2023_GR_00565 - Personeel & organisatie - formatiewijziging en personeelsbehoeften dienst musea met het oog op BRUSK - goedkeuring.

Dit dossier met het voorstel van formatiewijziging en oplijsting van tijdelijke personeelsbehoeften voor BRUSK heeft een aantal stappen doorlopen.

In eerste instantie werd in mei 2023 enkel een dossier met een formatiewijziging voor de staf voorbereid i.f.v. BRUSK, zonder de noden op het vlak van de bewaking/uitbating. 

In zitting van 5 juni 2023 vroeg het College om het volledig plaatje op te maken inclusief uitbating én rekening houdend met de keuzes die in het Conclaaf van 15 en 16 mei 2023 waren gemaakt over de werking en het ambitieniveau van BRUSK de komende jaren. 

De keuzes in het Conclaaf waren de volgende: 

• In het openingsjaar 2026 zou het ambitieniveau op internationaal niveau moeten liggen;
• In de jaren 2027-2029 zou het ambitieniveau op nationaal niveau moeten liggen;
• In 2030 opnieuw op internationaal ambitieniveau.

Vanuit de Musea werd, i.s.m. P&O, een berekening gemaakt van de personeelsnoden in de twee scenario's (het nationaal en het internationaal niveau).

Voorstel is om:

• De personeelsbehoeften die constant blijven, m.n. in de jaren op nationaal ambitieniveau, te vertalen naar een formatiewijziging.
• De personeelsbehoeften die er bovenop komen in de jaren op internationaal ambitieniveau worden voor wat betreft de staffuncties pro memorie voorzien in de formatie en op tijdelijke basis ingevuld. Dit werd goedgekeurd door het College in zitting van 18 september jl. (voorgelegd door de musea in nota 2023_CBS_03411 - Scenario exploitatie BRUSK)
• De personeelsbehoeften die er voor de uitbating en het onthaal bovenop komen voor nocturnes en in de jaren op internationaal ambitieniveau worden ingevuld door jobstudenten en via afname van het raamcontract beveiliging (dit wordt in zitting van 18 september jl. voorgelegd door de musea in nota 2023_CBS_03411 - Scenario exploitatie BRUSK) 

Opgemerkt wordt dat ook voor de schoonmaak van BRUSK bijkomend personeel nodig is. Musea en FAB berekenden hiervoor de noden, die in de formatie van FAB zullen moeten worden opgenomen. Het gaat over 4,5 vte op niveau E1-E3. De loonkost is mee verwerkt in het kostenplaatje voor BRUSK.

VASTE PERSONEELSBEHOEFTEN EN VOORSTEL FORMATIEWIJZIGING
Hieronder volgen de wijzigingen die worden gevraagd om de werking van BRUSK op nationaal niveau te realiseren. Ook een aantal eerdere beslissingen worden mee geformaliseerd.

Overkoepelend
De functie van Algemeen Directeur Musea (A9a-A9b) wordt geschrapt. Deze functie werd ingevuld door Till Holger Borchert en na zijn vertrek, wordt met een directiecomité gewerkt.

Afdeling zakelijk beheer

Wat uitbating betreft:

• De veiligheidscentrale is intussen verschoven naar de formatie van de dienst Facilitair Beheer, maar moest in de formatie van de Musea nog worden geschrapt. Het gaat over twee functies van technisch gegradueerde (B1-B3), één functie van adjunct veiligheidstechnieken (C4-C5) en 10 functies van centralist (D4).
• Door het invoeren van een aantal locatieparameters (zie het businessplan ARCH) kunnen er vier functies museumassistent worden geschrapt (D1-D3).
• Voor de uitbating van BRUSK, een nieuwe locatie die naar bewaking toe de inzet vergt van extra veiligheids- en onthaalfuncties, zijn er 12,4 extra museumassistenten (D1-D3) en 2,5 teamcoaches (D4-D5) nodig. De berekening hiervoor is gemaakt o.b.v. de inplanting van de zalen in het nieuwe gebouw, de openingsuren en uurroosters. Door op termijn het onthaal voor Groeninge via BRUSK te laten verlopen, kon ook worden bespaard via een efficiënter onthaal.

