zal Stad Brugge terug geconfronteerd worden met een restwaarde.  Er kan financieel niet correct ingeschat worden wat de restwaarde zal bedragen op het einde van het contract. Hiervoor wordt door FAB Team Services een inschatting gemaakt op basis van het aantal kledingstukken die in een periode van 4 jaar nodig zullen zijn en het moment dat de kledij ingezet zal worden.

• Beleid voor hergebruik werkkledij en budgettaire voorzieningen 
  Werkkledij van medewerkers die uit dienst treden of medewerkers die vervangen worden omwille van langdurige afwezigheid, pensioen of (vrijwillig)ontslag wordt zoveel mogelijk hergebruikt voor nieuwe medewerkers. Bij de toewijzing van functies wordt geselecteerd op basis van competenties en niet op basis van kledingmaten. Dit impliceert dat het hergebruik van werkkledij niet altijd (of niet direct) mogelijk is, waardoor er budgettair rekening gehouden moet worden met aanvullende aankopen van werkkleding. Er is hiervoor een budgettaire inschatting gemaakt. 

• Logistiek en Organisatie

  Vandaag zijn er 21 leverlocaties voor de wasserij. Er wordt voorgesteld om in samenspraak met de interne stadsdiensten het aantal leverlocaties te beperken door verder te centraliseren. Op de 'nieuwe' leverlocaties wordt  een verantwoordelijke aangeduid als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en wasserij. Het beperken van de aantal leverlocaties zal niet alleen het voordeel hebben dat de organisatorische flow beter kan opgevolgd worden, maar zal ook een financieel voordeel betekenen.

Deze factoren leiden tot onderstaande benodigde exploitatiebudgetten van 2026 tem 2029:

De totale kostprijs voor de leasing en onderhoud van werkkledij wordt  ingeschat op € 2.802.113,43 incl. btw of € 2.315.796,22 excl. btw. De ingeschatte budgetten zijn jaarlijks variabel en zullen hoe verder gevorderd in het contract, hoger komen te liggen. Dit volgt uit het gegeven dat we voorstellen met dezelfde kledinglijn verder te gaan en de huidige werkkledij te blijven inzetten. Er dient bij de opstart van het nieuwe contract niet voor iedereen een nieuw/volledig pakket aan kledij voorzien te worden.
We streven naar een maximaal verder gebruik van de huidige kledij.