2022_GR_00482 - Burgerzaken - tarieven crematorium en bijsturing punten n.a.v. auditverslag - goedkeuring.

Tarieven crematorium

De tarieven voor de crematies en plechtigheden in het crematorium van Brugge zijn door het College en de Gemeenteraad goedgekeurd tot eind 2022 (gekoppeld besluit 2022_GR_00003). Gezien deze tarieven op 31 december 2022 vervallen, wordt een nieuw voorstel ter goedkeuring voorgelegd aan het College en de Gemeenteraad.

Op datum van 12 december 2021 werden de tarieven van crematorium met 1 jaar verlengd met het oog op het onderzoek  en het voorleggen van een onderbouwd voorstel met aandacht voor het behoud van de concurrentiële positie van het crematorium Brugge.

Uit een benchmark met de omliggende crematoria blijkt dat zij over het algemeen een gelijkaardig tarief hanteren en de tarieven aanpassen voor inwoners van de bij hen aangesloten gemeenten. De meest nabijgelegen crematoria hanteren tevens een zaterdagtoeslag. (tarieven incl. 6% btw).

Tijdens de voorbereidingen van deze oefening kwam vanuit het VNOC (vereniging die de belangen behartigt van de Vlaamse en Brusselse lokale besturen, intergemeentelijke verenigingen of steden/gemeenten) het signaal dat door de aanhoudende energiecrisis en de stijgende energietarieven, de crematoria zwaar onder druk komen te staan. 

Dit zorgt ervoor dat er een voorstel tot aangepaste tarieven wordt gedaan waarbij de energiekosten(en de stijging van de index) wordt doorgerekend. Dit zorgt voor een prijsstijging voor de consument tussen de 7 en 11% De stijging van de index vertaalt zich niet voor alle gemeenten in een gelijkaardige tariefaanpassing. 

Tarieven 2023 voorbeeld andere crematoria (incl. 6% btw)

Oostende nam nog geen standpunt in. Voor Brugge wordt voorgesteld de tarieven als volgt aan te passen. 

Voorstel nieuwe tarieven Brugge (incl. 6% btw)

Indien de crematievergoeding die door Dela aan de Stad Brugge wordt gefactureerd op basis van de gezondheidsindex met een minimum van €10 of een veelvoud daarvan stijgt (ten opzichte van de crematievergoeding van het jaar 2023) zullen de tarieven worden geïndexeerd en recht evenredig worden aangepast. Deze aanpassing gebeurt steeds de eerste dag van de daaropvolgende maand.

 Dit voorstel geldt voor de periode 2023 – 2024 en gaat in op 1 januari 2023. Hierna wordt een nieuw voorstel voorgelegd op basis van de reële situatie(index, energie). Op basis van de stijging van de index zouden wij in Brugge voorstellen om de komende jaren de tarieven geleidelijk aan verder te verhogen(afhankelijk van de energiekost enz) zodat we geen radicale prijsstijging moeten doorvoeren. De tariefaanpassing voor Brugse inwoners ad 3% kadert in het feit dat sinds 2019 de tarieven voor crematies niet werden aangepast en gelijk bleven. De 3% aanpassing is de index 2020-2021 die we hier meenemen. Voor de tariefaanpassing voor inwoners buiten Brugge, volgen we het beleid en passen we de tarieven aan met 10%.

Het voorstel tot aanpassing van de tarieven houdt concreet in dat voor de crematies een onderscheid gemaakt wordt tussen Brugse inwoners en inwoners buiten Brugge (vergelijkbaar met de werking van direct omliggende crematoria). Op vandaag is het crematorium van Brugge het enige crematorium dat dit onderscheid nog niet maakt.  

Dit houdt meer bepaald een goedkoper tarief in voor inwoners van Brugge. Een Brugse inwoner definiëren we als een burger die zijn domicilieadres in Brugge heeft of die 20 jaar aaneensluitend in Brugge heeft gewoond en aansluitend in de laatste levensfase gehuisvest is in een woonzorgcentrum buiten Brugge of gaan inwonen is bij een familielid buiten Brugge.

Voor het crematietarief voor een kind <13j wordt geen onderscheid gemaakt tussen inwoner en niet-inwoner gezien geen enkel omliggend crematorium deze opsplitsing hanteert. 