Wat de administratie betreft worden 2 functies extra gevraagd : 1 digicoach (B1-B3) en 1 assistent digitale museumtoepassingen (C1-C3). Daarnaast worden volgende administratief medewerkers verschoven van de afdelingen Collectie en Publiek en Tentoonstellingen naar de afdeling Zakelijk beheer:

• administratief medewerker Collectie (1);
• administratief medewerker Publiek en tentoonstellingen (2).
  
  

Motivatie:
Het digiteam moet worden uitgebreid om voor de digitale werking van BRUSK de collega's en systemen te ondersteunen en uit te bouwen (eerstelijnszorg digivragen, administratie rond beheer digitale infrastructuur, digitaliseren processen, ...).

De uitbreiding van het administratief team, vloeit voort uit bijkomende administratieve taken verbonden aan de nieuwe locatie. Daarnaast wordt gekozen voor de centrale aansturing van de administratieve functies uit de diverse afdelingen, i.f.v. de efficiëntie en continuïteit: de opmaak van collegenota’s, de financiële administratie, bestellingen, … verlopen via gestroomlijnde flows en bij afwezigheden kan het werk worden overgenomen binnen het administratief team.

Afdeling Collectie
In deze afdeling is er recent invulling gegeven aan de functie van conservator Vlaamse Primitieven en Renaissance, die reeds was opgenomen in de vorige formatiewijziging. De functie blijkt essentieel voor de verdere uitbouw van de formatie waardoor we reeds een voorafname op de invulling hebben gedaan. Deze loonkost zal benomen worden van de beschikbare middelen. 

Er worden daarnaast nog vier functies bij gevraagd: 

• 1 leeszaalmedewerker (C1-C3) - het gaat hier om een wijziging van functietitel : vroeger was dit een bibliotheekmedewerker;
• 1 coach collectieonderzoek (B1-B3);
• 1 restaurator schilderijen (A1a-A2a);
• 1 registrator depotbeheer (B1-B3).

Motivatie:
Leeszaalmedewerker, restaurator en registrator zijn functies die gelinkt zijn aan het bijvoegen van een locatie, BRUSK, aan de museumvestigingen. De Coach Collectieonderzoek wordt gevraagd ter ondersteuning (administratieve taken, planning, collectiebeheer, ...) van de conservatoren en bibliothecaris in de dagelijkse werking. Daarnaast zal deze functie ook bijdragen tot de voorbereiding van de werking van BRON.

Er worden opwaarderingen gevraagd voor de medewerkers in het atelier, naar analogie met de opwaardering van de vakspecialisten bij Facilitair beheer: 

• 1 dienstleider Museumatelier van C1-C3 naar C4-C5;
• 3 technisch medewerkers houtbewerking van D1-D3 naar C1-C3;
• 1 technisch medewerker schilder van D1-D3 naar C1-C3.
  

De weddenschaal van de functie van digital content manager was voorzien op niveau A1a-A2a, maar wordt teruggebracht naar B1-B3. De recente aanwerving hiervoor is overigens al op B-niveau gebeurd. 

De 1,6 junior registrator mogen worden geschrapt : de projecten waarvoor ze werden ingezet zijn intussen afgerond en naar de toekomst toe worden dit tijdelijke functies, afgestemd op projectsubsidies. 

Tot slot wordt de huidige bezetting van twee functies geformaliseerd in de formatie : de deeltijds functies van senior-registrator en van conservator beeldhouwkunst, meubelen en keramiek worden sinds het vertrek van een collega door twee collega’s voltijds opgenomen. Er is dus nu een senior-registrator en een conservator beeldhouwkunst, meubelen en keramiek (1 VTE). Deze uitbreiding confirmeert aan de werkelijkheid.

Afdeling Publiek en Tentoonstellingen
In deze afdeling is er een voorafname gebeurd via de nota 2023_CBS_01313 d.d. 20 maart 2023, voor volgende functie die hierbij in de formatie zal worden opgenomen:
- 1 coach ticketing en reservaties (B1-B3).

Er worden daarnaast nog 6 functies bijgevraagd: 

• 1 coördinator friendraising en relatiebeheer (A1a-A2a);
• 1 coach communicatie BRUSK (B1-B3);
• 1 planner en connector presentaties BRUSK (B1-B3);
• 1 coach publieksbemiddeling BRUSK (B1-B3);
• 2 productieassistenten (B1-B3).

