2023_GR_00621 - Facilitair beheer - heraanbesteding FMIS (Facilitair Management Informatie Systeem) - bestek - goedkeuring.

NR 

Beschrijving 

Gewicht 

1 

Prijs 

50 

1.1 

Prijs van de implementatie: zie prijsinventaris voor analyse, projectmanagement, data migratie, parametrisatie, gebruikerstest, opleiding en documentatie, overige (1) 

20 

1.2 

Prijs van het onderhoud: zie prijsinventaris voor hosting, onderhoud en support, consultancy, licenties, overige (1) 

30 

2 

Kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid 

120 

2.1 

Demonstraties en case studies (2) 

Een belangrijk onderdeel van deze procedure vormen de demo’s en de case studies. Er worden door een jury een aantal simulaties voorgelegd van situaties die bij de dagelijkse werking van de dienst voorkomen. Tijdens de demo’s is er kans op uitbreiding van het oorspronkelijke scenario, steeds in een realistische setting. 

De demo’s zullen georganiseerd worden ná ontvangst van de offertes. 

45 

2.2 

Functionaliteit van de software (2) 

Algemene werking en achterliggende logica, architectuur en structuur van het aangeboden pakket. Dit wordt uitgelegd in een document van maximum 4 pagina’s A4. 

15 

2.3 

Aanpasbaarheid van de software aan de wensen van de stad Brugge (configuratiemogelijkheden) (2) 

Mogelijke beoordelingselementen voor dit gunningscriterium zijn: 

Wat zijn de mogelijkheid binnen het aangeboden pakket tot het definiëren van proces flows met verschillende proces stappen zoals uit te voeren acties, beslissingsmomenten, informatieoverdracht, ... Ook de flexibiliteit van de software om tegemoet te komen aan de verschillende situaties: het definiëren van statussen, voorwaarden voor statusveranderingen, gekoppelde automatische acties zoals terugmeldingen, waarschuwingen, aanmaak supplementaire opdrachten, … 

Deze opsomming van beoordelingselementen is niet limitatief. Tijdens de evaluatie kunnen nog andere beoordelingselementen mee in rekening worden gebracht. 

15 

2.4 

Kwaliteit van de dienstverlening (2) 

Mogelijke beoordelingselementen voor dit gunningscriterium zijn: 

Op welke manier kunnen problemen worden gemeld? Welke weg doorloopt een probleemmelding?  Hoe verloopt het contact hiervoor? Is er een Service- of helpdesk? Is er permanentie na de kantooruren of tijdens het weekend? Is er een noodnummer? Wat is de vooropgestelde snelheid om een melding af te handelen? 

Deze opsomming van beoordelingselementen is niet limitatief. Tijdens de evaluatie kunnen nog andere beoordelingselementen mee in rekening worden gebracht. Belangrijk hier op te merken is dat de communicatie met de help- of servicedesk in het Nederlands gebeurt. 

15 

2.5 

Service level agreement (2) 

Mogelijke beoordelingselementen voor dit gunningscriterium zijn: 

Hoe gaan updates van het softwarepakket in zijn werk? Hoe is de dienst na verkoop georganiseerd? Hoe gebeurt de behandeling en opvolging van klachten? Wordt er actief gepolst naar de ervaringen van de gebruikers van het aangeboden pakket? Wordt de opvolging bijgestuurd indien nodig? Wat gebeurt er met de data in de database bij het beëindigen van het contract? 

Deze opsomming van beoordelingselementen is niet limitatief. Tijdens de evaluatie kunnen nog andere beoordelingselementen mee in rekening worden gebracht. 

15 

2.6 

Flexibiliteit van de software en mogelijkheden binnen het concept 'future-proof' (2) 

De aanbieder volgt de evolutie, trends en tendensen op de markt en creëert hierbij mogelijkheden binnen zijn eigen softwarepakket om aanpassingen en aanvullingen door te voeren. Zaken als het automatisch verwerken en integreren van gegevens van digitale energiemeters en gebouwbeheerssystemen, gegevens die verzameld worden van actuatoren en sensoren zoals CO2, aan- en afwezigheid, ... 

15 

3 

Voorwaarden gesteld aan de software mbt de IT-omgeving van de stad Brugge 

20 

3.1 

Integratiemogelijkheden met andere softwarepakketten binnen de stad Brugge (2) 

De aanbieder geeft aan op welke manier gegevens van andere pakketten kunnen worden ingelezen. Voorbeelden binnen de stad Brugge zijn PrimeTime (GET), UBW (Unit 4), het webportaal van Total Energies,  Dehora. 

10 

3.2 

Compatibiliteit met de software omgeving van de stad Brugge (2) 

Het pakket is bij voorkeur web based, eventuele integratiemogelijkheden met SharePoint en MS Windows 365 kunnen worden aangetoond (eventueel tijdens de demo’s op te nemen). 

10 

4 

Implementatie 

60 

4.1 

Implementatieplan (2) 

De aanbieder voorziet een duidelijk draaiboek met aspecten als workshops, opleidingen, vergaderingen en vergaderfrequentie, aanpak en duur van de configuratie van het pakket… inclusief de migratie van bestaande data uit het huidige FMIS en de hosting in de cloud. 

35 

4.2 

Uitvoeringstermijn (3) 

De totale uitvoeringstermijn in aantal werkdagen te rekenen vanaf de toewijzing van de opdracht tot het in gebruik nemen van de productieomgeving in de organisatie, inclusief opleiding. 

25 

Totaal gewicht gunningscriteria 

250