Tegenover de crematievergoeding staat een terbeschikkingstellingsvergoeding die Stad Brugge per uitgevoerde crematie aan Crematorium NV dient te betalen. Deze terbeschikkingstellingsvergoeding werd in de terbeschikkingstellingsovereenkomst vastgelegd. Crematorium NV gaat akkoord om de terbeschikkingstellingsvergoeding in het geval van sociaal crematietarief volwassenen aangesloten gemeente/niet-aangesloten gemeente en crematietarief kind hun terbeschikkingstellingsvergoeding aan te passen maw de terbeschikkingstellingsvergoeding gelijk te stellen aan het crematietarief. (cfr. addendum)

Financiële impact

Wat de financiële impact betreft zal enerzijds het differentiëren van de tarieven naar inwoners en niet-inwoners en anderzijds het aanpassen van de tarieven n.a.v. het benchmarkonderzoek zorgen voor een positief effect op de stedelijke inkomsten. Indien we ervan uitgaan dat ongeveer 75% van de crematies voor niet-inwoners zijn, kunnen we volgende prognose doorvoeren. (o.b.v. cijfers ontvangen van DELA als bijlage):

In 2019 bedroegen het aantal crematies : 5874.Wij baseren ons op een niet covid-jaar om zo tot een realistische prognose te komen.

.    5874 x75% = 4.416niet-inwoners.

    Prijsverschil t.o.v. 2022 : 555 euro (nieuw tarief niet-inwoner) - 505 euro huidig tarief = 50 euro incl. 6% BTW => excl. BTW : 47.17euro. 

    Meeropbrengst : 4.416 niet-inwoners x 47.17 euro = 208.302 euro.

.    5874 x 25%= 1.473 inwoners

    Prijsverschil t.o.v. 2022: 520 euro(nieuw tarief inwoner) - 505 huidig tarief = 15 euro incl. 6% BTW => excl. BTW: 14.15 euro

.    Meeropbrengst : 1.473 inwoners x 14.15euro = 20.843 euro

.    De mogelijkse meeropbrengst is ruw geschat 229.145 euro. 

Deze is uiteraard geen effectieve meeropbrengst gezien we aan de uitgavenkant een terbeschikkingstellingsvergoeding betalen. Deze is tevens onderhevig aan de gezondheidsindex. Hetgeen wij aan ontvangsten meer genereren, zal aan de uitgavenkant evenredig toenemen. 

Belangrijk gegeven in het dossier van het crematorium is het feit dat de gas- en elektriciteitskosten bij Crematorium NV liggen. Enige meerkost op dat vlak valt dus niet ten laste van Stad Brugge. Wij dienen enkel een terbeschikkingstellingsvergoeding te betalen per crematie. Belangrijk hierbij is het feit dat DELA een vast energiecontract heeft met zijn energieleverancier tem eind 2023. In de terbeschikkingstellingsovereenkomst is volgende opgenomen :

"Indien in een bepaald jaar één of meerdere componenten die de kostprijs van een crematie bepalen, stijgen, waardoor de gemiddelde kostprijs per crematie 10% hoger is dan de gemiddelde kostprijs per crematie in het voorafgaande jaar, plegen de partijen overleg over de crematievergoeding."

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de nieuwe tarieven goed te keuren. Deze gaan in op 01/01/2023 en gelden tot eind 2024. 

Tarieven ceremonies

De Stad factureert niet enkel de crematie, maar ook de ceremonie in de aula’s terwijl de stad op geen enkele wijze betrokken is bij deze ceremonies (tenzij wat betreft de asverstrooiing nadien). Bovendien wordt een deelaspect van de ceremonies, met name de projectie van beelden, apart door DELA gefactureerd.

DELA staat in voor reservatie, boekingen, eindregistratie, ceremonie en koffietafel, facturen voor koffietafel en projectie van beelden, onderhoud van gebouw en installaties. De stad is verantwoordelijk voor het crematieproces van ontvangst van het lichaam tot aflevering of verstrooiing van de as, het beheer van de invoer- en ruimzaal, reiniging van deze technische delen, onderhoud van de groene omgeving (parkings), facturen crematie en ceremonie. 

