2021_GR_00427 - Hoofdcoördinator - 'Design & Build'-project 'Ontwerpen en realiseren van een nieuwe museum- en kunstsite Brugge - stand van zaken en goedkeuring uitbreiding opdracht consortium CIT Blaton.

Overzicht van de te behandelen punten

Achtereenvolgens worden in deze nota volgende aspecten inhoudelijk behandeld:

1. Aanpassingen aan de gegunde opdracht aan opdrachtnemer CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv

1.1. Rechtsgronden/motivering voor de voorgestelde uitbreidingen aan de opdracht

1.2. Sloop/afbraak van het volledige bovengrondse deel van de bestaande schoolgebouwen nodig voor de realisatie van BRUSK

1.3. Realisatie van het 'Centrum voor Collectieonderzoek' door de volledige renovatie van het schoolgebouw waar momenteel een groot deel van het basisonderwijs gehuisvest is, kant Eekhoutpoort (voormalige werktitel: "Kloefenpoort"), evenals de fysieke connectie tussen BRUSK en het 'Centrum voor Collectieonderzoek'

1.4. Realisatie van de logistieke verbinding tussen BRUSK en het Groeningemuseum

1.5. Uitvoering van een gedeelte van de omgevingsaanleg dat deel uitmaakt van het masterplan van de museumsite (zone tussen BRUSK en 'Centrum voor Collectieonderzoek')

1.6. Totaal geraamd bedrag van aanpassingen aan de opdracht

2. Aanvaarding eenmalige actualisatie van de prijsofferte

3. Financiële verschuivingen

4. Uitbreiding bestaande opdracht veiligheidscoördinatie 

5. Afspraken naar uitbetalingen Vlaamse subsidie

6. Varia

    6.1. Behoud 'ateliergebouw' en verder onderzoek naar functie

    6.2. Stand van zaken tuinpoortjes

    6.3. Princiepsvraag tot aankoop stuk grond vanwege eigenaar Eekhoutpoort 10

    6.4. Inplanting locatie fietsstallingen langs de Dijver: princiepsvraag

    6.5. Vraag syndicus Service Resisdentie Ten Eeckhoute : formaliseren erfdienstbaarheden

    6.6. Communicatie na indiening omgevingsvergunningsaanvraag

1. Aanpassingen aan de gegunde opdracht aan opdrachtnemer CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv

1.1. Rechtsgronden/motivering voor de voorgestelde aanpassingen aan de opdracht

Aanpassingen aan een gegunde opdracht zijn mogelijk binnen de vigerende wetgeving mits voldaan wordt aan bepaalde strikte randvoorwaarden. In dit geval moet rekening gehouden worden met zowel juridische/omgevingsrechtelijke overwegingen als met het kader van de wetgeving overheidsopdrachten (cfr. infra).

Uit de vele voorafgaande besprekingen en na overleg tussen de juristen die het project begeleiden voor Stad Brugge en de opdrachtnemer bleek dat het  aanbevolen is om de omgevingsvergunning aan te vragen voor de realisatie van de gehele site (en dus niet enkel voor het deelaspect van de reeds gegunde opdracht voor de nieuwe tentoonstellingshal BRUSK). BRUSK maakt deel uit van een ruimer geheel, zoals voorzien in het door deze opdrachtnemer reeds opgemaakte ontwerp van masterplan (indicatieve schets in bijlage 4), waardoor ruimtelijk en functioneel gezien de site als één geheel wordt/zal worden beschouwd. 

De voordelen van een geïntegreerde aanpak enerzijds en de risico’s die vermeden worden door niet te werken met een beperkte omgevingsvergunningsaanvraag anderzijds worden hieronder vanuit een omgevingsrechtelijk en overheidsopdrachtenrechtelijk standpunt verder toegelicht.

Het opsplitsen van een project in meerdere deelprojecten, waarvoor dan gefaseerd verschillende vergunningsaanvragen worden ingediend, is procedureel/wettelijk mogelijk, maar dit slechts onder welbepaalde juridische randvoorwaarden. Als er discussie kan bestaan (zoals in casu) over deze randvoorwaarden, is een geïntegreerde aanpak naar risicobeheersing toe te verkiezen. De voornaamste juridische argumenten zijn: 

• in het kader van het openbaar onderzoek over de vergunningsaanvragen voor de verschillende deelprojecten kunnen bezwaren en opmerkingen geformuleerd worden met betrekking tot de realisatie van het totaalproject in zijn geheel. Door onmiddellijk een omgevingsvergunningsaanvraag op te maken voor de totaliteit van de site wordt een volledig beeld gegeven van de concrete invulling van het totaalproject en wordt de perceptie vermeden dat er geen zicht is op de werkelijke omvang van het project
• de opgesplitste deelprojecten, waarvoor verschillende vergunningen zouden kunnen worden aangevraagd, zijn dermate onlosmakelijk met elkaar verbonden en samenhangend dat het wenselijk is -en het blijk geeft van zorgvuldig bestuur- dat situaties worden vermeden waarbij de ene vergunning zou blijven bestaan en de andere vergunning uit de rechtsorde zou kunnen verdwijnen;
• het samenvoegen van de deelprojecten zal er in het kader van de milieueffectbeoordeling niet toe leiden dat (a) er onder de toepasselijke MER-drempels gebleven wordt met als resultaat dat geen screening gebeurt of geen MER wordt opgemaakt en (b) er bij de beoordeling zelf geen rekening wordt gehouden met mogelijke cumulatieve milieueffecten.

Met betrekking tot dit laatste punt heeft de Raad voor Vergunningsbetwistingen trouwens recent geoordeeld dat voor een stadsontwikkelingsproject een MER-screening met betrekking tot het volledige project moet gebeuren en dat de opsplitsing in verschillende deelprojecten er niet toe mag leiden dat het totaalproject niet wordt onderworpen aan een openbaar onderzoek en aan een milieueffectbeoordeling waar dit wel het geval geweest zou zijn voor het totaalproject (RvVb 17/092020, nr. RvVb-UDN-2021-0062).

Voor wat de wetgeving overheidsopdrachten betreft worden de verschillende aanpassingen van de opdracht in deze nota verder onderbouwd binnen het vigerende wijzigingsrecht cf. art. 38 e.v. Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten dd. 14/01/2013 (voorts ‘KB Uitvoering’) (zie motivering in extenso hieronder).

1.2. Sloop/afbraak van het volledige bovengrondse deel van de bestaande schoolgebouwen nodig voor de realisatie van BRUSK

In de totale raming van het globaal project voor de volledige site, zoals ingediend bij de Vlaamse overheid, was een bedrag van 600.000 euro voorzien voor 'sloopwerken' (60% van de deze kosten wordt gesubsidieerd door de Vlaamse overheid). De werken voor de sloop van de bestaande schoolgebouwen nodig voor de realisatie van BRUSK werden nog niet toegewezen. Door het onderzoek dat het ontwerpteam moest doen voor de nieuwbouw BRUSK moesten ook alle aspecten van de sloop en de onderbouw (funderingen e.d.) in kaart gebracht worden. Het werd snel duidelijk dat het zowel op economisch als op technisch vlak aangewezen was om te kiezen voor een geïntegreerde aanpak en om de sloop van de bestaande gebouwen ook te laten uitvoeren door één en dezelfde opdrachtnemer.

