In het bouwdossier dat op 12 februari 2024 toegewezen werd aan aannemer Vandenbussche werden enkel de ruwbouwwerken en het aanleggen van de omgeving opgenomen. Nu dat het gebouw stilaan vorm krijgt is het moment rijp om het dossier van het schrijnwerk (het vast meubilair dat voorzien moet worden) op te maken en aan te besteden. Aangezien in een aantal van de meubels aansluitingen van water en elektriciteit moeten gebeuren die in het hoofddossier zijn voorzien, dient het vast meubilair geplaatst te worden voor de voorlopige oplevering van het bouwdossier (momenteel voorzien voor eind 2025).
De raming van de werken bedraagt 131.923,50 euro excl. btw, wat ruim onder de Europese drempel van 143.000 euro excl. btw valt. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd om het dossier als een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking te plaatsen. Door de mogelijkheid om te onderhandelen wensen we de meest gunstige voorwaarden te bekomen (kwalitatieve stukken voor de meest gunstige prijs). Volgende bedrijven zullen aangeschreven worden:
| Vanver | Hille-Zuid 9 | 8750 | Zwevezele |
| Gebr. Holvoet | Groenstraat 4 | 8870 | Ingelmunster |
| Bekaert Building Company | Eugène Bekaertlaan 51 | 8790 | Waregem |
| Brugse Algemene Bouw Onderneming (BABO) | Peter Benoitlaan 53 | 8200 | Sint-Andries |
| Yelba NV | Vlaanderenlaan 15-17 | 8970 | Poperinge |
In het dossierbudget werd er een bedrag van 110.000 euro excl. btw (oftewel 133.100 euro incl. btw) voorzien voor het vast meubilair, 15.000 euro excl. btw (oftewel 18.150 euro incl. btw) voor signalisatie en 25.000 euro excl. btw (oftewel 30.250 euro incl. btw) voor losse facturen (2023_CBS_05675). Er is dus voldoende budget om deze werken uit te voeren.
Bij het berekenen van het ereloon van het ontwerpteam werd er ook reeds rekening gehouden met deze werken (2023_CBS_05675).
De Gemeeneraad keurt het ontwerp en de lastvoorwaarden van het dossier "Scharphoutsite, Scharphoutstraat 42, 8380 Lissewege – maken en plaatsen van vast meubilair ", geraamd op 131.923,50 euro excl. btw of 159.627,44 euro incl. btw. goed.
De opdracht wordt toegewezen na onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De lijst van de aan te schrijven aannemers in bijlage wordt goedgekeurd.
De desbetreffende uitgave, geraamd op 131.923,50 euro excl. btw of 159.627,44 euro incl. btw is voorzien in het MJP BU2025 - AR 22102007 - BI011908 - UD045 - SA01293 - PR000006.