Deze herhuisvesting dient in de eerste plaats een antwoord te bieden op de klantgerichte dienstverlening vanuit de Cluster Omgeving. Daarom zal een duidelijk onthaal met balieruimte en aangekoppelde overlegruimtes ingericht worden in de Oostmeers 17.
Daarnaast wil de herhuisvesting volledig inzetten op de Nieuwe Werkplekinrichting: op ‘activity based’ werkplekinrichting, en wordt uitgegaan van een 70% bezettingsgraad. Ook na corona zal verder ingezet worden op telewerken, plaatsonafhankelijk werken, en is de nieuwe inrichting uitgetekend met stiltewerkplekken, diverse vormen van samenwerkplekken, landingsplekken, ruimte voor hybride vergaderingen,… Voor deze uittekening werd beroep gedaan op de firma NNOF (Nearly New Office Furniture), waarbij nagegaan werd naar de activiteiten-en mobiliteitsprofiel van de medewerkers, zodat de werkplek zoveel mogelijk een antwoord vormt op de noden van de dienstverlening en de medewerkers.
De huisvesting dient bovendien te voldoen aan alle wettelijke vereisten van werkplekken, en werd daarom ook in nauw overleg met de Interne Dienst van Preventie op het Werk opgemaakt.
Bij de aankoop van meubilair staat duurzaamheid voorop: wat herbruikt kan worden wordt herbruikt (ergonomische bureaustoelen, kasten,…), wat aangekocht moet worden is in eerste instantie refurbished (via raamcontract NNOF), en in laatste instantie zal nog nieuw meubilair aangekocht worden. Dit betekent dat op vlak van meubilair ca. 30% herbruik, ca. 55% refurbished, en slechts ca. 15% nieuw zal zijn.
Dit dossier omvat de aankoop van het refurbished meubilair (cfr. inventaris in bijlage) via het raamcontract van NNOF twv 234.121,11 euro incl. btw én incl. transport-, en montagekost.
Timing: Bij verdere uitwerking van de herhuisvesting werd een fasering uitgewerkt van de verhuisbewegingen. In een eerste fase (juni 2021) wordt de vrijgekomen ruimte van IDPBW verder ingericht, en de nieuwe ruimte van de planners. In een tweede fase (september 2021) worden de overige ruimtes op de verdieping verder ingericht, als de ruimte op het gelijkvloers waar geen bouwkundige werken moeten uitgevoerd worden. In een laatste fase (eind 2021) wordt de nieuwe balieruimte en de nieuwe werkruimte op het gelijkvloers (momenteel vergaderzalen Minnewater en Dr. Verstraete) ingericht.
De gemeenteraad gaat akkoord met bestelling meubilair uit het raamcontract van de firma NNOF t.b.v. 234.121,11 euro incl. btw én incl. transport- en montagekost.
De gemeenteraad keurt IKA 2021-1003559 goed.