2023_GR_00487 - Bibliotheek - beheersysteem erfgoedcollectie bibliotheek - ontwerp - wijze van gunnen - goedkeuring.

Het systeem waarmee de erfgoedcollecties beheerd worden is end-of-life en voldoet niet meer aan de hedendaagse noden op het vlak van digitale data, openheid en uitwisselbaarheid. Bovendien is er geen structurele oplossing voor het beheer en automatische koppeling van digitale beelden van complexe erfgoedobjecten, die op netwerkwerkschijven en externe harde schijven bewaard worden. De vervanging van de bestaande erfgoeddatabanken is noodzakelijk om de continuïteit van de erfgoedwerking van de Openbare Bibliotheek te verzekeren en om te voldoen aan de vereisten gesteld door het Cultureelerfgoeddecreet. 

Bijgevolg wil de bibliotheek overstappen naar een gebruiksvriendelijk systeem dat zowel de registratie, het beheer als de ontsluiting van de (gedigitaliseerde) erfgoedcollecties ondersteunt en beschikt over goede mogelijkheden voor uitwisseling van data en beelden met andere systemen. Zo wordt het een platform om publiekstoepassingen en samenwerkingsverbanden op te bouwen. Hierbij worden zo veel mogelijk de gangbare hedendaagse standaarden binnen de erfgoedsector toegepast. We zoeken een SaaS-systeem, waarbij de infrastructuur als een dienstverlening via de cloud aangeboden wordt. Support, onderhoud en opleiding dienen eveneens voorzien te worden tijdens de volledige looptijd van de opdracht. Naast de recurrente exploitatie omvat de service ook de realisatie van de implementatie, de begeleiding van de migratie en de verdere ontwikkeling van de functionaliteit.

Er bestaat geen Vlaams overkoepelend systeem voor erfgoedbibliotheken. We zien wel mogelijkheden voor lokale samenwerking voor gelijkaardige collecties bij lokale partnerorganisaties. Ook het stadsarchief wil in een latere fase een gelijkaardig systeem implementeren voor (een deel van) haar collectie. Daarnaast is het mogelijk dat het collectiebeheersysteem ook zal gebruikt worden voor collecties van andere diensten van Stad Brugge.

De opdracht heeft een looptijd van 6 jaar en kan 6 maal met een periode van 1 jaar verlengd worden. Als gevolg van de noodzakelijke conversie en migratie van data, de upload van bestanden en de ontsluiting ervan volgens IIIF vergt de implementatie van het nieuwe systeem een grote investering en inspanning van de opdrachtgever. De implementatie zal gefaseerd moeten verlopen over een periode van minimaal 2 jaar. De langere looptijd moet ook verzekeren dat een stabiele online publiekstoegang tot de (gedigitaliseerde) collecties kan worden aangeboden.

Om de opdracht voor de ontwikkeling van een bibliotheekbeheerssysteem mogelijk te maken, wordt gekozen voor het afsluiten van een overeenkomst via de mededingingsprocedure met onderhandeling. De procedure  zal in 2 stappen verlopen: 

- de aanvraag tot deelneming via een selectieleidraad (zie de bijlage), waarbij de geschikte kandidaten worden geselecteerd op basis van de selectiecriteria;

- na de selectie krijgen de kandidaten die geschikt werden bevonden het bestek.

De raming van de opdracht voor de volledige looptijd van 12 jaar wordt bepaald op € 979.361,65 excl. btw (€ 1.185.027,6 incl. btw). De maximale waarde van het gedeelte van de opdracht omschreven onder fase 3, voor de volledige looptijd van de opdracht, wordt bepaald op € 1.183.918,50 excl. btw. Bij de bepaling van de maximale waarde is niet uitgegaan van de vermoedelijke hoeveelheden die in de inventaris zijn opgenomen. Bijgevolg vormt deze maximale waarde geen engagement of indicatie voor het offertebedrag waarmee kan worden ingeschreven. Het betreft daarentegen de maximale waarde van de opdracht omschreven onder fase 3, vastgesteld op basis van de maximaal te bestellen hoeveelheden over alle opdrachten die binnen deze fase kunnen worden geplaatst. Ze houdt ook rekening met toekomstige evoluties en een mogelijke aansluiting van andere stadsdiensten.

Dit dossier behandelt de wijze van gunnen.