2023_GR_00191 - Toerisme - Kerstmarkt 2023 - samenwerkingsovereenkomst Brugs Handelscentrum - goedkeuring.

A. Te onderzoeken of met de units een andere opstelling en aankleding mogelijk is die de look voldoende verbetert (achterkant niet meer zien, houten wand, …). 

Oplossing – aankleding

De kwalitatieve evaluatie van wintergloed geeft aan dat bezoekers gecharmeerd zijn door de omkadering en de stijl van de winterbar op de Minnewatersite.  Deze is in eigen beheer van Brugge Plus ontworpen en in hun opdracht geproduceerd.   Wij gaven de freelance ontwerpers van Brugge Plus de opdracht om voorstellen uit te werken en telkens een budgetraming mee te geven.  

1. Voorstel Brugge Plus - bekleding van elke unit apart. 

• Units worden zo veel mogelijk rug aan rug geplaatst (u.i. bij inplantingsplannen).
• Units kunnen bekleed worden met een lattensysteem (elementen van 1 m breed).
• De kost voor de bekleding van de units op beide pleinen, de bekleding van de toiletten én de afvalzones is 96.000 excl btw (116.160 incl btw): 

2. Vervang de tenten (die dienen als overkapping) door houten afdakjes in de stijl van de Winterbar.  

De oplossing hiervoor zijn de cubes die men bij All Events kan vinden.  Deze bestaan in verschillende houtsoorten, onder meer het kleur van de winterbar.   De overkapping valt ten laste van BHC.  Tijdens overlegmomenten met BHC op 10 en 15 maart en 13 april verklaarde BHC zich bereid om de tenten te vervangen door deze constructie. Dit betekent voor BHC een jaarlijkse meerkost van ongeveer 17.000 € excl btw. 

Beelden van deze overkapping zie bijlage. 

3. Pas de frontpanelen aan zodat ze warmer oranjegeel licht uitstralen.   

We verwijzen hiervoor naar collegebeslissing 2022_CBS_01004 van 1 april 2022 waarin het college besliste dat de frontpanelen aangepast moesten worden (artikel 5 “Aanpassing van de frontpanelen van de units  + verlichting units en omgeving globaal te bekijken zodat beiden elkaar versterken/aanvullen.”)

De huurovereenkomst tussen BHC en Brugge Plus werd in die geest aangepast.

De aanpassing van de frontpanelen werd echter slechts ten dele uitgevoerd. De lichtbakken werden op een apart circuit aangesloten waardoor ze kunnen aanblijven zelfs als de kerstunit gesloten is.  

We stellen met deze nota voor om het opgenomen engagement volledig uit te voeren en de LEDs van de lichtbakken te vervangen door warmer oranjegeel licht. 

4. Geef de 2 frituristen een aangepast houten huisje in de stijl van de winterbar.  

Op de Markt staan twee kraamhouders die 7/7 zaken frituren.  De units kunnen in de huidige units niet voorzien in een industriële vetafzuiging waardoor condens zich opstapelt in de units en werkomstandigheden suboptimaal zijn.   

Voorstel om 2 aangepaste huisjes te laten maken door Brugge Plus. 

Raming voor de 2 huisjes: 16.000 euro excl. btw (19.360 euro incl. btw) 

5. Een bijkomende suggestie van een Bruggeling aan de burgemeester werd eveneens onderzocht. 

De burger is van mening dat het zonde zou zijn om de bestaande units weg te gooien maar stelt voor om ze te laten bestickeren.  

We legden deze vraag op 17 februari voor aan Wannes Ververs en kregen het volgende antwoord: Indien wij de zijkanten en achterkant van de containers proper en met hoogwaardig materiaal willen stickeren zal de kostprijs oplopen tot 100.000 euro ( vooral door het vele werk door de “ribbels “ ).  Dan zal je nog steeds met een containergevoel zitten.

6. Aankleding door de stad en BHC.

• De stad Brugge levert kerstbomen ter versiering van de kerstmarkt.  Het aantal en de grootte wordt bepaald op basis van het inplantingsplan (u.i. ) en de gekozen aankleding van de units. 
• De juiste aantallen en afmetingen van de kerstbomen zitten in bijlage. 
• Dienst openbaar domein engageert zich om bekisting te voorzien rond de kerstbomen.  
• BHC is verantwoordelijk voor de verlichting in de evenementenzones en engageert zich om lichtjes in alle kerstbomen te hangen en om tevens de bomen op het Simon Stevinplein en de Markt terug te voorzien van verlichting.  BHC mag hiervoor samenwerken met een lichtpartner naar keuze (i.f.v. optimale prijsonderhandeling).  Het lichtvoorstel van BHC wordt voorgelegd aan de werkgroep wintergloed en aan Brugge Plus zodat er harmonie is met de stadsverlichting en het lichtparcours, dit uiterlijk tegen eind september.  