Argumentatie:

• het reeds aangestelde ontwerpteam van BRUSK heeft ondertussen alle onderzoek verricht voor de uitvoering van deze deelopdracht, heeft volledige kennis van de context en de site en is op de hoogte van de het globale project en alle afspraken die daarmee samenhangen;
• hoe minder partijen/opdrachtnemers op de site, hoe sneller, efficiënter alles kan afgestemd worden en hoe veiliger en vlotter het algemeen beheer van de site kan verlopen;
• cruciaal is het aspect van verantwoordelijkheid bij de sloop; bij toewijzing van de opdracht aan dezelfde opdrachtnemer neemt de opdrachtnemer ook de verantwoordelijkheid voor die sloop en eventuele gevolgen voor het nieuwbouwproject. Dat zowel het nieuwbouwproject als het sloopdossier opgemaakt wordt door hetzelfde ontwerpteam heeft als enorm voordeel dat beide zaken direct op elkaar afgestemd zijn, zonder dat er andere partijen zonder enige voorkennis zich moeten inwerken;
• een aparte opdracht uitschrijven voor de sloop vergt, door de doorlopen procedures, veel meer tijd terwijl het reeds aangestelde ontwerpteam alle noodzakelijke onderzoeken reeds verricht heeft;
• door de afbraak van de gebouwen op de (reeds niet evident gelokaliseerde) site te laten uitvoeren door dezelfde opdrachtnemer een besparing in de werfkosten oplevert gelet op de opvolging en synergiën van verschillende werven, met name door een opeenvolgend/gemeenschappelijk gebruik van werfcontainers voor vergaderingen, eenmalige aansluitingskosten voor nutsmaatschappijen, afsluiting verzekeringen etc.;
• gelet op de beperkte toegang tot de site kan een optimale interne afstemming plaatsvinden waarmee het risico op verstoringen, veiligheids-issues en bijkomende kosten door coördinatieproblemen tussen verschillende nevenaannemers wordt geminimaliseerd.

De offerte van CIT BLATON REAL ESTATE nv voor de sloop/afbraak van het volledige bovengrondse deel van de bestaande schoolgebouwen nodig voor de realisatie van BRUSK bedraagt 492.000 euro (excl. btw) of 595.320 euro (incl. btw) en omvat de diensten en werken zoals in detail uitgetekend in de offerte (zie bijlage 5).

De prijzen werden nagekeken door dienst Facilitair Beheer en worden als realistisch en aanvaardbaar beschouwd. Deze offerteprijs valt onder het geraamde budget van 600.000 euro incl. btw (zie gekoppeld besluit 2020_CBS_04623).

Deze uitbreiding van de opdracht met deze sloopwerken kan worden gekaderd in art. 38/4 KB Uitvoering (de minimis – uitbreidingen tot vijftien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor werken):

“Een wijziging mag zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden doorgevoerd, indien het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat lager is dan elk van beide volgende bedragen:

1° de drempel voor de Europese bekendmaking; en

2° tien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor leveringen en diensten en vijftien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor werken.

Wanneer een aantal opeenvolgende wijzigingen plaatsvinden, wordt het in het eerste lid, bedoelde bedrag bepaald op basis van de netto-cumulatieve waarde van de opeenvolgende wijzigingen.

Voor de berekening van het in het eerste lid, 2°, bedoelde waarde van de aanvankelijke opdracht wordt, voor zover de opdracht een indexeringsclausule bevat, de geactualiseerde waarde als referentiewaarde gehanteerd.

De wijziging mag de algemene aard van de opdracht of raamovereenkomst evenwel niet veranderen.]1”

De toepassingsvoorwaarden voor art. 38/4 KB Uitvoering (de minimis) zijn vervuld. 

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de offerte voor de sloop/afbraak van het volledige bovengrondse deel van de bestaande schoolgebouwen nodig voor de realisatie van BRUSK ten bedrage van 595.320 euro (incl. btw) goed te keuren en om de uitvoering ervan toe te wijzen aan het consortium CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv (uitbreiding bestaande opdracht o.b.v. art. 38/4 KB Uitvoering).

1.3. Realisatie van het 'Centrum voor Collectieonderzoek' door de volledige renovatie van het schoolgebouw waar momenteel een groot deel van het basisonderwijs gehuisvest is, kant Eekhoutpoort (voormalige werktitel: "Kloefenpoort"), evenals de fysieke connectie tussen BRUSK en het 'Centrum voor Collectieonderzoek'

De realisatie van het 'Centrum voor Collectieonderzoek' is een belangrijk onderdeel van het museumproject. Dit deelproject werd al uitvoerig toegelicht in het collegedossier waarin het verdere plan van aanpak ter goedkeuring voorgelegd werd in zitting van 25/01/2021 (zie gekoppeld besluit 2020_CBS_04623): 

"In de gevraagde principeschets van het bouwteam voor de nieuwe tentoonstellingshal wordt veel belang gehecht aan één van de bestaande schoolvleugels, die buiten het bouwterrein voor de nieuwbouw van de tentoonstellingshal valt. Er wordt vanuit het bouwteam in hun visie voor de site voor gepleit om dit schoolgebouw (momenteel basisschool Sint-Andreasinstituut) te behouden. Ze vinden het een absolute meerwaarde om dit gebouw mee te integreren in de site en ook een waardevolle invulling te geven. Dit gebouw kreeg als werktitel 'Kloefenpoort' mee: deze naam refereert naar het kleine poortje in de Eekhoutstraat waarlangs vroeger de minder begoede kinderen het schooldomein betraden. In de totaalplannen zou dit schoolgebouw een hub in de collectie- en wetenschappelijke functie op de site moeten worden dat idealiter vanuit een aantal overwegingen geconnecteerd kan worden met het nieuwbouwproject. De mogelijkheden daartoe worden momenteel grondig onderzocht. De ambities, over wat toen nog project 'Kloefenpoort' heette, werden reeds gepresenteerd aan het college van burgemeester en schepenen tijdens het conclaaf in mei 2020. Toen werd ermee ingestemd om dit project budgettair mee te nemen in de herziening van het meerjarenplan.

Concreet zouden in dit te restaureren gebouw onderstaande functies definitief ondergebracht worden:

*de museumbibliotheek, die het hart van de wetenschappelijke uitstraling zal vormen;
*de consultatieruimte van het prentenkabinet;
*het Vlaams onderzoekscentrum voor de kunst in de Bourgondische Nederlanden (Vloc);
*de werkruimtes van de medewerkers afdeling collectie.

Als naam voor de 'Kloefenpoort' en rekening houdend met bovenstaande invulling wordt de naam 'Musea Brugge Centrum voor Collectieonderzoek' (Musea Brugge Centre for Collection Research) voorgesteld. In dit 'Musea Brugge Centrum voor Collectieonderzoek' zal zowel worden ingezet op een lokaal, nationaal en internationaal publiek: van de plaatselijke gidsenverenigingen en vorsers, tot studenten, stagiairs, onderzoekers en museale/wetenschappelijke partners. In het bijzonder voor de gidsenwerking van Musea Brugge zal 'Musea Brugge Centrum voor Collectieonderzoek' een belangrijke opleidings- en ontmoetingsplek worden."

Het ontwerpteam heeft de voorbije maanden ook een ontwerp en bijhorende raming gemaakt voor het 'Centrum voor Collectieonderzoek'. Vanuit eenzelfde benadering op economisch, technisch en architecturaal vlak is een bijkomende uitbreiding van de opdracht met de vernieuwbouw/renovatie van het bestaande schoolgebouw om het 'Centrum voor Collectieonderzoek' te realiseren -als onderdeel van een geïntegreerde aanpak van de gehele site door één en dezelfde opdrachtnemer– aangewezen.

