De livestream van de zittingen van de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraad is ondertussen een gevestigde waarde. Het maakt de zittingen van de RMW en GR toegankelijk voor iedereen, zonder dat men zich hiervoor moet verplaatsen.
Ook na de livestream blijft de opname beschikbaar op de website zodat deze ten alle tijde kan worden geconsulteerd voor zij die geïnteresseerd zijn.
Bij de keuze voor livestream is het belangrijk dat de zitting zo correct en zo volledig mogelijk in beeld wordt gebracht. Niet alleen overzichtsbeelden zijn belangrijk; ook moet elke spreker die aan het woord is (burgemeester, schepen, voorzitter gemeenteraad, raadslid) individueel herkenbaar en hoorbaar zijn. Zowel kwaliteit van het beeld en van het geluid zijn dus belangrijk.
Aangezien de huidige raamovereenkomst met Storycatchers eindigt eind maart 2023, is het noodzakelijk een nieuwe marktbevraging te organiseren. Daarbij werd het bestek grotendeels gebaseerd op het vorige, doch met aanvullingen die nodig waren op basis van de ervaringen van de afgelopen jaren. Vooral de organisatie van hybride vergaderingen bleek een grote meerkost waarvoor nu een extra prijs wordt gevraagd. Ook het feit dat er soms meerdere zittingen zijn in een maand, zorgde in het verleden soms tot een dreigende overschrijding van het budget.
Tenslotte wordt nog een extra optie voorzien. Om integraal toegankelijk te zijn, zou de livestream in principe integraal moeten worden ondertiteld zodat ook doven en slechthorenden dit kunnen volgen. Dit kan simultaan of achteraf. In het bestek is gevraagd of men deze mogelijkheid kan voorzien maar behoudt het bestuur zich het recht voor om dit aspect niet te gunnen mocht de geboden kwaliteit onvoldoende zijn en/of mocht dit te duur uitvallen tegenover de nood die hiermee wordt gelenigd.
In het meerjarenplan staat jaarlijks een budget van 22.000 euro voor de livestream ingeschreven. In het verleden is gebleken dat dit dikwijls te krap was, zeker met hybride vergaderingen, maar ook wanneer er meerdere zittingen per vergadering worden gehouden. Bijgevolg is het voorstel om te vertrekken van een raming van 30.000 euro/jaar; dit wil zeggen 120.000 euro in totaal.
Daarmee zitten we onder de drempel van 140.000 euro zodat zou kunnen geopteerd worden voor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (drempel 140.000 euro).
We achten het echter toch beter om deze procedure met bekendmaking te behouden, zodat de raming niet voor problemen zou zorgen als er onverwachte meerkosten zijn.
Bovendien biedt dit het voordeel dat we niet gericht bepaalde firma's aanschrijven, maar de markt volledig laten spelen. Dit is namelijk een markt die zeer snel evolueert en zo heeft iedereen de kans die op deze markt actief is om zich kandidaat te stellen.
De gemeenteraad keurt het bestek voor het verderzetten van de livestream voor de vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Er wordt gekozen voor het voeren van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking.
Het voorgelegde lastenboek en de bijhorende raming van 120.000 euro voor vier jaar wordt goedgekeurd.