7. Alternatief voor plastic baches tussen twee units bij regenweer

Brugge Plus ontwierp een mooie houten constructie die tussen twee units bevestigd kan worden en waar verkopers met haakjes hun producten aan kunnen bevestigen zodat ze bij regenweer toch niet nat worden en de warme stijl behouden blijft.  

Het budget hiervoor bedraagt 2.500 excl btw (3.025 incl btw)

8. Toegangspoort en oplossing voor kabels 

De kostprijs voor de toegangspoorten wordt geraamd op 17.500 euro excl. btw (21.175 euro incl. btw)

9. vuilnisbakken

Daarnaast worden de vuilnisbakken aangepast worden met duidelijke pictogrammen i.p.v. met tekst.  Het ontwerp hiervoor wordt aangeleverd door Brugge Plus en uitvoering wordt gerealiseerd door Brugge Plus tegen opbouw nieuwe kerstmarkt. 

Budget bedraagt 2.000 excl. btw (2.420 incl. btw)

Oplossing – opstelling

In verschillende overlegmomenten met Brugge Plus, BHC, dienst werk en ondernemen, dienst toerisme, dienst openbaar domein en politie komen we tot inplantingsplannen voor de kerstmarkten. Deze inplantingsplannen houden rekening met:

• Suggestie college om zo veel mogelijk units rug aan rug te plaatsen;
• Plaatsing afval;
• Elektriciteit en kabels (zo min mogelijk kris kras over het terrein);
• Plaats taxi’s, koetsen;
• Stellingen provinciaal hof;
• Aanwezigheid van hydranten en putjes (voor wc wagens);
• Feit dat er een afgesloten geheel moet staan ter hoogte van Breidelstraat en Wollestraat omwille van de tocht.

Simon Stevin

Markt

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

B. Te onderzoeken welke de kostprijs zou zijn voor mooie hedendaagse houten units op Markt en Simon Stevinplein en wat de opbrengst zou kunnen zijn van verkoop van de huidige units. 

Voorafgaand en ter info

We deden een benchmark door de ‘Beste kerstmarkten in Europa 2023’ op te zoeken. (https://www.europeanbestdestinations.com/christmas-markets/)

We konden het volgende vaststellen: de meeste steden werken met standaard units.  In alle gevallen is het de aankleding die het maakt. Slechts enkele steden hebben huisjes in verschillende hoogtes en met verschillende architecturale elementen (daken, torens, …)  en lijken een ontwerp op maat te hebben. Het gaat om Craiova, Hamburg, Essen en Dresden). 

Kostprijs mooie hedendaagse houten units

Oplossing 1: plug and play houten chalets cfr All Events 

Budget raming (bron BHC) 150.000 euro excl. btw - 181.500 euro incl. btw per jaar voor beide pleinen - overkapping inbegrepen.

Oplossing 2: eigen ontwerp 

Budget raming 800.000 euro excl. btw - 968.000 euro incl. btw.

Met huisjes in verschillende grootte, op maat van de kraamhouder.

Verkoop van onze units. 

 Opbrengst raming: 20.000 euro tot 80.000 euro.

 De boekwaarde van onze kerstunits bedraagt momenteel nog 4.000 euro (btw ex)/units.

Daarenboven moet de koper nog rekenen op een aanzienlijke transportkost. Er kunnen 3 units per rit vervoerd worden. De units worden op- en afgeladen met een heftruck.  

De units zijn in principe demonteerbaar (want ze zijn ooit opgebouwd en niet gelast) alhoewel Brugge Plus dat ten sterkste afraadt vermits de units langs vanbinnen bekleed zijn en er ook een vloer in ligt.   

We namen contact met de firma Barcontainer in Nederland. (https://www.barcontainer.be/contact-2/).

Hun kant- en klare barcontainers in vergelijkbare afmeting kosten nieuw 2.700€ (zonder houten bekleding vanbinnen en zonder frontpanelen) en zijn demonteerbaar.  

Zij plaatsen hun afgeschreven units vaak op marktplaats of tweedehands.  Een courante prijs die je daarvoor kan krijgen is 200 à 300€.  Zij wisten ook te vertellen dat het voorjaar een goede periode is om ze kwijt te raken omdat veel verenigingen en mensen dan investeren in een bar voor de zomer.