Argumentatie:

• het reeds aangestelde ontwerpteam van BRUSK heeft ondertussen alle onderzoek verricht voor de uitvoering van deze deelopdracht, heeft volledige kennis van de context en de site en is op de hoogte van de het globale project en alle afspraken die daarmee samenhangen;
• de bestaande opdrachtnemer kan een geïntegreerd ontwerpconcept voorstellen dat aansluit bij de gekozen tentoonstellingshal BRUSK, wat aanzienlijke voordelen biedt naar functionaliteit en architecturale integratie en de daaraan verbonden ontwerpkosten significant kan drukken;
• aangezien BRUSK en het 'Centrum voor Collectieonderzoek' fysiek geconnecteerd zijn en zo ontworpen zijn dat de functies op elkaar afgestemd zijn en zodat het personeel vlot van beide gebouwen gebruik kan maken is het logisch en aangewezen dat beide projecten verder door dezelfde opdrachtnemer uitgevoerd worden (ook brandtechnisch worden beide gebouwen door de connectie als 1 geheel beschouwd);
• hoe minder partijen/opdrachtnemers op de site, hoe sneller, efficiënter alles kan afgestemd worden en hoe veiliger en vlotter het algemeen beheer van de site kan verlopen;
• een aparte opdracht uitschrijven vergt, door de doorlopen procedures, veel meer tijd terwijl het reeds aangestelde ontwerpteam alle noodzakelijke onderzoeken reeds verricht heeft;
•  deze werken op de (reeds niet evident gelokaliseerde) site te laten uitvoeren door dezelfde opdrachtnemer levert een besparing in de werfkosten op gelet op de opvolging en synergiën van verschillende werven, met name door een opeenvolgend/gemeenschappelijk gebruik van werfcontainers voor vergaderingen, eenmalige aansluitingskosten voor nutsmaatschappijen, afsluiting verzekeringen etc.;
• gelet op de beperkte toegang tot de site kan een optimale interne afstemming plaatsvinden waarmee het risico op verstoringen, veiligheids-issues en bijkomende kosten door coördinatieproblemen tussen verschillende nevenaannemers wordt geminimaliseerd. 

De offerte van CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv voor de realisatie van het 'Centrum voor Collectieonderzoek' bedraagt 2.289.491,83 euro (excl. btw) of 2.770.285,12 euro (incl. btw) en omvat de diensten en werken zoals in detail uitgewerkt in de offerte in bijlage 6.

De prijzen werden onderzocht door Facilitair Beheer en Musea Brugge en worden als realistisch en aanvaardbaar beschouwd. Deze offerteprijs ligt iets hoger dan het initieel geraamde budget van 2.200.000 euro (incl. btw) (gekoppeld besluit_2020_CBS_04623) (60% van de deze kosten wordt gesubsidieerd door de Vlaamse overheid). Gelet op de interne afspraak om alle deelprojecten te realiseren binnen de voorziene budgetten wordt het saldo opgevangen met een interne kredietverschuiving (cfr. infra). 

Deze uitbreiding van de reeds gegunde opdracht kan worden gekaderd in art. 38/1 KB Uitvoering (aanvullende werken) (cfr. supra): 

“Een wijziging mag zonder nieuwe plaatsingsprocedure worden doorgevoerd, voor door de oorspronkelijke opdrachtnemer te verrichten aanvullende werken, leveringen of diensten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen, indien de verandering van opdrachtnemer:

1° niet mogelijk is om economische of technische redenen, zoals wanneer de aanvullende goederen of diensten uitwisselbaar of interoperabel moeten zijn met bestaande uitrusting, diensten of installaties die in het kader van de oorspronkelijke opdracht zijn verworven; en
 2° tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder.

De prijsverhoging die het gevolg is van de wijziging mag evenwel niet hoger zijn dan vijftig procent van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Indien er verscheidene opeenvolgende wijzigingen worden doorgevoerd, geldt deze beperking voor de waarde van elke wijziging. Dergelijke opeenvolgende wijzigingen mogen niet worden gebruikt om de wetgeving inzake overheidsopdrachten te omzeilen. 

…   

Voor de berekening van het in het tweede lid bedoelde bedrag wordt, voor zover de opdracht een indexeringsclausule bevat, de geactualiseerde waarde als referentiewaarde gehanteerd”.

De toepassingsvoorwaarden voor art. 38/1 KB Uitvoering (aanvullende werken) zijn vervuld (cfr. supra).

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de offerte voor de realisatie van het 'Centrum voor Collectieonderzoek', ten bedrage van 2.770.285,12 euro (incl. btw) goed te keuren en om de uitvoering ervan toe te wijzen aan het consortium CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv (uitbreiding bestaande opdracht o.b.v. art. 38/1 KB Uitvoering).

1.4. Realisatie van de logistieke verbinding tussen BRUSK en het Groeningemuseum

Zoals gevraagd in het bestek werd door het ontwerpteam in het nieuwbouwproject voor de tentoonstellingshal ook al een ‘fysieke’ aantakking voorzien tussen het nieuwe gebouw BRUSK en het Groeningemuseum. Dit met als doelstelling om de werking en exploitatie op termijn nog te verbeteren en te optimaliseren (bv. volledige beveiligde en beschermde doorgang tussen het Groeningemuseum en de nieuwe laad- en loskaai voorzien in het nieuwe bouwproject). Deze connectie was ingetekend, maar maakte geen deel uit van de gegunde opdracht. In de collegenota dd. 25/01/2021 stond ter zake: "Een belangrijke deelopdracht voor de restauratie van het Groeningemuseum wordt dus het aansluiten op de voorziene connectie met ‘BRUSK’". 

Naar aanleiding van de besprekingen met de aanpalende eigenaars werd het concept van de fysieke connectie tussen BRUSK en het Groeningemuseum ondertussen ook aangepast. Deze connectie is niet langer voorzien op de +1 (via het dak van het Groeningemuseum), maar wel op de benedenverdieping. 

Ook hier gaat dezelfde benadering op: op economisch, technisch en architecturaal vlak is een bijkomende uitbreiding van de opdracht met de logistieke passerelle tussen BRUSK en het Groeningemuseum -als onderdeel van een geïntegreerde aanpak van de gehele site door één en dezelfde opdrachtnemer– aangewezen.

Argumentatie: 

• het reeds aangestelde ontwerpteam van BRUSK heeft ondertussen alle onderzoek verricht voor de uitvoering van deze deelopdracht, heeft volledige kennis van de context en de site en is op de hoogte van de het globale project en alle afspraken die daarmee samenhangen;
• aangezien de logistieke verbinding aansluit op BRUSK is het logisch dat de bestaande opdrachtnemer een geïntegreerd ontwerpconcept kan uitvoeren dat aansluit bij de gekozen tentoonstellingshal BRUSK. Die biedt aanzienlijke voordelen naar functionaliteit en architecturale integratie en de daaraan verbonden ontwerpkosten significant kan drukken;
• hoe minder partijen/opdrachtnemers op de site, hoe sneller, efficiënter alles kan afgestemd worden en hoe veiliger en vlotter het algemeen beheer van de site kan verlopen;
• een aparte opdracht uitschrijven voor de realisatie van deze verbinding vergt, door de doorlopen procedures, veel meer tijd terwijl het reeds aangestelde ontwerpteam alle noodzakelijke onderzoeken reeds verricht heeft;
• deze werken op de (reeds niet evident gelokaliseerde) site te laten uitvoeren door dezelfde opdrachtnemer levert een besparing in de werfkosten op gelet op de opvolging en synergiën van verschillende werven, met name door een opeenvolgend/gemeenschappelijk gebruik van werfcontainers voor vergaderingen, eenmalige aansluitingskosten voor nutsmaatschappijen, afsluiting verzekeringen etc.;
• gelet op de beperkte toegang tot de site kan een optimale interne afstemming plaatsvinden waarmee het risico op verstoringen, veiligheids-issues en bijkomende kosten door coördinatieproblemen tussen verschillende nevenaannemers wordt geminimaliseerd. 

De offerte van CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv voor de realisatie van de logistieke verbinding tussen BRUSK en het Groeningemuseum bedraagt 334.646,64 euro (excl. btw) of 404.922,44 euro (incl. btw)  en omvat de diensten en werken zoals in detail uitgetekend in de offerte (zie bijlage 7).

