De uitbating wordt toegekend vanaf 1 maart 2023.
Deze aanbestedingsprocedure dient afgerond te zijn vooraleer de huidige overeenkomst eindigt, dit om de continuïteit van onze werking in de Magdalenazaal niet in het gedrang te brengen.
De publicatie dienst zo snel en zo ruim mogelijk te gebeuren. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de gekende publicatiekanalen van het Cultuurcentrum en de Stad Brugge.
Essentieel is dat de toekomstige uitbater meedenkt en meewerkt aan de realisatie van de strategische nota van het Cultuurcentrum. We zien deze uitbating als een plaats van ontmoeting in de eerste plaats en prioritair op voorstellingsdagen, voor, tijdens de pauze en na de voorstellingen. Bij voorstellingen: zowel eigen programmatie van het Cultuurcentrum als evenementen van zaalhuurders.
De uitbater denkt mee na over een verandering en verruiming van de openingsuren, de betekenis en uitstraling van de foyer. Openingsuren hoeven zich dan ook niet te beperken tot enkel voorstellingsdagen. Evenementen bij eigen voorstellingen Cultuurcentrum en zaalverhuur genieten steeds voorrang om gebruik te maken van de foyer. Alle overige openingsmomenten moeten in overleg met het Cultuurcentrum bekeken worden ifv compatibiliteit met de voorstellingen.
Er wordt een uitbater gezocht die: cultureel geïnteresseerd is met frisse ideeën; een concept voorstelt dat de platgetreden paden verlaat en ruimte laat voor experiment, zowel op het vlak van uitbating (bv. sociale tewerkstelling..) als op het vlak van inhoudelijke invulling; een drank- en eventueel kleine snackkaart aanbiedt, die verrassend is en in lijn met de voedselstrategie van Stad Brugge; instaat voor de uitbating van de ruimte en van die uitbating de kosten en baten voor zich neemt; instaat voor aanvullende inhoudelijke projecten in samenspraak met het Cultuurcentrum; de minimale openingsuren respecteert; voorziet in de nodige uitrusting (exploitatiemateriaal, toestellen, meubilair...).
De Stad hanteert de volgende selectiecriteria bij aanduiding van de concessiehouder:
1. Kwaliteit van de investeringen (30 punten): inrichtingsvoorstel met een gedetailleerde beschrijving met o.m. een beschrijving van de materiaalkeuze,... en is voorzien van de nodige plannen met toelichting.
Belangrijk bij de inrichting: een foyer toegankelijk voor eenieder; architecturale kwaliteit en duurzaamheid van de inrichting; een hedendaagse, open en creatieve sfeer uitstralen; een aantrekkelijke buitenruimte is een pluspunt.
2. Uitbatingsconcept (30 punten): het plan van aanpak dient op een realistische en samenhangende wijze de uitvoering en de motivatie om de foyer in exploitatie te nemen te concretiseren, alsook de visie over de exploitatie van de foyer en wat het engagement kan zijn.
Plan van aanpak omvat minstens: uitbatingsconcept, openingsuren, organisatorisch plan, focus op de connectie met de doelstellingen van het Cultuurcentrum.
3. Kwaliteit van het financieel plan (30 punten): het ingediende voorstel moet financieel haalbaar zijn. Het financiële aspect wordt beoordeeld op grond van de voorgestelde inhoud, kwaliteit en financiële waarde van het financieel plan, gerekend over een periode van 9 jaar.
4. Voorstel van concessievergoeding (10 punten): de prijs die de inschrijver indient is minimaal 9000 euro per jaar excl. btw.
Er wordt voorgesteld om volgende procedure te hanteren:
1. Kwalitatieve selectie waarbij wordt nagegaan of de inschrijver voldoet aan de gestelde selectievoorwaarden.
2. Rangschikking op basis van de in de leidraad vastgelegde beoordelingscriteria. Dit leidt tot het aanduiden van één of meerdere begunstigde inschrijvers.
3. Onderhandeling met de voorkeursbieder tot het afsluiten van een concessieovereenkomst.
4. Toewijzen van de concessie door het college.
De beoordelingscommissie zal de kandidaturen onderzoeken op hun vormvereisten en het aanbod kwalitatief onderzoeken waarna een rangschikking zal worden opgemaakt op dewelke het college van burgemeester en schepenen zich kan baseren voor het toewijzen van de concessie.
De beoordelingscommissie zal samengesteld zijn uit:
- Vertegenwoordigers Cultuurcentrum, Filip Strobbe (directeur Cultuurcentrum), Lieselot Decoster (Coördinator infrastructuur en uitbating), Peter Devisch (projectmedewerker);
- Cultuurbeleidscoördinator, Steven Slos (Cultuurbeleidscoördinator);
- Vertegenwoordiger dienst Eigendommen, Andy Luypaert (Hoofd dienst Eigendommen);
of door hun vervangers.
De gemeenteraad keurt de in bijlage gevoegde oproep voor nieuwe concessiehouder en leidraad concessie foyer Magdalenazaal goed.
De gemeenteraad gaat akkoord met de beoordelingscriteria en het beoordelingscomité dat zal instaan voor de toewijzing op basis van de ingediende kandidaturen.
De oproep wordt gepubliceerd via de gekende communicatiekanalen van Cultuurcentrum en Stad Brugge.