De aanbeveling in het auditverslag was een onderzoek naar de mogelijkheid om dit deelaspect door DELA te laten uitvoeren. Uit onderzoek en navraag bij onder meer VVSG blijkt het mogelijk om ook de ceremonies door DELA te laten factureren. Het antwoord van VVSG was als volgt:

In de parlementaire voorbereiding van het decreet van 16 januari 2004 en in de omzendbrief van 10 maart 2006 betreffende de toepassing van dit decreet, alsook in mijn antwoorden op de vragen om uitleg van mevrouw De Wachter en de heer Callens waarnaar u zelf verwijst, heb ik het begrip ‘beheren’ verduidelijkt: een crematorium bestaat uit een openbaar gedeelte voor de ontvangst van de nabestaanden en kennissen, en een technisch gedeelte voor de beroepsmensen. Het openbare gedeelte bevat ten minste een ontvangst- en wachtlokaal voor de nabestaanden en kennissen, een lokaal waar mogelijkheid is om het ritueel van de levensbeschouwing volgens hetwelk de uitvaartplechtigheid plaats heeft te laten verlopen, en een lokaal voor de overhandiging van de as. Het technische gedeelte, dat bestemd is voor de eigenlijke verbranding, bevat ten minste een koelkamer, een lokaal voor de plaatsing van de doodskist of lijkwade en een oven. Al wat in deze ruimtes en lokalen van het openbare en het technische gedeelte plaatsvindt en de verantwoordelijkheid hiervoor, behoort tot het beheer. De ontvangst van een lijk, de eigenlijke verbranding en de overhandiging van de as zijn activiteiten die elk crematorium met eigen middelen en eigen personeel moet uitvoeren. De privésector kan en mag hierbij geen inbreng hebben. Dat is anders als het gaat om de eigenlijke organisatie van de uitvaartplechtigheden in de crematoria. Die kan uiteraard wel door de privésector georganiseerd worden.

In dat verband verwijs ik naar mijn antwoord op de vraag om uitleg van de heer Callens: “Wat de organisatie van de uitvaartplechtigheden in de crematoria betreft, kan hun rol als van facilitaire aard zijnde beschouwd worden. De crematoria stellen hun zalen ter beschikking van de nabestaanden, alsook op verzoek muziek, gedichten, enzovoort, om vorm te geven aan de inhoud van de uitvaartplechtigheid. Ook kan het personeel van het crematorium ter beschikking staan om tijdens de uitvaartplechtigheid teksten voor te dragen, als de nabestaanden dit vragen. De medewerking van het personeel van het crematorium aan de uitvaartplechtigheid  is geen verplichting, dit gebeurt enkel als de nabestaanden dit vragen. Voor het houden van de uitvaartplechtigheid en de invulling ervan zijn de nabestaanden zelf verantwoordelijk. De organisatie van de uitvaartplechtigheid moet dus niet met eigen personeel van het crematorium gebeuren, maar kan door derden gebeuren, onder de verantwoordelijkheid van de nabestaanden, zodat de inbreng van de overheid beperkt is tot het ter beschikking stellen van de faciliteiten.”

Voor de nabestaanden is het bovendien transparanter dat alles wat de ceremonie aanbelangt door "DELA" (Crematorium NV) wordt gefactureerd zijnde ceremonie in de aula, projectie van beelden en koffietafel en de crematie door Stad Brugge.

Op heden realiseert Stad Brugge een batig saldo ad 4.520.53 euro excl; BTW voor 2021 op het facturen van de ceremonies in de aula(uitgaven ad 47.077,12 euro - ontvangsten  51.597,65 euro). Deze valt bij het verschuiven van het deelaspect ceremonies weg. 

Het wegvallen van de facturatie ceremonies zorgt echter voor een efficiënter verwerking van de facturatie Stad Brugge wat mogelijks zijn weerslag zal hebben op het aantal VTE. Dit zal nog uit de analyse moeten blijken (cf luik terugvordering van personeelskosten).

Voorstel DELA tarieven ceremonies (incl. btw)

*m.v.= met voorganger

**z.v. = zonder voorganger

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met het verschuiven van het deelaspect ceremonies naar DELA.  

Terugvordering personeelskosten

In de terbeschikkingstellingsovereenkomst vinden we onder punt 4.1.1 volgende : "Van het aldus bekomen bedrag wordt jaarlijks een forfaitair bedrag van € 100.000 afgetrokken ter dekking van de loonkost van het personeel dat de Stad in dienst zal nemen voor de bediening, het beheer en het gebruik van de crematie-installatie (hierna: 'het personeelsforfait')." De aanpassing van het personeelsforfait werd geregeld via een addendum aan de terbeschikkingstellingsovereenkomst.

De huidige overeenkomst loopt tem eind 2023. In ons overleg met DELA in juni 2022 legden wij de vraag voor om deze vroeger (begin 2023) aan te passen omwille van volgende redenen:

• Uitbreiding team: vroeger waren er 4 medewerkers die de technische crematietaken uitvoerden in het crematorium, ondertussen zijn dat er 5 => eén extra loonkost erbij gerekend. Dit was ook één van de aanbevelingen van de audit. 
• N.a.v. de opwaardering van de functies binnen het crematorium zijn de loonkosten van de betrokken medewerkers met zo’n 9 % gestegen. Aangezien er al één medewerker was die op C-niveau betaald werd, is de stijging beperkt tot 6 %.