MOTIVATIE:
De motivatie is gericht op twee types taken en profielen: 

Nood aan inhoudelijke, programmatorische medewerkers gelet op de ambitie om in BRUSK hoogwaardige tentoonstellingen te organiseren voor diverse doelgroepen (jong en oud, lokaal en internationaal):

• Planner en connector presentaties: deze stemt alle projecten en tentoonstellingen binnen BRUSK maximaal op elkaar af, en is de planner van BRUSK die afstemt met de verschillende teams, partners, bedrijven, bruikleengevers of externen. BRUSK zal een dynamische plek worden met verschillende activiteiten (gidsbeurten, kinderateliers, lezingen, concertjes, bedrijfsteamdagen, tentoonstellingen, activiteiten door de horeca-uitbater, enz.), wat de noodzaak aan een planner verhoogt. Dit profiel connecteert BRUSK ook aan verschillende netwerken. Hij/zij gaat op zoek naar samenwerkingsmogelijkheden, onderhoudt contacten met lokale, nationale en internationale partners en bedrijven, organiseert netwerkmomenten en coördineert stages voor BRUSK. 
• Coach publieksbemiddeling BRUSK: deze organiseert projecten en activiteiten bij de tentoonstellingen in BRUSK. O.l.v. de coördinator publieksbemiddeling presentaties verzorgt deze collega de publieksinformatie in de exposities. Deze functie richt zich op diverse doelgroepen, maar concentreert zich enkel op BRUSK.

Nood aan innovatieve profielen gelet op de doelstelling van BRUSK om een vooruitstrevend en toonaangevend, innovatief museum te worden, dat met de nieuwste technieken zal experimenteren:

• Coördinator friendraising & relatiebeheer: die moet  financiële ondersteuning door derden aantrekken, in de vorm van sponsoring, giften en crowdfunding. Deze collega bouwt een structureel netwerk uit om extra middelen naar BRUSK te laten vloeien. 
• Coach communicatie BRUSK: deze zal de tentoonstellingen in BRUSK goed in de markt zetten met  campagnebeelden, affichecampagnes, folderverspreiding, bus- en treinreclames, sociale mediacampagnes, out-house campagnes, enz. De andere communicatiemedewerkers gaan aan de slag met de overige 13 musea.

TIJDELIJKE PERSONEELSBEHOEFTEN (internationaal ambitieniveau)
Voor de Staf werd door de musea een bijkomende personeelsbehoefte mee gegeven voor die jaren waarin BRUSK op internationaal ambitieniveau zal werken. In het Conclaaf van mei 2023 werd beslist dat dit alvast in 2026 en 2030 het geval zal zijn. Gelet op het feit dat dit geen constant niveau van werken is, zouden deze functies niet vast worden opgenomen in de formatie. Ze zullen op tijdelijke basis worden ingevuld en dus enkel pro memorie worden vermeld in het kader.

Dit zijn de 9 functies die extra nodig zijn in de zgn. "blockbuster"-jaren en waarvoor de motivatie in bijlage is opgenomen: 

Collectie
Preventieve conservator (B1-B3).

Publiek en Tentoonstellingen

• 1 algemeen coördinator presentaties (A1a-A2a);
• 1 algemeen coördinator publieksbemiddeling (A1a-A2a);
• 1 coördinator jongeren BRUSK (A1a-A2a);
• 1 administratief medewerker presentaties die ondergebracht wordt bij Zakelijk Beheer (C1-C3);
• 1 coach digitale publieksbemiddeling (B1-B3);
• 1 curator diverse media (A1a-A2a);
• 1 coach events BRUSK (B1-B3);
• 1 productieassistent (B1-B3).

FINANCIERING

In hun nota gaven de Musea aan dat volgende middelen kunnen ingezet om de formatiewijziging (deels) te bekostigen:

• Businessplan BRUSK (ARCH: inkomstenparameters): € 300 000 per jaar.
• Middelen Kenniscentrum VZW: € 300 000 per jaar.
• In de loop van 2022 sloten de Musea met de stichting Van Caloen een beheersovereenkomst voor een langdurige bruikleen (2022_GR_00202). De stichting schonk MB hiervoor een éénmalige subsidie van €100.000 die zal ingezet worden voor de aanwerving van extra personeel voor de registratie en het beheer van deze waardevolle collectie.
• Tot slot dienden de musea begin 2023 bij de Vlaamse Gemeenschap een nieuw beleidsplan in voor de periode 2024 tot en met 2028. Een deel van die middelen zal ook aangewend worden om personeelskosten te betalen, conform de nieuw op te maken beheersovereenkomst in 2024.
  In de berekeningen (zie ook nota 2023_CBS_03411) is uitgegaan van een bijkomende jaarlijkse subsidie van 500.000 euro omdat het bedrag van deze subsidie toen nog niet gekend was. Eind september 2023 was het werkelijke bedrag gekend, ze krijgen een jaarlijkse werkingssubsidie van 2.758.000 euro voor de beleidsperiode 2024-2028 wat 1.425.000 euro meer is dan de voorbije jaren.