De prijzen werden nagekeken door Facilitair Beheer en worden als realistisch en aanvaardbaar beschouwd. Deze offerteprijs valt onder het geraamde budget van 580.000 euro incl. btw (zie gekoppeld besluit 2020_CBS_04623).

Deze uitbreiding van de reeds gegunde opdracht kan, net als de sloopwerken, worden gekaderd in  art. 38/4 KB Uitvoering (de minimis) (cfr supra). De toepassingsvoorwaarden zijn vervuld. 

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de offerte voor de realisatie van de logistieke verbinding tussen BRUSK en het Groeningemuseum, ten bedrage van 404.922,44 euro (incl. btw), goed te keuren en om de uitvoering ervan toe te wijzen aan het consortium CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv (uitbreiding bestaande opdracht o.b.v. art. 38/4 KB Uitvoering).

1.5. Uitvoering van een gedeelte van de omgevingsaanleg dat deel uitmaakt van het masterplan van de museumsite (zone tussen BRUSK en 'Centrum voor Collectieonderzoek')

Overeenkomstig blz. 23 van het bestek dat de basis vormt voor deze opdracht dienden alle inschrijvers een ‘principeschets’ (lees: een aanzet van masterplan) op te maken voor de volledige site, om op deze manier een voorstel te doen “waarbij het nieuwbouwproject zorgzaam geïntegreerd wordt in de totale site, zodat een samenhangend geheel ontstaat tussen de nieuwbouw en de bijhorende omgevingsaanleg”.

Het bestek gaat voorts als volgt (p. 26):

“Het staat de Opdrachtgever vervolgens vrij om, voor het gedeelte van de omgevingsaanleg dat niet vervat zit in de Opdracht, de uitvoering zoals voorzien in de principeschets al-dan-niet na te streven. Na gunning van de Opdracht staat het de Opdrachtgever dan ook vrij om aan de weerhouden Opdrachtnemer bij wijze van bijkomende opdracht en na het inwinnen van een offerte ter zake, de opdracht te geven om in te staan voor de opmaak van een gedetailleerd uitvoeringsplan voor de omgevingsaanleg en/of de effectieve uitvoering ervan Deze werken maken evenwel niet het voorwerp uit van onderliggende procedure noch vallen ze onder het plafondbudget.”

Het bestek bevat aldus een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige clausule in de zin van artikel 38 KB Uitvoering op basis waarvan een uitbreiding van de opdracht, zonder nieuwe plaatsingsprocedure, mag worden aangebracht, ongeacht de geldelijke waarde ervan.

Het ontwerpteam is momenteel nog volop bezig aan een voorstel van ontwerp voor de volledige omgevingsaanleg voor de site. Het is dan ook te vroeg om hier al uitspraken over te doen. Het ontwerp en wie wat zal uitvoeren zal nog voorwerp uitmaken van latere besprekingen met o.m. cluster openbaar domein.

Aangezien het voor de omgevingsvergunningsaanvraag wel nodig is om een volledig plan voor de site in te dienen (cfr. supra) moet in deze fase wel de opdracht voor de opmaak van dat integrale plan toegewezen worden aan het ontwerpteam van CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv. De kostprijs hiervoor wordt geraamd op 179.600 euro (excl. btw) of 217.316 euro (incl. btw).

Zoals ook al in eerdere nota's aangegeven zal de omgevingsaanleg logischerwijs de bouw of renovatie van de gebouwen moeten volgen, om zodoende te vermijden dat de omgevingsaanleg 'slachtoffer' wordt van bv. werfverkeer en om ervoor te zorgen dat er ruimte is voor bv. stockage van materialen en de plaatsing van werfketen. 

Maar gelet op de uitbreidingen van de opdracht is het wel mogelijk en zelfs aangewezen om de zones A en A' (zie plan toegevoegd als bijlage 8) wel al uit te voeren. Deze zones zitten immers 'ingesloten' tussen BRUSK, het Centrum voor Collectieonderzoek, de Eekhoutpoort en het Groeningemuseum. Als afsluiter van de eerste fase van de werken, waar BRUSK en het Centrum voor Collectieonderzoek gerealiseerd zullen worden kan ook de omgevingsaanleg onmiddellijk aansluitend uitgevoerd worden. 

Het voorstel is dan ook om de gegunde opdracht van de opdrachtnemer bijkomend (naast de opmaak van het integrale omgevingsplan) uit te breiden met dit specifiek onderdeel van de omgevingsaanleg:

• geraamde kostprijs voor de zone A: (verbinding tussen Groeninge/Arentshof - toegang via kant Dijver - ingang BRUSK aan noordzijde - heraanleg): 199.844,99 euro (excl. btw en incl. erelonen) of 241.812, 44 euro (incl. BTW en incl. erelonen);
• geraamde kostprijs voor de zone A' (pleinzone grenzend aan Eekhoutpoort - Centrum voor Collectieonderzoek - BRUSK met als werktitel 'Kloefenplein' + pergola kant bistro/restaurant + rioleringswerken): 354.610,49.690 euro (excl. btw en incl. erelonen) of 429.079 euro (incl. btw en incl. erelonen).

Argumentatie:

• van bij aanvang de realisatie van de nieuwe tentoonstellingshal BRUSK beoogd is als een gebouw dat ingebed is in een nog te realiseren vernieuwde omgeving;
• de nieuwe tentoonstellingshal BRUSK en de omgevingsaanleg maken één onlosmakelijk geheel uit (cfr. bijvoorbeeld het voorzien en het aansluiten van de nutsvoorzieningen en riolering voor BRUSK en het Centrum voor Collectieonderzoek);
• de omgevingsaanleg volgt logischerwijs de bouw of renovatie van de gebouwen, om zodoende te vermijden dat de omgevingsaanleg 'slachtoffer' wordt van bv. werfverkeer en om ervoor te zorgen dat er ruimte is voor bv. stockage van materialen en de plaatsing van werfketen;
• de bestaande opdrachtnemer kan een geïntegreerd ontwerpconcept voorstellen dat aansluit bij de gekozen tentoonstellingshal BRUSK, wat aanzienlijke voordelen biedt naar functionaliteit en architecturale integratie en de daaraan verbonden ontwerpkosten significant kan drukken.

De prijzen werden onderzocht en worden als realistisch en aanvaardbaar beschouwd. In de globale raming werd voor de omgevingsaanleg initieel een bedrag van 975.000,00 euro (incl. btw) (zie gekoppeld besluit 2020_CBS_04623) voorzien. Dit is voldoende voor deze onderdelen, maar zal ontoereikend zijn voor de volledige omgevingsaanleg. Het saldo zal bekeken worden binnen de budgetten voor de volgende fasen en zal voorwerp uitmaken van besprekingen met cluster openbaar domein en Musea Brugge.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de offerte voor de opmaak van een gedetailleerd uitvoeringsplan, de aanleg van het pleintje voor het Musea Brugge Centrum voor Collectieonderzoek, de luifel bij het terras van de horecavoorziening, de aansluiting voor de beveiligingscomponenten BRUSK en de nodige rioleringswerken (bijlage 9), geraamd op een totaal bedrag van 888.207,44 euro (incl. btw en incl. erelonen), goed te keuren en om de uitvoering ervan toe te wijzen aan het consortium CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv (uitbreiding bestaande opdracht o.b.v. art. 38 KB Uitvoering).

