Het aanstellen van leveranciers voor het scannen gebeurt via een mededingingsprocedure met onderhandeling in 2 fases: selectie en gunning. De selectieleidraad werd door de gemeenteraad goedgekeurd op 24 oktober 2022. Dit dossier bevat het gunningsbestek voor de tweede fase van de procedure.
Budgettaire impact
De kredieten voor deze scanopdracht zijn reeds voorzien in het MJP, geen nieuwe uitgave. Voor deze opdracht wordt € 310.000 incl. btw voorzien verspreid over 2023 en 2024:
- 2023: 210.000 euro voorzien;
- 2024: 100.000 euro voorzien.
Voorlopige timing
- 10/10/2022 - Goedkeuring selectieleidraad door College van Burgemeester en schepenen: GOEDGEKEURD
- 24/10/2022 - Goedkeuring selectieleidraad door Gemeenteraad: GOEDGEKEURD
- 28/10/2022 - Publicatie selectieleidraad (indiendatum is uiterlijk 29/11/2022); GEPUBLICEERD
- 14/11/2022 - Goedkeuring gunningsbestek door College van Burgemeester en schepenen;
- 28/11/2022 - Goedkeuring gunningsbestek door Gemeenteraad;
- 23/12/2022 - Goedkeuring selectieverslag weerhouden kandidaten door College van Burgemeester en Schepenen.
De timing van de vervolgstappen wordt gecommuniceerd in een volgende collegenota.
Gunningsbestek
Het gunningsbestek beschrijft de algemene bepalingen en verbintenissen tussen de aanbestedende overheid en de dienstverlener, alsook beschrijft het de opdracht in detail. Op grond van het gunningsbestek dienen de geselecteerde dienstverleners een offerte in. Na een onderhandelingsfase wordt door de dienstverlener een Best And Final Offer (BAFO) ingediend waarna de aanbestedende overheid een beslissing neemt.
Belangrijkste elementen uit het gunningsbestek:
- Opdracht: scannen en digitaal archiveren van stedenbouwkundige vergunningen uit de periode 2010-2017 (bij benadering 15.000 dossiers);
- Gunningscriteria:
- Prijs: 60%
- Kwaliteit: 40%
- conformiteit scans met technische vereisten (10%)
- logistiek, looptijd en uitvoeringstermijn (15%)
- behandeling van dossiers (5%)
- omschrijving kwaliteitscontrole (10%)
- Opdracht tegen prijslijst: de dienstverleners geven voor elk van de verschillende posten forfaitaire eenheidsprijzen
- verschillende posten: de verschillende formaten die gescand worden;
- forfaitaire prijzen: alle overheadkosten (het verwijderen van nietjes, het indelen in relevante documenten, transport, project management, ...) zijn inbegrepen in de eenheidsprijs;
- Geen opdeling in percelen: deze opdracht wordt niet in percelen opgedeeld aangezien dit de uitvoering bemoeilijkt.