1. Korte herneming verloop van de procedure
1.1 Selectiefase
In de eerste fase moesten geïnteresseerde partijen op basis van de eerder goedgekeurde selectieleidraad voor 5 september 2023 een aanvraag tot deelneming indienen. De ingediende kandidaatstellingen worden eerst beoordeeld op de vormvereisten (volledigheid en vormelijke regelmatigheid) en de uitsluitingsgronden. Vervolgens worden deze beoordeeld aan de hand van de kwalitatieve selectiecriteria. Enkel de kandidaten die, aan de hand van deze criteria, hun financieel-economische draagkracht en technische bekwaamheid aantonen, kunnen worden geselecteerd.
1.2 Onderhandelingsfase: uitnodiging voor een offerte
De na de selectiefase geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om op basis van het bestek (zie bijlage) een offerte in te dienen.
De geselecteerde kandidaten die een offerte indienen, worden vanaf dan de inschrijvers genoemd. In de offerte wordt, naast een visie en plan van aanpak, tevens naar de ontwerp- en samenwerkingsmethode en het ereloon gevraagd.
1.3 Onderhandelingsfase met de voorkeursbieder en gunningsfase
Gedurende de onderhandelingsprocedure kan aan de inschrijvers steeds gevraagd worden om hun offerte bijkomend toe te lichten, te verantwoorden, te preciseren of nauwkeuriger te omschrijven.
Vervolgens zal de opdracht worden toegewezen en gegund.
2. Beoordeling offertes
Zoals eerder vermeld worden de offertes beoordeeld aan de hand van de volgende gunningscriteria, waarbij de punten worden toegekend op een schaal van 100 punten. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de regelmatigste en economisch meest voordelige offerte, zijnde de offerte met de hoogste punten op het totaal van de gunningscriteria, onverminderd hetgeen in voorliggend bestek is opgenomen over de rangschikking en het verloop van de onderhandelingsprocedure.
De gunningscriteria zijn de volgende:
Nr. | Beschrijving | Gewicht |
1 | Gunningscriterium 1: ereloon De erelonen moeten worden onderbouwd aan de hand van een ereloonberekeningsnota. | 24 |
1.1 | Subgunningscriterium 1.1: Voorstudie / analyse van de site en de gebouwen | 12 |
1.2 | Subgunningscriterium 1.2: Opmaak masterplan / herbestemmingsonderzoek / restauratiefasen | 12 |
2 | Gunningscriterium 2: Plan van aanpak | 46 |
2.1 | Subgunningscriterium 2.1: Eerste standpunten / visie en onderzoeken | 15 |
2.2 | Subgunningscriterium 2.2: Visienota met betrekking tot de opmaak masterplan en de restauratiecampagne | 25 |
2.3 | Subgunningscriterium 2.3: Planning en timing | 6 |
3 | Gunningscriterium 3: het team | 30 |
Totaal gewicht gunningscriteria: | 100 | |
Voor een gedetailleerde beschrijving van de gunningscriteria en de wijze van beoordeling wordt verwezen naar het bestek in bijlage.
3. Fasering en raming
De opdracht wordt in verschillende fases gezien. De fases van deze procedure omvatten:
Fase 1: voorstudie en analyses
De uitvoering van studies, vooronderzoeken en analyses ter plaatse van de verschillende entiteiten en de site van het Begijnhof om de problematieken op te lijsten en een duurzame aanpak te kunnen formuleren (80 werkdagen).
Fase 2: opmaak masterplan / bestemmingsonderzoek en restauratieve aanpak
De opmaak van een masterplan met de aanduiding van de diverse bestemmingen, gekoppeld aan een fasering en een raming zowel per entiteit alsook per fase (100 werkdagen).
4. Betalingsschijven
De diensten worden betaald in percentsgewijze gedeelten:
5. Indicatieve/ gewenste timing:
Het ontwerp en de lastvoorwaarden van het dossier "aanstellen van ontwerpteam voor opmaak masterplan en voorgaande studies en inventarisatie van de problematieken van de Begijnhofsite", geraamd op 475.000,00 euro excl. btw of 574.750,00 euro incl. btw wordt goedgekeurd.
Het krediet wordt benomen op 2024 - BI072001 - SA00373 - 27000007 - UD045.