1.6. Totaal geraamd bedrag van aanpassingen aan  de opdracht

De som van de ramingen van de elementen zoals beschreven onder punten 1.2. t.e.m. 1.5. van deze nota bedraagt: 

• Cfr. punt 1.2. van deze nota: 595.320 euro (incl. btw) (uitbreiding van de opdracht cfr. artikel 38/4 KB AUR)
• Cfr. punt 1.3. van deze nota:  2.770.285,12 euro (incl. btw) (aanvullende opdracht cfr. artikel 38/1 KB AUR)
• Cfr. punt 1.4. van deze nota: 404.922,44 euro (incl. btw) (uitbreiding van de opdracht cfr. artikel 38/4 KB AUR)
• Cfr. punt 1.5. van deze nota: 888.207,44 euro (incl. btw) (wijziging volgens bestek cfr. artikel 38 KB AUR)

TOTAAL    4.658.735 euro (incl. btw en incl. erelonen)

Deze aanpassingen aan de eerder gegunde opdracht vallen binnen de mogelijkheden zoals voorzien in de wetgeving overheidsopdrachten, op basis van de verschillende rechtsgronden (cfr. supra).

Om deze aanpassingen te financieren worden binnen de beschikbare budgetten een aantal verschuivingen doorgevoerd. Deze worden toegelicht onder punt 3 van deze nota.

2. Aanvaarding eenmalige actualisatie van de prijsofferte

De initiële offerte van  inschrijver CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv (exclusief voor BRUSK) dateert van november 2019. Daarin werd rekening gehouden met de start van de bouwwerken in januari 2022. De onderhandelingen met de, toen al voorkeursbieder, CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv, dateren van het najaar van 2020. Tijdens de BAFO-onderhandelingen werd toen al duidelijk dat de initieel beoogde timing zou moeten bijgesteld worden, gelet op de afspraken en toegevingen richting Sint-Andreasinstituut en de huisvesting van de school in afwachting van de ingebruikname van hun nieuwbouwproject.

Tijdens de onderhandelingen werd dus duidelijk dat de initieel vooropgestelde timing moest bijgesteld worden. De aangepaste timing voor de start der werken aan BRUSK, indien alle voorgaande voorstellen tot uitbreidingen en wijzigingen aan de basisopdracht worden weerhouden, is nu januari 2023 (conform alle afspraken met het Sint-Andreasinstituut). Ondertussen is ook het element van de stijging van de grondstofprijzen een realiteit waar wel rekening moet mee gehouden worden. Hierdoor wordt de opdrachtnemer CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv in de feiten geconfronteerd met bepaalde onvoorziene omstandigheden waardoor de opdracht niet langer kan worden uitgevoerd tegen de financiële voorwaarden van de door de Stad aanvaarde BAFO (aanvang der werken BRUSK immers met één jaar opgeschoven). 

Ondanks de bepaling in het bestek, blijkt uit meervoudig juridisch overleg met de betrokken raadsmannen en omwille van bovenstaande gegronde redenen dat het aanvaardbaar en noodzakelijk is om eenmalig, en tot slot van alle rekeningen wat betreft alle mogelijke herzieningen der prijzen, in te gaan op het voorstel van de opdrachtnemer CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv voor een eenmalige actualisatie van de prijsofferte (i.e. 2% op het BAFO-bedrag, zijnde 569.996,08 euro (incl. btw)).

Deze wijziging van de opdracht kan worden gekaderd in art. 38/5 KB Uitvoering (niet-wezenlijke wijziging):

“Een wijziging van een opdracht of een raamovereenkomst tijdens de looptijd moet als wezenlijk worden beschouwd wanneer de opdracht of raamovereenkomst hierdoor materieel verschilt van de oorspronkelijke opdracht of raamovereenkomst.

Een wijziging moet als wezenlijk worden beschouwd wanneer tenminste aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:

1° de wijziging voorziet in voorwaarden die, als zij deel van de aanvankelijke plaatsingsprocedure hadden uitgemaakt, de toelating van andere dan de aanvankelijk geselecteerde kandidaten of de gunning van de opdracht aan een andere inschrijver mogelijk zouden hebben gemaakt dan wel bijkomende deelnemers aan de plaatsingsprocedure zouden hebben aangetrokken;

2° de wijziging verandert het economisch evenwicht van de opdracht of de raamovereenkomst ten gunste van de opdrachtnemer op een wijze die niet is voorzien in de oorspronkelijke opdracht of raamovereenkomst;

3° de wijziging leidt tot een aanzienlijke verruiming van het toepassingsgebied van de opdracht of raamovereenkomst;

4° een nieuwe opdrachtnemer in de plaats is gekomen van de opdrachtnemer aan wie de aanbesteder de opdracht aanvankelijk had gegund in andere dan onder artikel 38/3 bedoelde gevallen.”

Argumentatie:

Er wordt, na juridische afstemming, hieronder duidelijk aangetoond dat de voorgenomen aanpassing van de bestaande opdracht in de huidige omstandigheden niet als wezenlijk kan worden beschouwd. Bovendien staat het buiten kijf dat in alle geval de ‘algemene aard’ van de opdracht alvast niet wordt gewijzigd nu deze prijsactualisatie van de opdracht niet raakt aan de scope en het voorwerp van de opdracht.

Aan geen enkele van de voorwaarden ex. art. 38/6 KB Uitvoering is voldaan om i.c. te kunnen spreken van een niet toegelaten wezenlijke wijziging. Immers, de  actualisatie van de prijsofferte er niet toe dat:

•  andere dan de aanvankelijk geselecteerde consortia zouden zijn geselecteerd kunnen worden,
• noch een andere inschrijver de opdracht zou gegund gekregen hebben,
• noch bijkomende deelnemers aan de plaatsingsprocedure zouden zijn aangetrokken.

Gelet op het feit dat:

• de initiële opdracht reeds een dermate omvang kende dat het onwaarschijnlijk is dat door deze prijsactualisatie bijkomende deelnemers aan de plaatsingsprocedure zouden zijn aangetrokken (noch dat andere dan de aanvankelijk geselecteerde consortia zouden zijn geselecteerd kunnen worden op basis van de selectiedossiers van destijds); de omvang van het voorwerp van de opdracht wordt immers dermate niet gewijzigd en dus kan dit onmogelijk tot gevolg hebben dat de opdracht binnen het bereik van een groter aantal marktdeelnemers had kunnen komen;
• de uitbreiding het initieel op de markt geplaatste voorwerp niet dermate wijzigt op een wijze dat een ander consortium – gelet op de ingediende offertevoorstellen (en de beduidend sterkere score die de voorkeursbieder, uiteindelijk begunstigde destijds heeft verkregen) – in aanmerking zou kunnen gekomen zijn voor gunning van de opdracht. Er kan met andere woorden niet aannemelijk worden gemaakt dat de initiële inschrijvers een andere en betere offerte hadden ingediend dan de voorkeursbieder en uiteindelijk begunstigde inschrijver louter en alleen op basis van deze.

De aanpassing van de opdracht (beperkte prijsactualisatie - geenszins een volwaardige prijsherzieningsclausule) brengt bovendien geen wezenlijke wijzigingen van de bepalingen van de basisopdracht met zich mee i.f.v. de realisatie van de oorspronkelijke opdracht -(zowel op vlak van de administratieve als de contractuele uitvoeringsvoorwaarden), noch verhoogt de uitbreiding in globo de winstpercentages e.d.m. in hoofde van de opdrachtnemer (evenmin dus een wijziging van het economisch evenwicht in voordeel van de opdrachtnemer- in tegendeel focust deze beperkte prijsactualisatie op het herstel van het economisch evenwicht). 

Bovendien is in casu sprake van objectieve onvoorziene omstandigheden NA indiening van de BAFO, waardoor gelijk welke opdrachtnemer zou zijn geconfronteerd met een economisch onevenwicht en redelijkerwijze een prijsactualisatie zou hebben aangevraagd (economische realiteit).

De uitbreiding van de opdracht  zorgt er niet voor dat een nieuwe opdrachtnemer in de plaats komt van de opdrachtnemer aan wie de aanbesteder de opdracht aanvankelijk had gegund in andere dan onder artikel 38/3 bedoelde gevallen.