Hieronder volgt een overzicht van de bijkomende uitgaven voor het personeelsbudget in de jaren 2024-2026, volgens de principes van de nota van Musea m.b.t. scenario exploitatie BRUSK (2023_CBS_03411):

• 2024: 952.662,31 euro;
• 2025: 1.856.143,49 euro;
• 2026: 2.896.436,16 euro.

De middelen zijn onvoldoende voor de 100 % compensatie van de personeelsuitgaven (én dus ook niet voor de andere bijkomende kosten die nodig zijn => zie nota 2023_CBS_03411).

Merk ook op dat er intensief overleg met P&O en financiën is voorafgegaan aan deze vraagstelling van uit de Musea, en dat er ook ruggenspraak is gehouden met beide bevoegde schepenen en de algemeen directeur. De bekommernis hierbij was om de hoogste noden prioritair te stellen en deze binnen het budget te houden. De selecties voor nog openstaande functies die met de formatiewijziging van 2020 werden toegevoegd, zijn ook stelselmatig aan een budgetcontrole onderworpen. Een stuurgroep financiën-P&O monitort het verwerven van toegezegde middelen, vooraleer de selecties groen licht te geven. Dat zal ook naar de toekomst toe gebeuren.

ADVIES P&O:

De uitdagingen gekoppeld aan BRUSK hebben personeelsbehoeften als gevolg. Er is meermaals overleg gevoerd met de Musea om die behoeften scherp te stellen en te prioriteren.

De Musea hebben daarbij een aantal inhoudelijke bekommernissen ter harte genomen, zoals het centraliseren van de administratieve functies onder de afdeling Zakelijk Beheer, het toespitsen op taken die de core business van de Musea uitmaken, …

De Musea hebben hun formatiewijziging ook gealigneerd aan de verwachtingen van Vlaanderen, zodat de kans wordt verhoogd op het verkrijgen van de gevraagde subsidies.

De inhoudelijke inschatting van de behoeften op het vlak van uitbating zijn eenvoudig in te schatten voor P&O: er is de oppervlakte, de zalen en de inplanting van toegang in het gebouw van BRUSK waar een aantal bewakings- en onthaalfuncties moeten worden voorzien, te kaderen binnen het aantal tentoonstellingen, de openingsuren en de uurroosters.

De beoordeling van de personeelsbehoeften voor de afdelingen Collectie en Publiek en Tentoonstellingen, is minder evident: deze zijn verweven met de expertise in de museale wereld. Er is daarom benchmarking gevraagd die ook werd meegegeven. 

Het College vroeg in zitting van 18 september jl. om de inkomsten verder te bekijken met als doel de tekorten te beperken. In het verleden zijn de personeelsbehoeften van de Musea telkens pas ingevuld, nadat er middelen tegenover stonden. Voor BRUSK stelt zich het probleem dat de aanwervingen moeten gebeuren voor de opening en dat we pas in het volgend MJP zicht zullen krijgen op de inkomsten. Pas daarna kunnen uitgaven en inkomsten worden vergeleken. Belangrijk zal dus zijn van in 2026 een grondige evaluatie te maken van het eerste werkingsjaar. 

P&O stelt voor om de duidelijk afgelijnde en stabiele ontvangsten (zoals subsidies) aan te wenden ter financiering van de loonkosten. Als werkgever gaan we namelijk een wettelijke verbintenis aan, die we dienen te respecteren. Dergelijke arbeidsovereenkomsten baseren op volatiele middelen (inkomsten ticketing, sponsoring, ...) houdt het risico in dat de tewerkstelling moeten beëindigen of niet kunnen verlengen.

Er is een stuurgroep Financiën en P&O in werking, die mee helpt monitoren of de nodige middelen effectief verworven zijn.