De opwaardering van de functies ligt in de lijn van de verloning bij andere crematoria.

Het opwaarderen van de functies en een extra VTE zorgde voor een stijging van de loonkosten.

Bestaande overeenkomst inzake terugvordering loonkosten (tem eind 2023)

• Vast forfait van 175 296,40 euro, dat gekoppeld is aan de gezondheidsindex.
• Meer dan 5 700 crematies: 36 euro/crematie (geïndexeerd).
• Minder dan 5 200 crematies: -36 euro/crematie (geïndexeerd).

Aangepast voorstel i.v.m. de nieuwe terugvordering loonkosten vanaf begin 2023 :

• Personeelsforfait: 222 977,02 (aan de index van 2016) => geïndexeerd in 2021 = 244 617.77 euro.
• Aanvullende crematies: 45.79 euro (aan de index van 2016) => geïndexeerd in 2021 = 50.24 euro.
  • meer dan 5700 crematies : 50.24 euro/crematie (geïndexeerd).
  • minder dan 5200 crematies: -50.24 euro/crematie (geïndexeerd).

Belangrijk is dat de loonkosten en de terugvordering onderhevig zijn aan de gezondheidsindex en jaarlijks geïndexeerd moeten worden. DELA is hiermee akkoord gegaan onder voorwaarde dat wij instemmen met een analyse op basis van de huidige volumes en het huidig personeelsbestand. In het overleg met DELA is afgestemd wat de verwachtingen inzake analyse zijn. DELA zal een nieuw softwareplatform implementeren eind 2022. Door het efficiënter maken van de boekingen, meer aansluitende crematies, zou de personeelsinzet efficiënter moeten kunnen verlopen. Er werd overeengekomen om na de lancering van hun nieuw softwareplatform te starten met een analyse (in de loop van 2023). Deze bestaat erin een vergelijking te maken tussen de ingeplande crematies en de personeelsinzet. 

DELA verklaarde zich akkoord met een vervroegd in voege treden van de nieuwe terugvordering loonkosten vanaf begin 2023. 

Tussentijds overleg en rapportage

Uit het auditverslag kwamen een aantal verbeterpunten naar boven, waaronder tussentijdse rapportage van de cijfers alsook de nood tot overleg. Momenteel wordt jaarlijks de eindafrekening bezorgd. Deze wordt nagezien door de dienst financiën. Bij verschillen tussen beide boekhoudingen dienen deze uitgeklaard te worden. Deze oefening is niet evident omdat we hier over een jaarafrekening spreken. Om verschillen vlugger naar boven te laten komen en het nazicht te vergemakkelijken werd afgesproken om deze cijfers vanaf juni 2022 3-maandelijks te bezorgen. Hierdoor kan de controle door de dienst financiën vlotter verlopen.

Een andere manier om de verschillen tussen de boekhouding DELA en Stad Brugge weg te werken is een opzet van een interface tussen beide boekhoudingen. Er werd gestart met een onderzoek naar de mogelijkheid tot een opzet van een interface.  

Daarnaast werd ook een 3-maandelijks structureel overleg opgestart in juni 2022. De agendapunten betreffen enerzijds de rapportage van de 3-maandelijksecijfers als vast agendapunt en anderzijds allerhande punten die het crematorium aanbelangen. (infrastructuur, klimaatplan,..) 

In het kader van het Vlaams Klimaatpact zullen een aantal structurele aanpassingen nodig zijn. Deze worden ook opgenomen en besproken in het overleg. Een 1ste punt In aanloop van het klimaatplan is het meer laten aansluiten van de boekingen crematies door de begrafenisondernemers(CO2 arm cremeren). Deze aanpassing kan vlot gerealiseerd worden op korte termijn mits een kleine aanpassing op het vlak van het reserveringssysteem.

Uiteraard zullen nog grotere structurele aanpassingen nodig zijn om de doelstelling van het klimaatplan te halen. De doelstelling zijnde CO2 neutraal zijn, dient gerealiseerd te worden tegen 2030. De aanpassingen betreffen aanpassingen op het vlak van infrastructuur (aanpassing ovens,...) die door DELA zullen moeten gebeuren en bekostigd worden.