De auditors stelden meerdere goede beheersmaatregelen vast. Inzake kennisondersteuning gaan zij onze 'encyclopedie' met vragen en antwoorden rond omgevingsvergunningen en het omgevingsvergunningsproces bijv. zelfs als voorbeeldpraktijk in hun databank opnemen en naar andere lokale besturen ter inspiratie kenbaar maken.
Toch vonden zij een aantal belangrijke risico's nog onvoldoende afgedekt.
In het rapport formuleren zij 9 aanbevelingen. Zeven ervan (aanbevelingen 3 t.e.m. 9) gaan over het specifiek onderzochte thema omgevingsvergunningen. Twee andere betreffen de algemene organisatiebeheersing, meer bepaald de geïntegreerde aanpak daarvan voor Stad én OCMW (aanbevelingen 1 en 2).
Aanbeveling 1 - De organisatie werkt aan de integratie van de stad en het ocmw, maakt bijkomend een geïntegreerd kader voor organisatiebeheersing op en legt dit ter goedkeuring voor aan beide raden zoals bepaald in artikel 217 t.e.m. 220 van het decreet lokaal bestuur. Dit kader bepaalt minstens: ● welk model de organisatie wil hanteren om aan haar organisatiebeheersing te werken (bv. leidraad organisatiebeheersing); ● met welke periodiciteit en op welke manier de organisatie stil wil staan bij haar eigen werking (bv. via periodieke (zelf)evaluatie); ● hoe de algemeen directeur minstens jaarlijks rapporteert aan het politieke niveau over de mate waarin de risico's beheerst zijn.
Aanbeveling 2 - De algemeen directeur geeft uitvoering aan het goedgekeurde kader voor organisatiebeheersing door: ● een degelijke en periodieke (zelf)evaluatie uit te voeren van de stad en het ocmw; ● de voortgang van verbetertrajecten bij de stad en het ocmw op te nemen in de jaarlijkse rapportering organisatiebeheersing aan beide raden.
Aanbeveling 3 - De stad Brugge bevordert een onafhankelijk en objectief verslag van de GOA door afspraken te maken over de betrokkenheid van het politieke niveau.
Aanbeveling 4 - Stad Brugge garandeert een duidelijke, tijdige en gemotiveerde beslissing door: ● beslissingen te nemen op het voorgelegde dossier en geen (fundamentele) wijzigingen van de omgevingsvergunningsaanvraag te vragen nadat de beslissing genomen werd op het college; ● duidelijk geformuleerde voorwaarden op te nemen in de beslissing; ● de uiterste beslissingstermijn te respecteren.
Aanbeveling 5 - Stad Brugge implementeert beheersmaatregelen om: ● de tijdigheid te bewaken tussen het nemen van de beslissing en de bekendmaking aan de aanvrager; ● duidelijk, eenmalig en ondubbelzinnig te communiceren over de beslissing naar de aanvrager.
Aanbeveling 6 - Stad Brugge past wetgeving correct toe door aanvragen voor vergunningsplichtige handelingen (ook handelingen die vergunningsplichtig gemaakt zijn door de gemeentelijke stedenbouwkundige verordening) volgens de omgevingsvergunningenprocedure te laten verlopen.
Aanbeveling 7 - Het lokaal bestuur Brugge brengt het omgevingsvergunningenproces in kaart met het oog op efficiëntiewinsten en hanteert hierbij een uniforme aanpak over de diensten heen. Het houdt rekening met: ● kwaliteitscontroles doorheen het proces; ● respecteren van wettelijke termijnen doorheen het proces; ● de samenwerking en bijhorende communicatie tussen de verschillende rollen; ● uniforme en efficiënte manier van informatiebeheer. Om de naleving van dergelijke afspraken te bevorderen, worden deze gedocumenteerd, geëvalueerd en opgevolgd.
Aanbeveling 8 - Het lokaal bestuur Brugge legt afspraken vast en communiceert hoe ze omgaat met potentiële belangenconflicten bij het behandelen van omgevingsvergunningsaanvragen van medewerkers en raadsleden.
Aanbeveling 9 - Het lokaal bestuur stelt een aantal indicatoren op die de efficiëntie en effectiviteit van het omgevingsverguningenproces monitoren zodat bijsturing in het proces of in het gevoerde beleid mogelijk is.
Voor elk van deze aanbevelingen werd inmiddels een actie- of stappenplan opgesteld, zie op pp. 33-36 van het rapport.
De eigen managementreactie op de audit-bevindingen is opgenomen op pp. 9-11 van het rapport.
Een beknopte opvolgingstabel m.b.t. de aanbevelingen uit de eerdere thema-audit 'sportinfrastructuur' staat op pp. 37-39 van het rapport.
Kennis wordt genomen van het rapport van Audit Vlaanderen m.b.t. hun recente thema-audit omgevingsvergunningen.