2021_GR_00274 - Personeel & organisatie - formatie sportdienst - voorstel wijzigingen - budgetneutraal - goedkeuring.

1. Aanleiding

De werking van dienst Sport werd de voorbije jaren grondig gewijzigd. Een tiental jaar geleden concentreerde Sport zich op het handmatig bijhouden en factureren van dagelijks tientallen reservaties van de stedelijke sportcentra. Daarnaast gaf ze zelf sportlessen en organiseerde ze jaarlijks enkele evenementen, en sportkampen in de paas- en zomervakantie.

Vandaag is Sport, mede door de wijzigingen via de algemene stadsreorganisatie NENO en NENO 2.0, een andere dienst. Ze grijpt technologische vooruitgang aan om de werking te verbeteren en neemt voortaan een regisseursrol op voor een allesomvattend sport- en beweegbeleid in Brugge. Dat resulteert in meer sportinfrastructuur, meer creëren en stimuleren van sportbeoefening, alsook een verruiming naar een breder en meer gedragen beweeg- en gezondheidsbeleid.

In het beleidsprogramma 2019-2024 wordt ook sterk ingezet op sport: Er is een apart hoofdstuk “Brugge, sterk in sport” (punten 92 t.e.m. 119).

2. Vraag tot formatiewijziging

Budgettaire impact:

Vrijgekomen budget:
Schrappen 2 VTE ploegbazen (D4-D5)= 100 067 euro
 Schrappen 1 VTE huisbewaarder (D1-D3) = 40 789 euro

=Beschikbaar budget
 =140 856 euro

Aan te wenden vrijgekomen budget:
+1 VTE Sportfunctionaris (A1a-A2a) = reeds voorzien (goedgekeurde noden)
+1 VTE Administratief medewerker (C1-C3) = reeds voorzien (goedgekeurde noden)
 +5 VTE Technisch Assistenten/ toezichters (D1-D3) = reeds voorzien (goedgekeurde noden)

+1 VTE Technisch hoofdmedewerker (C4-C5) =  54 875 euro
 +0,5 VTE administratief medewerker (C1-C3) = 25 594,05 euro

+1 VTE B-niveau (B1-B3) = 51 188 euro (enkel in geval van terugvalpositie waarnemend diensthoofd Sport)

=Aan te wenden budget
 = 80 469,05 euro (29 281,05 euro)

• Conclusie: deze formatiewijziging is budgetneutraal. Ze is zelf kostenbesparend.
   Dit budgetoverschot zal deels benomen worden bij het hertekenen van de strandreddingsdienst. Deze formatiewijziging zal uiterlijk in 2024 plaatsvinden.

Sportbeheer en -infrastructuur 

Met wijkcentrum Xaverianen werd een nieuw complex geopend waar Sport de exploitatie op zich neemt. Vijf extra technisch assistenten werden aangeworven en moeten toegevoegd moeten worden aan het personeelskader. Nieuwe systemen worden opgezet, medewerkers opgeleid en opgevolgd, automatismen in exploitatie opgezet, … Aansturing en goede opvolging zijn hier essentieel. Dat blijft ook gelden voor de andere stedelijke sportcentra.

De Stad heeft de ambitie om verder in te zetten op het binnenhalen van subsidies van hogere overheden. Dat gebeurt regelmatig via Vlaanderen. Ook via Europa zijn er heel wat betoelagingsmogelijkheden in sport, al vergen aanvraagdossiers extra expertise en projectwerk. Opvolgen van Europese subsidieprojecten wordt één van de taken van de nieuw aan te werven medewerker op A-niveau Sport.
 Vanuit het bestuur zijn extra middelen voorzien om te investeren in sportclubinfrastructuur. Ook hier treedt Sport als trekker op om deze projecten op te starten en af te stemmen met diverse partijen (stadsdiensten, verenigingen, leveranciers en aannemers). Dat omvat heel wat uren projectwerk.

Uit de audit sportinfrastructuur (door Audit Vlaanderen in de zomer 2019) kwamen een aantal aanbevelingen m.b.t. het beleid rond sportinfrastructuur. Om daaraan tegemoet te komen werd door het stedelijk managementteam een reactie geformuleerd. Sport kreeg een trekkende rol toebedeeld in het, met de ondersteunende diensten, opzetten van een gestructureerde werking voor het beheer van de sportinfrastructuur. In het verleden beperkte de rol van Sport, als relatief kleine dienst, zich tot de praktische uitbating van de infrastructuur. Die ruimere verantwoordelijkheden qua gebouwbeheer zijn dus relatief nieuw en vergen een kwalitatief sterk en goed gestructureerd personeelskader.