3. Financiële verschuivingen

Bovenstaande aanpassingen werden verwerkt in de raming zoals goedgekeurd in het college van burgemeester en schepenen van 25/01/2021 (gekoppeld besluit 2020_CBS_04623). In die zitting werd het plan van aanpak voor de stapsgewijze volledige realisatie voor de ‘Kunst- en Museumsite’ goedgekeurd. Daarin werd tevens de raming en het beschikbare budget van 46.923.325 euro (incl. btw) geconcretiseerd en toegelicht. Ook in diezelfde nota is de bevestiging en bijkomende duiding rond de verkregen Vlaamse subsidie van 27.250.000 euro (incl. btw) opgenomen. 

De voorstellen tot aanpassing van de eerder gegunde opdracht aan het consortium CIT BLATON REAL ESTATE DEVELOPMENT nv uit voorliggende nota betreffen realisaties die onderdeel zijn van dit globaal masterplan. Die eerste onderdelen en acties van dit masterplan zijn voorzien in de projectbegroting. Waar zij de initiële raming overschrijden, wordt dit momenteel gecompenseerd binnen het projectbudget. De financiële vastleggingen en verschuivingen worden dus binnen de projectenveloppe georganiseerd.

• De sloop/afbraak van het volledige bovengrondse deel van de bestaande schoolgebouwen (onderdeel 1.2.): de offerte voor deze sloop bedraagt 595.320 euro (incl. btw). Deze offerteprijs valt binnen het geraamde budget van 600.000 euro (incl. btw). 
• De realisatie van het Centrum voor Collectieonderzoek (onderdeel 1.3): de offerte voor het ontwerp en de realisatie van het Onderzoekscentrum bedraagt 2.770.285,12 euro (incl. btw). Het initieel geraamde budget, destijds louter indicatief opgemaakt omdat er nog geen ontwerp was, bedroeg 2.200.000 euro (incl. btw). De extra kost van 570.285,12 euro zal worden gecompenseerd binnen de budgetpost ‘Onderdelen Masterplan’ waarvoor 1.400.000 euro beschikbaar is. 
•  De realisatie van de logistieke verbinding tussen BRUSK en het Groeningemuseum (onderdeel 1.4): de offerte voor de realisatie van deze logistieke verbinding bedraagt 404.922,44 euro (incl. btw). Deze offerteprijs valt binnen het geraamde budget van 580.000 euro (incl. btw). Het resterende budget van 175.077,56 euro zal worden besteed in een latere fase voor de realisatie van de publieke verbinding tussen BRUSK en het Groeningemuseum. 
• Uitvoering gedeelte omgevingsaanleg als onderdeel van het masterplan (onderdeel 1.5): dit onderdeel valt in grote lijnen uiteen in twee onderdelen. Enerzijds is er het ereloon voor het ontwerp van de omgevingsaanleg (noodzakelijk in functie van de aanvraag van de omgevingsvergunning) voor een bedrag van 217.316,00 euro (incl. btw). Anderzijds is er de eerste fase van de uitvoering van de omgevingsaanleg, met name die zaken die noodzakelijk zijn voor de ingebruikname van BRUSK, voor een bedrag van 596.422,93 euro (incl. btw en incl. erelonen). Deze beide bedragen worden benomen binnen het projectbudget. Het ereloon (217.316,00 euro) wordt benomen binnen de budgetpost ‘Onderdelen Masterplan’ waarvoor 1.400.000,00 euro beschikbaar is. De gedeeltelijke uitvoering (596.422,93 euro) wordt benomen binnen de budgetpost ‘omgevingsaanleg’ waarvoor 975.000,00 euro beschikbaar is.
• Eenmalige actualisatie van de prijsofferte (punt 2): de kostprijs hiervan bedraagt 569.996,08 euro (incl. btw). Dit bedrag was initieel niet voorzien in de begroting. Dit wordt gecompenseerd binnen het globale projectbudget binnen de budgetpost ‘Onderdelen Masterplan’ waarvoor 1.400.000 euro beschikbaar is. Samen met de compensatie voor het Centrum voor Collectieonderzoek (1.3), het ereloon voor ontwerp omgevingsaanleg (1.5) en de prijsherziening maakt dat er op de budgetpost ‘Onderdelen Masterplan’ nog 42.402,88 euro beschikbaar is. Binnen de ideeën voor de ontwikkeling van het masterplan was één van de ideeën voor deze budgetpost de renovatie van de "Kapel van de Cistjes". Aangezien dit budget quasi volledig is benomen met compensaties zal hiervoor, in de allerlaatste fase van het museumproject (uitvoering nu voorzien 2026) desgewenst een andere oplossing nodig zijn. Maar het is afhankelijk van bv. de gunningsbedragen van andere onderdelen van het masterplan (zoals bv. de gunning voor de restauratie van het Groeningemuseum). Pas als daar uitsluitsel over is zal duidelijk zijn welke middelen er eventueel finaal nog nodig zijn ter afronding van het totale museumproject.

Deze financiële verschuivingen binnen de beschikbare financiële enveloppe werden tevens voorgelegd en principieel goedgekeurd door de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering die deel uitmaken van de stuurgroep.

Er zijn voldoende middelen voorzien binnen het globale projectbudget, maar deze verschuivingen impliceren wel dat bepaalde uitgaven wel een andere timing zullen kennen. Sommige uitgaven/kredieten zijn nu voorzien voor de laatste jaren van het project en zouden worden ingeschreven in het volgend meerjarenplan 2026-2031. Aan de andere kant zullen de Vlaamse subsidies sneller uitbetaald worden dan er concrete uitgaven zijn (zie punt 5 van deze nota), waarmee de uitgaven al kunnen opgevangen worden. Om al deze verschuivingen op te vangen binnen het globale projectbudget wordt, in het licht van een herziening van het meerjarenplan in 2022, een aparte nota voorgelegd met de noodzakelijke budget-technische aanpassingen aan het college van burgemeester en schepenen.

Een belangrijk aandachtspunt: aangezien de Vlaamse subsidie voor 90% op voorhand uitbetaald wordt zal er gewaakt moeten worden dat er voldoende middelen beschikbaar zijn voor de werken die pas volgende legislatuur worden uitgevoerd. Een hulpmiddel hier zou kunnen zijn om de middelen vast te leggen in het museaal infrastructuurfonds. Deze suggestie kan, in samenspraak met de collega's van financiën, verder uitgewerkt worden in voormelde aparte nota die volgt met budget-technische aanpassingen.

4. Uitbreiding bestaande opdracht veiligheidscoördinatie

Voor de begeleiding van het museumproject stelde het stadsbestuur eerder al een veiligheidscoördinator niveau A aan. De toegewezen opdracht had in eerste fase louter betrekking op de het bouw van BRUSK (nieuwe museum- en kunstsite, Garenmarkt 8, 8000 Brugge). Hiervoor werd gebruik gemaakt van het bestaande raamcontract (via Farys gekoppeld besluit 2019_GR_00084) met Struktuur (zie contract in bijlage 10). De raming hiervoor bedroeg 31.894,28 euro (incl. btw). Gelet op de voortgang van het project en de nieuwe ontwikkelingen zoals beschreven in deze nota moet de reeds toegewezen opdracht 'bouwen van BRUSK'  aangevuld worden met de verschillende aanpassingen die voorwerp uitmaken van voorliggend dossier (zie punt 1.2. t.e.m. 1.5.).

De kost voor de uitbreiding van deze diensten wordt geraamd op 4.463,38 (excl. btw) of 5.400,69 euro (incl. btw) en een toewijzing kan worden gekaderd in art. 38/1 KB Uitvoering:

• de prijs voor de offerte voor de uitbreiding overstijgt geenszins vijftig procent van de waarde van de oorspronkelijke opdracht;
• er is aangetoond dat er sprake is van noodzakelijk geworden aanvullende diensten die niet waren voorzien in de oorspronkelijke opdracht en indien niet als wijziging aanvaard, tot een aanzienlijk ongemak of aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder.

