Het kernteam van de organisatie van de tentoonstelling is ervan overtuigd dat het originele concept van de tentoonstelling een innovatieve scenografie vraagt, die de expositie de uitstraling zal bieden die het vereist. Wij beogen een creatieve aanpak, tevens passend bij het type en aantal kunstwerken in de opstelling (veertig tot vijftig kunstwerken in bruikleen) en aansluitend bij de mogelijke bruikleenvereisten van de (inter)nationale bruikleengevers. Het gaat om kostbare, veertiende-, vijftiende- en zestiende-eeuwse kunstwerken, divers van aard.
Tot de opdracht van de aan te stellen scenograaf behoren het ontwerpen, leveren, opbouwen en demonteren van de scenografie (na afloop van de expositie), vervoer afbraakmateriaal, inclusief het ontwerpen, productie, leveren en plaatsen van de vitrines en climaboxen voor de kunstwerken; het ontwerpen, leveren en plaatsen van de verlichting; het ontwerpen, leveren, begeleiden en plaatsen van de multimedia, inclusief de hardware; het ontwerpen, leveren, plaatsen van de grafische vormgeving en belettering, QR-codes. Na de tentoonstelling herstelt de scenograaf de tentoonstellingsruimte in zijn oorspronkelijke staat.
Bij de organisatie van de tentoonstelling wordt het creëren van een zo ruim mogelijke toegankelijkheid aan de hand van een gelaagde publieksbemiddeling, tevens voor een zo gediversifieerd mogelijk publiek, voor ogen gesteld. Scenografie, kunstwerken in bruikleen, het topwerk De Dood van Maria en publieksbemiddeling vormen een onlosmakelijk geheel dat inspeelt op het inlevingsvermogen. Emotie is een belangrijk gegeven. Beleving staat centraal. Interactie met de bezoekers (delen van ervaringen/verhalen) primeert.
Musea Brugge streeft duurzaamheid na. Binnen de beperkingen van het gebouw wordt in het concept en het ontwerp scenografie zoveel mogelijk hiernaartoe gewerkt.
Musea Brugge vraagt het College om goedkeuring van het voorstel tot uitvoering van de overheidsopdracht voor leveringen “Ontwerpen , leveren, opbouw, demonteren van de scenografie tentoonstelling “Hugo Van der Goes”, inclusief het vervoer afbraakmateriaal en herstel van de tentoonstellingsruimte na de tentoonstelling in originele staat”, en van de selectieleidraad in bijlage. Plaatsingsprocedure: Mededingingsprocedure met onderhandeling; in twee fases. De gunning van de opdracht zal, na Europese publicatie, in fase twee van de plaatsingsprocedure gebeuren. Musea Brugge raamt het bedrag voor deze opdracht op € 309.000 (incl. btw) ofwel € 255.372 (excl. btw).
De voorbereiding van de aanbestedingsprocedure gebeurt in samenwerking met en op advies van de Cel Overheidsopdrachten en de Dienst Financiën.
Een marktonderzoek werd uitgevoerd. Hiertoe werden vier potentiële scenografen gecontacteerd: OTW Studio; Nicolaas Kortekaas; Terenja Van Dijk; Afaina De Jong.
Het voorstel tot uitvoering van de overheidsopdracht voor leveringen “Ontwerpen , leveren, opbouw, demonteren van de scenografie tentoonstelling “Hugo Van der Goes” (werktitel), inclusief het vervoer afbraakmateriaal en herstel van de tentoonstellingsruimte na de tentoonstelling in originele staat”, geraamd op 309.000 euro, inclusief BTW, en de bijhorende selectieleidraad worden goedgekeurd.
De levering wordt toegewezen na een openbare procedure, met Europese publicatie. De plaatsingsprocedure is een mededingingsprocedure met onderhandeling en gebeurt in twee fases.
De uitgave ten bedrage van € 309.000 (incl. btw) hetzij € 255.372 (excl. btw) wordt goedgekeurd en wordt benomen van 2022 - BI070000 - SA01304 - UD113.