Voorgestelde wijzigingen binnen sportbeheer:

• Klusjesdienst Sport: integreren in één poule technisch assistenten, samen met de toezichters sportcentra. De taken van de klusjesdienst vereisen de nodige technische interesse maar geen diepgaande expertise. De meeste toezichters sportcentra bezitten die technische achtergrond of kunnen die minstens al doende verwerven. De personeelsbezetting van de klusjesdienst zal voortaan worden bepaald aan de hand van taken. In piekmomenten kunnen er dat meer zijn dan de huidige drie medewerkers, in rustige tijden kunnen bepaalde medewerkers dienst doen als toezichter in een sportcentrum.
   In plaats van twee aparte ploegbazen wordt één technisch hoofdmedewerker voorzien in het kader die de hele poule aanstuurt. De technisch hoofdmedewerker (C4-C5) wordt administratief ondersteund door een nieuw te voorziene administratief medewerker (C1-C3), die ook actief bezig is met gebouwbeheer (draaiboeken, noodprocedures, systemen en onderhoudsproducten, …).
• Schrappen operationeel beheer zwembad Jan Guilini door exploitatieoverdracht naar Farys.

Sportpromotie 

De dienst nam tot een tiental jaar geleden vooral een uitvoerende rol op zich. Eigen medewerkers, gediplomeerd in Sport, gaven sportlessen aan de bevolking of organiseerden zelf sportkampen en evenementen. Dat creëert een rechtstreekse band met inwoners maar leidt tot een enorme beperking in bereik, zeker in een stad met 120.000 inwoners. Daarom werd gaandeweg gekozen om meer als regisseur en adviseur op te treden voor een sport- en beweegbeleid. 

Regisseur = Ze zijn immers meer coördinator of accountmanager van bepaalde evenementen/lessenreeksen dan de praktische organisator die ze vroeger waren. Dat leidt dus eerder tot een projectmatige aanpak, waarbij de voorbereiding en uitvoering wordt opgevolgd in plaats van zelf uitvoeren.

Adviseur = Dat gaat van het begeleiden van organisatoren van nieuwe sportevenementen in het aanvragen van vergunningen, materiaal, … tot het bijwonen van coördinatievergaderingen en het samenbrengen van verschillende partijen met oog op samenwerking, organiseren van bijscholingen voor lokale sportsector.

Voorgestelde wijzigingen:

• Interne verschuiving binnen personeelskader Sport: sportfunctionaris B staat niet langer in sportbeheer maar wordt in afdeling sportpromotie geplaatst. 

Noot

Een aantal zaken dienen nog even onder de aandacht gebracht te worden:

• De dienst heeft een acute nood aan gediplomeerd personeel voor zowel dagelijkse dienstverlening als projectwerk. Sport laat daarnaast voorlopig ook nog veel mogelijkheden onbenut en heeft ook in het meerjarenplan nog heel wat te verwezenlijken.
   Projectmatige opvolging van dossiers investeringstoelagen, contractopvolging, etc. zijn punten waar versterking door de A-niveau noodzakelijk is.
• Afbouw huisbewaarders: het is een algemeen streven vanuit de stadsorganisatie om, waar mogelijk, het aantal huisbewaarders af te bouwen. Sport bekijkt waar dat mogelijk is in de stedelijke sportinfrastructuur (vb Jan Breydelstadion bij bouw nieuw Club-stadion).
• Pensioneringen: net als veel andere diensten zitten er ook binnen Sport heel wat pensioneringen aan te komen. Het is noodzakelijk om de vinger aan de pols te houden en proactief in te spelen over het verdwijnen van expertise.

3. Zeebadendienst

Zoals reeds vermeld zal ook de formatie van de Zeebadendienst volledig hertekend worden.

De belangrijkste voorstellen/denkpistes zijn:

• Schrappen halftijdse functie ploegbaas/hoofdredder (D4-D5).
• Schrappen adjunct-hoofdredder (D1-D3) (momenteel gedurende 3 maanden per jaar).
• Toevoegen administratief medewerker (C1-C3): All-round medewerker die gedurende de ganse jaar de administratie van de Zeebadendienst op zich neemt (voorbereiding rond jobstudenten, regelen en vervoeren materieel en kledij van IKWV, jaarlijks verplichte bijscholingen jobstudenten-redders, organisatie sportstrand opbouw, uitleendienst sportmateriaal, strandanimatoren, etc).
• Toevoegen 2 hoofdredders gedurende 3 maanden per jaar (C1-C3): dagelijkse aansturing jobstudent-redders. 

Op vandaag is deze formatiewijziging nog niet aan de orde. Uiterlijk bij de pensionering van de ploegbaas/hoofredder zal er een formatiewijziging aangevraagd worden. Het niet-aangewende budgetoverschot van deze formatiewijziging zal hiervoor aangewend worden. 

4. Conclusie
Deze formatiewijziging kan volledig budgetneutraal gebeuren en levert efficiëntiewinsten op en past binnen de doelstellingen van het bestuursakkoord.