Deze kost zal benomen worden via IKA 2021-1003726 (dimensies: rekening 22100007, beleidsitem BI070000, actie SA00931, project PR00001, UD045).

5. Afspraken naar uitbetaling Vlaamse subsidies

6. Varia

6.1. Behoud 'ateliergebouw' en verder onderzoek naar functie

Tegenaan de tuingevels van een aantal woningen in de Eekhoutpoort staat op vandaag een wit schoolgebouw. Het zogenaamde 'ateliergebouw' (gebouwd 1891) werd initieel gebruikt als 'kleuternormaalschool' en kreeg later diverse functies door het Sint-Andreasinstituut. Op vandaag wordt het gebouw niet meer gebruikt door de school (wegens de slechte staat van het gebouw) en wordt het louter nog gebruikt als bergruimte voor de klusjesman van de school.

In de initiële plannen zou, gelet op de inplanting van BRUSK, dit 'ateliergebouw' gesloopt worden. Maar uit de vele overlegmomenten de voorbije maanden, zowel met bewoners als met bv. de erfgoedverenigingen (dhr. Wouter Priem treed hier op als contactpersoon), kwam naar voor dat er toch een mogelijkheid is om dit gebouw toch te behouden. De plannen werden ondertussen dus in die zin aangepast. 

Aangezien dit gebouw initieel niet zou behouden worden werd dit niet mee opgenomen in het 'masterplan' en in de kostenraming richting Vlaamse overheid. Dit zal dus nog voorwerp uitmaken van verdere besprekingen. Maar in eerste instantie is het belangrijk om een principiële keuze te maken naar verder gebruik/invulling van dit gebouw. In de gesprekken met het ontwerpteam liggen momenteel 2 pistes op tafel: enerzijds een invulling met museale functies (nog verschillende mogelijke ideeën, zoals toonruimte voor (niet kwetsbare) kunst, "Artist in residence" (een plaats waar vb een kunstenaar enkele maanden per jaar zijn intrek in neemt met zijn/haar atelier), atelierruimte voor kinderen,...) of anderzijds een ruimte voor de omwonenden om hun fietsen te stallen (voortkomend uit de gesprekken met de omwonenden en de acute nood bij sommige bewoners aan fietsstalplaatsen). 

De keuze voor de invulling heeft ook een impact op de benodigde investeringen die zullen nodig zijn. Want Stad Brugge is nu eigenaar en als dit gebouw met erfgoedwaarde nu behouden wordt dan zullen minstens grondige opfrissingswerken (en dakherstellingen) nodig zijn. Vanuit een dubbele overweging wordt voorgesteld om te kiezen voor de 2de piste, nl. de invulling als een ruimte waar de buurtbewoners gebruik van kunnen maken voor het stallen van hun fiets. Eerst en vooral kan tegemoet gekomen worden aan een bestaand pijnpunt van de bewoners. En in de wetenschap dat dit gebouw initieel niet ging behouden worden zijn er in de totale raming vooralsnog geen middelen voorzien. Financieel zijn ingrepen en dus ook de kosten om een kwalitatieve fietsberging te realiseren van een andere grootte-orde dan voor een invulling waar mensen er (tijdelijk) werken of als er kunst in ondergebracht zal moeten worden.

Als het college van burgemeester en schepenen instemt met deze principiële keuze dan moet dit in concreto verder onderzocht worden, in samenhang met de tuinpoortjes (cfr. punt 6.2. van deze nota). Zowel naar ontwerp, kostprijs en eventuele modaliteiten voor de bewoners (uren van gebruik). De resultaten van dit onderzoek worden op een later moment teruggekoppeld naar het college van burgemeester en schepenen.

6.2. Stand van zaken tuinpoortjes

Al op 3 februari 2021 vond een eerste online infomoment voor de buurtbewoners plaats. Iedereen kon daar dan vragen stellen en dit kende met meerdere buurtbewoners een vervolg met bilateraal overleg. Een vraag die meermaals terugkwam van verschillende omwonenden was: "Kan voorzien worden in een poortje in de muur die grenst aan jullie terrein?". De problematiek is duidelijk: in veel gevallen is er weinig ruimte om bv. fietsen te stallen; in de praktijk gebeurt dit op het (smal) voetpad voor de woning of in de gang. Een 'achteruitgang' via de tuin zou in de praktijk voor verschillende bewoners een meerwaarde betekenen. Aangezien het uitgangspunt steeds is om dit belangrijk project in goed nabuurschap met de omwonenden te realiseren werd aan het ontwerpteam gevraagd om deze mogelijkheid concreet te onderzoeken. Parallel werd binnen Musea Brugge ook een onderzoek opgestart naar de modaliteiten, want tuinpoortjes in de aangrenzende percelen moeten natuurlijk ook beoordeeld worden in functie van de globale toegankelijkheid en veiligheid van de museumsite.

Uit het geleverde onderzoek blijkt dat het (in de meeste gevallen) mogelijk zal zijn om de gevraagde tuinpoortjes effectief te realiseren, dit evenwel gekoppeld aan een aantal randvoorwaarden:

• vanuit veiligheidsoverwegingen zullen de tuinpoortjes niet 24u/24u toegankelijk zijn;
• momenteel wordt uitgegaan van volgende (maximale) gebruiksduur van de tuinpoortjes: 7.30u tot 23.30u; dit kan nog wijzigen en naar de betrokken buurtbewoners zal daar steeds proactief en open over gecommuniceerd worden;
• de poortjes zullen noodgedwongen onder camerabewaking staan (gekeken vanuit de museumsite en zonder inkijk in de tuinen) om veiligheidsinbreuken maximaal te beperken;
• de toegangspoorten zullen op dezelfde hoogte worden aangezet als het maaiveld aan de zijde van de museumsite. Indien buren een hoger of lager maaiveld hebben, zullen ze zelf moeten instaan in een trap/helling op eigen terrein.

Om te vermijden dat er enkel rekening gehouden zou worden met omwonenden die de vraag zelf stelden werd begin juli 2021 een bewonersbrief gestuurd naar alle eigenaars/bewoners van de aanpalende percelen. Daarin werd formeel de vraag nog eens gesteld wie potentieel geïnteresseerd zou zijn in zo'n tuinpoortje, incl. de vermelding van de modaliteiten die daarbij van toepassing zouden zijn.

Op vandaag hebben 14 bewoners positief gereageerd. Deze gegevens werden ondertussen uitgewisseld met het ontwerpteam; zij onderzoeken dit nu technisch verder.

De voorlopige eenheidsprijs per tuinpoort bedraagt momenteel 3.000,00 euro (incl. BTW). Als teken van goed nabuurschap wordt via deze nota principieel voorgesteld dat Stad Brugge de kost voor de realisatie van de poortjes in de tuinmuren voor zijn rekening neemt, maar dit enkel onder de voorwaarde dat de toestand van de tuinmuur dat toelaat en dat de buren de vooraf duidelijk gecommuniceerde gebruiksmodaliteiten aanvaarden. Mits akkoord van het college van burgemeester en schepenen wordt gezocht op welke manier het budget ten bedrage van vermoedelijk 42.000 euro (incl. BTW) intern kan gevonden/gecompenseerd worden (uitvoering pas voorzien in periode 2023/2024).

De realisatie van de tuinpoortjes zal mee opgenomen worden in de omgevingsvergunningsaanvraag.

6.3. Princiepsvraag tot aankoop stuk grond vanwege eigenaar Eekhoutpoort 10

Met de eigenares van de woning Eekhoutpoort 10, mevrouw Coppieters, vonden meerdere gesprekken plaats. Via e-mail dd. 26/07/2021 (zie bijlage 11) stelt mevrouw Coppieters de vraag aan het stadsbestuur om een zone van 'minimaal ca 2m diep over een lengte van 5m in het verlengde van mijn keukentje' te kunnen kopen.

