2023_GR_00364 - Personeel & organisatie - wijziging rechtspositieregeling - reglement fietslease - aansluiting raamcontract fietsleasing via Provincie West-Vlaanderen - goedkeuring.

A. Wettelijk kader - fietsleasing in lokale besturen 
Lokale besturen kunnen sinds de goedkeuring van het besluit van de Vlaamse Regering (BVR) van 12 maart 2021, (verschenen in het Belgisch Staatsblad op 14 april 2021), fietslease aanbieden aan hun medewerkers. Dit besluit regelt o.a. de mogelijkheid voor lokale besturen om hun personeelsleden vrijwillig vakantiedagen, eindejaarstoelagen en/of fietsvergoeding in te laten ruilen tegen voordelen ter bevordering van fietsmobiliteit.  

 Het aanbieden van fietslease gebeurt op vrijwillige basis:

• Het lokaal bestuur (de werkgever) beslist vrijwillig over het al dan niet aanbieden van fietslease én over de voordelen die kunnen worden ingeruild;
• Het individueel personeelslid (de werknemer) beslist vrijwillig om al dan niet bestaande voordelen om te zetten naar fietslease én welke voordelen ingeruild worden.

Het inruilen van bestaande voordelen door een medewerker is enkel mogelijk indien deze voordelen opgebouwd maar nog niet verworven zijn.

Hoe werkt dit concreet?  
Een eindejaarspremie is onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Van het brutobedrag van de premie wordt dus een deel afgehouden. Bij het verwerken van een eindejaarspremie in een cafetariaplan, vallen die bijdragen en belastingen geheel of gedeeltelijk weg. 

Leasing loopt gedurende drie jaar, waarbij medewerkers kunnen kiezen om meteen een volledige eindejaarspremie af te staan, dan wel om dit over drie jaren en dus drie eindejaarspremies te spreiden. Ook de patronale bijdragen kunnen (gedeeltelijk) als budget worden voorzien. Na die drie jaar, kan een medewerker de fiets overnemen, een nieuwe leasing en nieuwe fiets kiezen of besluiten om niet verder in te stappen in leasing.

B. Voorstel
In navolging van de Provincie West-Vlaanderen en het feit dat zij als aankoopcentrale fungeren, wat de overstap vrij toegankelijk maakt, is het voorstel om ook vanuit de Stad Brugge, de medewerkers de mogelijkheid te geven om in te stappen in het systeem van fietslease.

Dit dossier werd samen met de personeelsdienst van MINTUS voorbereid, zodat de medewerkers van beide organisaties eenzelfde aanbod van fietslease zouden kunnen krijgen. De wijzigingen aan de respectieve rechtspositieregelingen en het reglement zijn op mekaar afgestemd en ook de timing zou gelijklopen.

C. Voorwaarden
Vooraleer de Stad kan aansluiten aan het raamcontract onder dezelfde voorwaarden, is een princiepsbeslissing vereist. 

Verder moeten concrete regels omtrent het aanbieden van fietslease, opgenomen worden in de lokale rechtspositieregeling en dient een reglement van fietsleasing opgemaakt te worden. 

D. Reglement
Dit reglement omvat alle juridische en praktische modaliteiten om aan de slag te gaan met fietsleasing. Het is voornamelijk gebaseerd op het reglement van de Provincie West-Vlaanderen, maar met volgende invulling voor Stad en Mintus Brugge:

• Fietsleasing kan enkel in loonruil op basis van een eindejaarspremie en niet op basis van vakantiedagen en een fietsvergoeding. Een fietsvergoeding geeft geen fiscaal voordeel. Het recht op jaarlijkse vakantie, is een belangrijk rechtsbeginsel. Het laten inleveren van vakantiedagen in ruil voor fietslease, heeft verschillende financiële gevolgen voor statutairen en contractuelen. Tot slot kunnen maar maximaal 3 verlofdagen worden ingeleverd, wat het effect ervan sterk beperkt. 
• Fietslease kan voor medewerkers met een contract van onbepaalde duur of voor een bepaald werk dat niet minder dan drie jaar duurt. 
• De instap voor de medewerker is een gunst en geen recht, de werkgever heeft steeds het recht om een aanvraag tot fietslease te weigeren, ter bescherming van de medewerker. Een eindejaarspremie wordt in de praktijk vaak als buffer gebruikt voor onverwachte facturen, gestegen energiekosten,... 
• Ingeval tijdens de looptijd van de leasing, de eindejaarspremie zou verminderen (bvb. door onbezoldigd verlof) en er  onvoldoende beschikbaar budget zou overblijven voor de betaling van de leasing, zal het ontbrekende bedrag nodig voor het leasen van de fiets, via facturatie, teruggevorderd worden door de werkgever, aan de medewerker. Dit om de verbreking van het leasecontract te vermijden. 
• Het onderhoudsbudget (vooral i.f.v. het verplicht onderhoud van een e-bike) en een verzekering met fietsbijstand, is optioneel. Het verhoogt enerzijds de kostprijs van de fietslease, maar maakt dat de medewerker later ontlast wordt van bijkomende kosten voor onderhoud en bij bvb. diefstal. Hier wordt het bestuur gevraagd om de keuze te maken voor het al dan niet verplicht maken van het onderhoudsbudget en de verzekering. 
• Als insteek geven we mee dat een onderhoudsbudget op 300 euro (100 euro per jaar) en een verzekeringsbudget op 500 euro (voor de volledige leaseperiode) wordt geraamd.

E. Rechtspositieregeling
I.f.v. het aanbieden van fietslease moet een nieuw artikel (artikel 179bis) worden toegevoegd in de rechtspositieregeling, onder titel VII. De toelagen, vergoedingen en sociale voordelen, hoofdstuk II. De verplichte toelagen, afdeling III, eindejaarstoelage. (Zie bijlage1.)

F. Prefinanciering
Fietslease waarbij de eindejaarspremie wordt ingezet, vergt een prefinanciering door de werkgever, i.c. de Stad: maandelijks factureert de leasemaatschappij de bedragen en pas op het eind van het jaar worden die kosten gedekt door het inhouden van (een deel van) de eindejaarspremie.

G. Timing
Na de goedkeuring door de Gemeenteraad, wordt een algemene communicatie naar alle medewerkers gevoerd. Geïnteresseerden zullen een simulatie kunnen vragen bij P&O, zodat ze een weloverwogen keuze kunnen maken om al dan niet in te stappen en ook in welke mate en met welke frequentie ze hiervoor afstand willen doen van de eindejaarspremie.