2023_GR_00445 - Personeel & organisatie - formatiewijziging cluster vrije tijd - dienst organiseren - meeruitgave - goedkeuring.

Een aantal vaststellingen uit de rapportering:

• Veel diensten zijn betrokken bij evenementen, maar een centrale regie/coördinatie ontbreekt.
• Er is op vandaag een gebrekkige coördinatie van evenementen. Klanten worden vaak van het kastje naar de muur gestuurd door het ontbreken van een duidelijk aanspreekpunt.
• Niet minder dan 57,85 VTE personeel van Stad Brugge werkt jaarlijks mee aan evenementen.
• Er is geen ondersteunend IT-systeem voor de organisatie en opvolging van evenementen.
• Er wordt vaak reactief en last minute gehandeld.
• Er wordt veel tijd besteed aan de voorbereiding van evenementen, maar het natraject en het uitwerken van een beleid rond evenementen ontbreekt.

Op basis van deze vaststellingen werden een aantal doelstellingen geformuleerd:

• De dienst Organiseren zou omgevormd moeten worden tot een Evenementencel. Dit betekent ook een omschakeling van een vrij administratieve dienst naar een klantgerichte dienst, die instaat voor het coördineren van evenementen, het afbakenen van taken en het toewijzen van verantwoordelijkheden. Deze dienst moet de regie opnemen voor evenementen en moet het contactpunt worden (via klantverantwoordelijken) voor externe organisatoren (groot en klein).
• Er is een IT-systeem nodig om deze coördinatie en regie te ondersteunen.
• De Evenementencel moet hierbij een mandaat krijgen om andere diensten te engageren en om voorstellen rond evenementen voor te bereiden en voor te leggen aan het College.
• Er is nood aan de uitbouw van een goed handhavingstraject.

Het conclaaf verklaarde zich akkoord met het voorstel om de dienst Organiseren om te vormen tot een Evenementencel en de omschakeling te maken naar een klantgerichte dienst, die instaat voor de coördinatie en regie van evenementen. Er werd ook beslist om snel over te gaan tot de aanwerving van een nieuw Diensthoofd die het nodige gezag/mandaat moet hebben om andere diensten te engageren.

Noot: Het huidige Diensthoofd Vergunningen gaat op pensioen in mei 2024, de selectie voor een nieuw Diensthoofd wordt opgestart in september 2023.

In zitting van 7 juni formuleerde het Clusteroverleg de wens om bij het organiseren van een selectieprocedure voor een nieuw Diensthoofd Evenementencel deze functie in een hogere salarisschaal te waarderen (A4a-A4b i.p.v. A1a-A2a) teneinde het juiste profiel in het licht van bovenstaande doelstellingen en beslissingen te kunnen aantrekken.

De formatie voor de Dienst Organiseren wijzigt dus op volgende manier:

Het betreft een meeruitgave van 13298 EUR die binnen de personeelsportefeuille zal benomen worden.