Na intern onderzoek en na afstemming met het ontwerpteam blijkt dat er op zich geen probleem zou zijn om deze zone van ca 10m² te verkopen aan mevrouw Coppieters. Dit heeft geen impact op het museumproject en op de bezoekersstromen. Een kleine aanbouw aan haar bestaande woning zou volgens cluster omgeving ook vergunbaar zijn, uiteraard rekening houdend met de randvoorwaarden die voortvloeien uit de stedelijke verordening en de aandachtspunten die door cluster omgeving meegegeven worden. En bovendien worden, zoals mevrouw Coppieters aangeeft, alle eventuele kosten door haar gedragen.

Op basis van de, op dit moment beperkte stukken en de aangeleverde schets, luidt het advies van cluster omgeving als volgt:

"We kunnen akkoord gaan met voorgestelde uitbreiding op het gelijkvloers zoals op de schematische plannetjes voorzien. Voor de werken is wel nog een omgevingsvergunning nodig. Hierbij geven we reeds volgende randvoorwaarden mee:

• het nieuwe volume dient opgetrokken te worden in baksteen;
• de doorbreking in de bestaande muur is maximaal zoals voorgesteld;
• het dakje dient als hellend dak uitgevoerd te worden;
• het schrijnwerk (raam en poort) zijn in hout te voorzien.

Als het college van burgemeester en schepenen principieel kan instemmen met de verkoop van dit stukje stadsgrond dan:

• wordt het advies van cluster omgeving overgemaakt aan mevrouw Coppieters als minimale randvoorwaarden voor de verdere uitwerking van het project (haar aanbouw zal vervolgens dan volgens de normale procedure van de omgevingsvergunningsaanvraag behandeld en beoordeeld worden).
• kan dit dossier overgedragen worden aan dienst Eigendommen om derhalve verdere nodige stappen te zetten in de onderhandeling met mevrouw Coppieters.

6.4. Inplanting locatie fietsstallingen en laad- en losruimte langs de Dijver: princiepsvraag

Gelet op de locatie van de museumsite in het hart van de binnenstad is de bereikbaarheid van de site en de nieuwe tentoonstellingshal BRUSK met de fiets heel belangrijk. De oefening over de fietsstallingen en de meest geschikte inplantingsplaatsen ervan is nog lopende. Dit zal ook mee opgenomen worden in de omgevingsvergunningsaanvraag. 

Hoewel de nieuwe museumsite via verschillende punten bereikbaar zal zijn blijft de hoofdtoegang voor de museumsite Dijver 12. Vanuit het ontwerpteam wordt voorgesteld om, aan deze hoofdtoegang, bijkomende publieke fietsstallingen te voorzien. Deze ingreep bevindt zich dus buiten de projectzone en heeft een impact op een aantal parkeerplaatsen. Vandaar dat, in voorbereiding van de omgevingsvergunningsaanvraag, principieel de vraag wordt gesteld of maximaal 3 parkeerplaatsen kunnen ingenomen worden om fietsstallingen te voorzien. Gelet op het belang van het museumproject, het feit dat dit de hoofdtoegang tot de site is, de algemene tendens naar duurzame mobiliteit/stadsontwikkeling en het feit dat op 1 autoparkeerplaats meerdere fietsen kunnen gestald worden en de geplande aanpassingen naar doorgaand autoverkeer gekoppeld aan de heraanleg van de Katelijnestraat lijkt dit voor deze locatie een te verantwoorden keuze.

Daarnaast is het aangewezen om, in de buurt van de hoofdtoegang, ook een laad- en losruimte te voorzien in de definitieve situatie. Dit vooral in functie van kleine leveringen voor de site en het occasioneel snel afzetten van bv. personen met een beperking of gebruikers van taxi's). Er wordt principieel gevraagd om de meest geschikte inplantingsplaats langs de Dijver, met inname van maximum 2 parkeerplaatsen, hiervoor verder te onderzoeken.

Deze vraag werd intern ook besproken met de dienst mobiliteit. Inhoudelijk is er voor hen naar principe geen probleem, maar het schrappen van parkeerplaatsen in de binnenstad betreft volgens hen een principiële beleidskeuze van het bestuur waar zij zich naar schikken.

Via deze nota wordt dan ook aan het college van burgemeester en schepenen gevraagd om hier principieel mee in te stemmen zodat het ontwerpteam weet of zij rekening kunnen/mogen houden met deze piste. Naar timing toe dient de vervanging van de parkeerplaatsen door fietsstallingen enerzijds en het voorzien van de laad- en loszone anderzijds dan in de praktijk te gebeuren uiterlijk voor de ingebruikname van BRUSK voor het publiek.

6.5. Vraag syndicus Service Resisdentie Ten Eeckhoute: formaliseren erfdienstbaarheden

Sinds de aankoop van de site Garenmarkt van het Sint-Andreasinstituut heeft het stadsbestuur nauwe contacten onderhouden met de aanpalende buur, de Service Residentie Ten Eeckhoutte. Er vonden reeds verschillende gesprekken en toelichtingen plaats, steeds in constructieve sfeer.

Een van de vragen die door de VME van de seniorie gesteld wordt aan de Stad is of het stadsbestuur notarieel wil bevestigen  dat de bestaande erfdienstbaarheden die er zijn ter hoogte van de tuin van de residentie (toegang tot de twee branduitwegen die aldaar reeds aanwezig zijn) volledig en ongewijzigd behouden blijven. Dit is uiteraard het geval en er werd al meermaals bevestigd aan verschillende vertegenwoordigers van de seniorie dat deze erfdienstbaarheden integraal overgedragen werden aan Stad Brugge bij de aankoop van het schooldomein. Maar de VME vraagt om dit toch nog eens extra te laten bekrachtigen. Na overschrijving op het registratiekantoor zal deze bevestiging zijn reeds bestaande volle juridische waarde behouden. 

Deze formaliteit vormt voor Stad Brugge geen enkel probleem. Via deze weg wordt bevestigd dat alle beschreven erfdienstbaarheden die van toepassing waren voor het Sint-Andreasinstituut ook in de toekomst integraal behouden blijven. Hiertoe is de akte voor de aankoop van de site Garenmarkt het doorslaggevend document (zie bijlage 12). Om dit notarieel te laten bekrachtigen wordt de opdracht gegeven aan dienst Eigendommen om daartoe de nodige stappen te zetten.

6.6. Communicatie na indiening omgevingsvergunningsaanvraag

De indiening van de omgevingsvergunningsaanvraag is opnieuw een belangrijke mijlpaal in het project. Voor het stadsbestuur is het dan opnieuw een belangrijk moment om terug te koppelen naar de bevolking en om hen goed te informeren over het ingediende project. Zoals dat gebruikelijk is voor dergelijke projecten is het aangewezen om, gekoppeld aan het openbaar onderzoek, een infomarkt te organiseren. Als de geldende covid-maatregelen het nog steeds toelaten dan zal geprobeerd worden om dit effectief 'fysiek' te organiseren. 

Ter ondersteuning van de infomarkt worden ook de nodige ondersteunende documenten aangeleverd door het ontwerpteam. Hierbij zijn zij minstens gebonden door hun communicatie-engagementen zoals beschreven onder punt "6.1. Flankerende maatregelen" van het goedgekeurde BAFO-document.

Er zal, hieraan gekoppeld, ook een persmoment voorzien worden om de initiatieven kenbaar te maken.

Van stadszijde krijgen de diensten citymarketing en Musea Brugge de opdracht om, in samenspraak met de hoofdcoördinator, de communicatie-/informatie-initiatieven naar aanleiding van de indiening van de omgevingsvergunningsaanvraag te organiseren.