We hadden ook contact met de gemeente Wetteren die interesse toonde in onze units.   Zij hebben de kerstmarkt bezocht en “mooi en degelijk materiaal gezien.  Er zou inderdaad interesse zijn ter vervanging van de chalets die we 8j geleden aankochten en aan vervanging toe zijn. Het bestuur staat nu wel heel hard op de rem na jaren van extreme kosten en het is op de langere baan geschoven.”

Na de gemeenteraad kregen we verschillende vragen van mensen (die blijkbaar de units nog zo lelijk niet vinden).  Uit enkele gesprekken blijkt dat mensen zeker bereid zouden zijn om hier 800€ voor te betalen.  Het gaat hier dan wel om verkoop stuk per stuk aan particulieren.  De vraag is wel welke particulier bereid zal zijn om transport- en takelkosten te betalen.  De unit wordt immers best niet gedemonteerd en kan dus niet zomaar in elke tuin ingepast worden.   

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

C. Welke de oplossing ook zou worden, moet de verantwoordelijkheid voor de ‘buitenkant’ van de Kerstmarkt naar netheid e.d. toe bij de stad liggen -> eventueel met inzet van jobstudenten? aantal? kostprijs? … 

 BHC engageert zich om volgend jaar op eigen kosten een equipe van studenten te voorzien die dagelijks instaat voor onderhoud kerstmarkt en oplossen slordige elementen. 

Budget 

Eenmalige kosten 

Jaarlijkse kosten

Beslissing CBS

Het CBS besliste in de zitting van 2 mei 2023 om de onder A/ uitgewerkte optie te weerhouden, meer bepaald de punten 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9.

Afspraken

Conform voorbereidend overleg is het voorstel dat de stad 2/3 van de kosten draagt en BHC 2/3. Deze kosten hebben betrekking op de punten A/ 1, 4, 7, 8, 9. BHC engageert zich voor de andere (meer)kosten zoals: de overkapping (A/2), de inzet van 2 personen die instaan voor orde en netheid, de afvalophaling, de verlichting van de bomen op het Simon Stevinplein en de kerstbomen. Zoals reeds voorzien in de huidige overeenkomst staat de stad in voor de aankleding met kerstbomen. Voor de volgende edities wordt gewerkt met een kerstbomenplan (zie inplantingsplan + overzicht aantallen in bijlage). De engagementen die partners aangaan worden meegenomen in de aangepaste overeenkomst tussen de stad en BHC (zie bijlage).

Financiering

De kosten voor de stad worden aldus als volgt geraamd:

• Punten A/ 1,4, 7, 8, 9: 199.809 euro (inclusief btw) . Deze worden middels een afzonderlijke overeenkomst (zie bijlage) aan BruggePlus ter beschikking gesteld. Hiermee kan BruggePlus overgaan tot bestelling en aankoop, opbouw, afbraak en stockage van de onder A/ weerhouden aankleding ten laste van de stad. De extra middelen worden via aanpassing meerjarenplan op budget toerisme voorzien.
• Kerstbomen (groenaankleding): 10.500€ voor de kerstbomen en 122.000€ voor de kokers. Dit betreft een eenmalige uitgave om de kerstbomen op een esthetisch verantwoorde manier te integreren en stabiliseren. Budget te voorzien via openbaar domein, volgens advies van de dienst.

De kosten voor BHC bedragen 82.566 euro (exclusief btw) en 99.904,86 euro (inclusief btw), hetzij 27.522 euro per jaar (exclusief btw) of 33.301,62 euro per jaar (inclusief btw). Middels een addendum aan de huurovereenkomst tussen Brugge Plus en BHC  wordt de totale huurprijs voor de edities 2023/2024, 2024/2025 en 2025/2026 gebracht van 225.000 euro (exclusief btw), hetzij 272.250 euro (inclusief btw) naar 252.522 euro (exclusief btw), hetzij 305.551 euro (inclusief btw) per editie.

BHC betaalt voor de periode van de effectieve uitbating van de kerstmarkt (dus niet tijdens de opbouw en afbraak), een dagelijkse vergoeding van 360 euro.  Dit is een belasting en zit vervat in de belastingverordening op de markten vastgesteld in de gemeenteraad van 1 september 2020 en geldig t.e.m. 31 december 2025, nl.: Onder Artikel 4a; 360,00 euro/dag. De dienst fiscaliteit van Stad Brugge zorgt voor invordering conform het belastingreglement.